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Sachbearbeiter*in

In einer Welt, die von Daten, Prozessen und Verwaltung geprägt ist, sind Sachbearbeiter*innen das Bindeglied zwischen den Informationen und deren praktischer Umsetzung in Unternehmen und Organisationen. Sie sorgen dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren, Informationen korrekt verarbeitet werden und die Kommunikation innerhalb von Abteilungen und mit Kund*innen effizient verläuft. Was genau umfasst der Beruf der Sachbearbeiter*innen? Welche Fähigkeiten sind in diesem Job gefragt? Wie kann man Sachbearbeiter*in werden? Diese und weitere Fragen werden wir im Folgenden klären.

Ein Beitrag von Kristin Bolz

Weitere Berufe:

Bewerbung als Sachbearbeiter*in

Sachbearbeiter*innen werden in nahezu jeder Branche gebraucht, die genauen Anforderungen können also je nach Einsatzgebiet stark variieren. Allen gemein sind jedoch eine organisierte Arbeitsweise und ein gutes Kommunikationsgespür. Kannst du diese Eigenschaften durch deine Bewerbungsunterlagen übermitteln, hast du gute Chancen, dass deine Bewerbung bei den Recruiter*innen Anklang findet.


Bei der Erstellung solcher Bewerbungsunterlagen beginnst du am besten mit dem zentralen Dokument jeder traditionellen Bewerbung: dem Lebenslauf. Als Sachbearbeiter*in suchst du dir am besten ein ansprechendes, aufgeräumtes Design, durch welches dein Sinn für Struktur ausgedrückt werden kann. Durch ein solches Layout kannst du dich von den anderen Bewerber*innen abheben, noch bevor die Perosnaler*innen sich mit dem Inhalt deiner Bewerbungsunterlagen befasst haben.


Hast du dir ein passendes Lebenslaufdesign ausgesucht, kannst du mit der inhaltlichen Erstellung des Dokuments beginnen. Der Lebenslauf gilt gemeinhin als wohl wichtigster Teil einer jeden Bewerbung und seine Relevanz steigt nur noch mehr. Gerade dann, wenn in Unternehmen immer seltener Anschreiben und immer öfter einzig der Lebenslauf eingefordert werden, ist es besonders wichtig, diesen so zu gestalten, dass er ein wegfallendes Bewerbungsschreiben kompensiert. 


Für einen gelungenen Lebenslauf sammelst du zunächst alle Stationen deines beruflichen Werdegangs, ordnest sie antichronologisch und weist ihnen dann angefallene Tätigkeiten, Erfolge und etwaige andere Eckdaten zu. Dabei gilt ein Grundsatz: Je aktueller die Stelle, desto mehr Informationen sollte dein Lebenslauf zu dieser aufführen.


Nachdem alle Stellen mit Informationen versehen wurden, geht es nun um deren Relevanz für die Stelle, auf die du dich bewirbst. Um bestimmen zu können, welche Informationen tatsächlich wichtig sind, kann die Stellenausschreibung als Indikator zurate gezogen werden. Das heißt nicht, dass du dich gänzlich danach richten musst, allerdings sollten die aufgeführten Informationen deine Eignung für die Stelle schon belegen.


Auf den Lebenslauf aufbauend folgt nun dein Bewerbungsschreiben. In einer herkömmlichen Bewerbung hast du hier die Möglichkeit, dem Ganzen mehr Tiefe zu verleihen. Durch einen passenden Einleitungssatz kannst du Unternehmensbezug liefern, indem du z. B. deine Faszination für das jeweilige Unternehmen zum Ausdruck bringst.

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Im Hauptteil deines Anschreibens argumentierst du deine Eignung für die Stelle. Dabei belegst du die Argumente für deine Person punktuell mit Informationen aus deinem Lebenslauf, ohne diesen einfach nachzuerzählen. 


Weist du dir beispielsweise Führungskompetenz zu, kann ein Verweis auf eine Stelle, in der du tatsächlich Mitarbeiter*innen geleitet hast, deine Position für die Personaler*innen nachvollziehbar stärken.


Im Schlussteil deines Bewerbungsschreibens hast du dann die Chance, noch einmal auf das Unternehmen und die Stelle einzugehen.

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Hier findest du drei verschiedene Anschreiben für eine Bewerbung als Sachbearbeiter*in. Diese dienen als hervorragende Inspiration, um in jeder Situation die richtigen Worte zu finden.

Vorstellungsgespräch als Sachbearbeiter*in

Haben deine Bewerbungsunterlagen die zuständigen Personaler*innen überzeugt, erhältst du eine Einladung zu einem Bewerbungsgespräch. Bevor du mit deiner Vorbereitung beginnst, solltest du im Rahmen einer Antwort auf die Einladung den Termin bestätigen oder, wenn dir dieser nicht passt, einen anderen vorschlagen.


Als ersten Schritt deiner nun folgenden Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch gilt es, die richtige Kleidung für das Vorstellungsgespräch zu wählen. Als Sachbearbeiter*in kannst du in verschiedenen Branchen arbeiten, in denen es, obwohl oft als veraltet verschrien, zuweilen noch immer Dresscodes gibt.


Um auf der sicheren Seite zu sein, orientiere dich an dem auf der Firmenhomepage gezeigten Kleidungsstil der Mitarbeiter*innen. Weißt du auch dann nicht weiter, wähle Kleidung im Business-Stil. Schließlich ist es besser over- als underdressed zu sein.


Im nächsten Schritt der Vorbereitung bleiben wir bei der Unternehmenshomepage. Diese solltest du nutzen, um dich umfassend über das jeweilige Unternehmen zu informieren. Dabei sind besonders Angaben zur Philosophie des Unternehmens relevant, da du diese gut mit deinen eigenen Werten verknüpfen kannst. Darüber hinaus sind Informationen über aktuelle Herausforderungen und Ereignisse, mit denen sich das Unternehmen konfrontiert sieht, von besonderer Wichtigkeit.


Kannst du im Bewerbungsgespräch mit solchen Informationen aufwarten und aufzeigen, wie deine Fähigkeiten zur Lösung der Probleme beitragen können, verbessert das deine Chance auf die Stelle in den meisten Fällen.


Im Gespräch selbst zeigst du am besten deine Kommunikationsfähigkeit und deine Begabung, komplexe Sachverhalte einfach und strukturiert verständlich zu machen. Dafür gibt es eine bestimmte Technik: die STAR-Methode. STAR beschreibt als Akronym, gebildet aus den englischen Begriffen Situation (Situation), Task (Aufgabe), Action (Handlung) und Result (Ergebnis), den Inhalt und die Struktur deiner Antwort auf die Fragen der Recruiter*innen.


Die Gesprächstechnik wird von führenden amerikanischen Unternehmen für ihre Vorstellungsgespräche empfohlen und findet vor allem dann Anwendung, wenn du Ereignisse und Herausforderungen innerhalb deines beruflichen Werdegangs referenzieren sollst.


So könnte ein Beispiel für eine gelungene Anwendung der STAR-Methode im Bewerbungsgespräch als Sachbearbeiter*in aussehen:

  • Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie unter großem Druck standen und eine wichtige Deadline einhalten mussten. Wie sind Sie damit umgegangen? „Vor einigen Monaten, in meinem vorherigen Job, gab es eine Situation, in der ein wichtiger Kunde unerwartet bat, dass seine Bestellung innerhalb einer Woche fertiggestellt werden sollte, anstatt der ursprünglich vereinbarten drei Wochen. Als Sachbearbeiter war es meine Aufgabe, sicherzustellen, dass alle benötigten Dokumente, Informationen und Ressourcen vorhanden waren, um die Bestellung rechtzeitig fertigzustellen und den Kunden zufriedenzustellen. Zuerst habe ich die Prioritäten für diese Woche überprüft und einige Aufgaben verschoben, um sicherzustellen, dass ich genug Zeit für diese dringende Bestellung hatte. Anschließend habe ich alle Abteilungen informiert, die in den Prozess involviert waren, und gebeten, ihre Prozesse zu beschleunigen. Ich habe täglich den Fortschritt überwacht und mich regelmäßig mit dem Kunden abgestimmt, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt wurden. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen und regelmäßige Kommunikation mit dem Kunden konnten wir die Bestellung zwei Tage vor der Deadline abschließen. Der Kunde war sehr zufrieden mit der schnellen Bearbeitung und hat uns später mit weiteren Aufträgen beauftragt.“

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Berufsbild - Das ist ein*e Sachbearbeiter*in

Das Wort „Sachbearbeiter*in“ wird heutzutage in der Regel fälschlich verwendet. Diente es ursprünglich als Funktionsbezeichnung, wird es nun als Berufsbezeichnung genutzt. Diese mag für manche ein wenig bürokratisch klingen, verbirgt sich hinter diesem Beruf dennoch ein vielfältiges und wichtiges Aufgabenspektrum. Sachbearbeiter*innen bilden oft das Rückgrat von Unternehmen und Behörden, indem sie für die präzise und effektive Bearbeitung und Verwaltung von Informationen zuständig sind.


Ein*e Sachbearbeiter*in ist in der Regel für bestimmte Aufgabengebiete zuständig. Dies kann von der Beantwortung von Kund*innenanfragen über die Bearbeitung von Bestellungen bis hin zur Organisation und Archivierung von Dokumenten reichen. Dabei geht es nicht nur darum, Daten einzugeben oder zu erfassen. Oft ist ebenfalls analytisches Denken gefragt, etwa wenn Informationen ausgewertet oder Entscheidungen getroffen werden müssen.


Obwohl es im Bereich der Sachbearbeitung eher unüblich ist, zwischen „Junior“ und „Senior“ zu unterscheiden, kommt diese Einteilung in manchen Unternehmen oder Branchen dennoch vor.


So unterscheiden sich Junior und Senior Sachbearbeiter*innen:

  • Junior Sachbearbeiter*in: In dieser Anfangsphase sammelst du erste Berufserfahrungen und machst dich mit den spezifischen Tätigkeiten und Prozessen in deinem Aufgabengebiet vertraut. Du lernst, wie du effektiv mit Kolleg*innen und gegebenenfalls auch mit Kund*innen kommunizierst. In vielen Betrieben wird dir ein*e erfahrene*r Kolleg*in zur Seite gestellt, der / die dich unterstützt und anleitet.

  • Senior Sachbearbeiter*in: Mit wachsender Berufserfahrung, Weiterbildung oder besonderer Expertise kannst du in manchen Unternehmen den Status des / der Senior Sachbearbeiter*in erreichen. In dieser Position trägst du oft mehr Verantwortung, übernimmst komplexere Aufgaben und kannst in einigen Fällen sogar ein Team oder eine Abteilung leiten. Hier bist du zudem häufig für die Betreuung und Einarbeitung von weniger erfahrenen Kolleg*innen verantwortlich.

Grundsätzlich nimmt der Anteil, den die Sachbearbeitung am gesamten Aufgabenprofil einer Position hat, ab, je höher diese in der internen Hierarchie des Unternehmens angesiedelt ist. Ein*e Marketing Manager*in oder ein*e Sales Manager*in beispielsweise wird sich mehr mit der Anleitung der Marketing- oder Vertriebsabteilung beschäftigen als mit der in den Abteilungen täglich anfallenden Sachbearbeitungstätigkeiten.

Welche Arten von Sachbearbeiter*innen gibt es?

Die Vielfalt und Spezialisierung im Bereich Sachbearbeitung spiegelt die verschiedenen Anforderungen und Aufgabenfelder in Unternehmen wider. Je nach Unternehmensgröße und -struktur können diese Rollen natürlich variieren und sich überschneiden. Ein großes Unternehmen mit internationaler Ausrichtung benötigt möglicherweise spezialisierte Exportsachbearbeiter, während ein kleineres, regional tätiges Unternehmen Aufgabenbereiche zusammenfassen könnte.


Es können weitere spezialisierte Sachbearbeiter*innenpositionen hinzukommen, je nachdem, welche spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen das Unternehmen adressieren muss.


Diese Arten von Sachbearbeiter*innen sind häufig anzutreffen:

  • Kaufmännische*r Sachbearbeiter*in: In kaufmännischen Abteilungen tätig, konzentriert sich auf die alltägliche Verwaltung von Geschäftsvorgängen, von der Rechnungsbearbeitung bis zur direkten Kund*innenbetreuung. Hierbei kann es auch um die Verwaltung von Verträgen, Angeboten und Auftragsbestätigungen gehen.

  • Technische*r Sachbearbeiter*in: Diese Rolle findet man oft in technisch ausgerichteten Unternehmen. Hier werden technische Aufträge koordiniert, Dokumentationen zu technischen Produkten und Verfahren erstellt und Anfragen bearbeitet.

  • Personalsachbearbeiter*in: Personalsachbearbeiter*innen sind wichtiger Teil der Personalabteilung, zuständig für alles, von der Bearbeitung von Bewerbungen und Personalakten bis zur Organisation von Schulungen und Weiterbildungen für Mitarbeiter*innen.

  • Logistik Sachbearbeiter*in: Im Logistikbereich dreht sich alles um den reibungslosen Waren- und Informationsfluss. Hier werden Transporte koordiniert, Lieferungen überwacht und oft auch direkte Kund*innenanfragen bezüglich Lieferungen bearbeitet.

  • Auftragssachbearbeiter*in: Auftragssachbearbeiter*innen stehen im direkten Kontakt mit Kund*innen und Lieferant*innen und sind verantwortlich für die gesamte Abwicklung von Kund*innenaufträgen, von der Auftragserfassung bis zur finalen Lieferung.

  • Sachbearbeiter*in Qualitätsmanagement: Qualität ist in vielen Branchen entscheidend. Hier wird die Qualität von Produkten und Prozessen überwacht, Fehleranalysen durchgeführt und stetig an Verbesserungen gearbeitet.

  • Sachbearbeiter*in Datenmanagement: In einer digitalisierten Welt sind Daten essenziell. Diese Rolle kümmert sich um die Erfassung, Pflege und Sicherung von Daten und arbeitet eng mit IT-Abteilungen zusammen.

  • Exportsachbearbeiter*in: Unternehmen mit internationaler Ausrichtung benötigen Expert*innen für Exportabwicklungen. Dies umfasst die Zollabfertigung, Erstellung von Lieferdokumenten und direkten Kontakt mit internationalen Kund*innen.

  • Vertriebssachbearbeiter*innen: Direkte Unterstützung des Vertriebsteams durch die Aufbereitung von Angeboten, Pflege von Kund*innenkontakten und die Nachverfolgung von Verkaufschancen. Sie sind oft die ersten Ansprechpartner*innen für Kund*innenanfragen.

Was macht ein*e Sachbearbeiter*in? – die Tätigkeiten im Überblick

Ein*e Sachbearbeiter*in ist mehr als nur ein*e Verwalter*in von Informationen und Dokumenten. Er ist eine wichtige Schnittstelle in Unternehmen, die dafür sorgt, dass Prozesse reibungslos ablaufen. Die Tätigkeiten variieren je nach Branche, Abteilung und Unternehmensgröße, doch einige Aufgaben und Verantwortungen sind charakteristisch für diesen Beruf. Sachbearbeiter*innen sind oft das verbindende Element in der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen, Kollegen und Kund*innen.


Ihre Rolle im Unternehmen ist entscheidend, da sie häufig die Grundlage für Entscheidungen auf höheren Ebenen bilden. Sorgfalt und Dienstleistungsorientierung sind daher von größter Bedeutung.


Folgende Aufgaben können dir als Sachbearbeiter*in begegnen:

  • Datenverwaltung: Sachbearbeiter*innen sind oft verantwortlich für die Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Daten. Dies kann in einer Datenbank, einem CRM-System oder traditionellen Akten erfolgen. Besonders im digitalen Zeitalter sind fundierte Kenntnisse in Datenmanagement-Tools essenziell.

  • Korrespondenz: Sie kommunizieren per E-Mail, Telefon oder traditionellem Brief mit internen und externen Partner*innen. Hierbei sind Kund*innenorientierung und exzellente Kommunikationsfähigkeiten unverzichtbar.

  • Auftragsbearbeitung: Vom Eingang eines Auftrags über die Bearbeitung bis hin zur finalen Auslieferung oder Rechnungsstellung – Sachbearbeiter*innen übernehmen oft den gesamten Prozess oder spezifische Teile davon.

  • Berichterstattung und Dokumentation: Sie erstellen Berichte für Vorgesetzte oder andere Abteilungen und sind für die allgemeine Dokumentation von Vorgängen zuständig.

  • Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen: Als Bindeglied zwischen verschiedenen Bereichen eines Unternehmens arbeiten sie eng mit Vertrieb, Technik, Logistik und anderen Abteilungen zusammen.

  • Fachspezifische Aufgaben: Abhängig von der Position können spezifische, branchenrelevante Aufgaben anfallen. Ein*e Technische*r Sachbearbeiter*in könnte beispielsweise technische Handbücher erstellen, während ein*e Vertriebssachbearbeiter*in für Angebote und Verträge zuständig ist.

Wo arbeiten Sachbearbeiter*innen?

Sachbearbeiter*innen sind in fast jeder Branche und in vielen verschiedenen Unternehmen und Organisationen zu finden. Ihre universellen Fähigkeiten im Umgang mit Daten, Kommunikation und organisatorischen Aufgaben machen sie zu wertvollen Mitgliedern in zahlreichen Bereichen. Sie sind oft das Rückgrat von Verwaltungs- und Geschäftsprozessen, die den reibungslosen Ablauf von Arbeitsvorgängen gewährleisten.


Sachbearbeiter*innen arbeiten häufig in diesen Branchen:

  • Öffentlicher Dienst und Behörden: Viele Sachbearbeiter*innen arbeiten für die Stadtverwaltung, Landesbehörden oder den Bund. Sie können sich um eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben kümmern.

  • Gesundheitswesen: Krankenkassen, Krankenhäuser und andere Einrichtungen im Gesundheitssektor beschäftigen Sachbearbeiter*innen für diverse administrative Aufgaben.

  • Finanz- und Versicherungswesen: Banken, Versicherungsunternehmen und Finanzdienstleister benötigen Sachbearbeiter*innen für die Verwaltung und Bearbeitung von Kund*innendaten und Finanztransaktionen.

  • Industrie und Produktion: In Produktionsunternehmen sind Sachbearbeiter*innen oft für Bestellwesen, Logistik oder Qualitätsmanagement zuständig.

  • Handel: Im Einzel- oder Großhandel kümmern sich Sachbearbeiter*in um Bestellungen, Rechnungsstellung oder Kund*innenservice.

  • Dienstleistung: Von Reisebüros bis Beratungsfirmen, Dienstleistungsunternehmen benötigen Sachbearbeiter*innen für verschiedene organisatorische und verwaltungstechnische Aufgaben.

Du hast es eilig? Dann lade dir hier unseren Steckbrief mit allen wichtigen Informationen rund um den Beruf der Sachbearbeiter*innen kostenlos herunter.

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Karriere als Sachbearbeiter*in

Die Position der Sachbearbeiter*innen ist häufig ein beliebter Einstiegspunkt für viele, die in der Verwaltungs- und Büroarbeit Fuß fassen möchten. Die Vielseitigkeit des Berufsbildes und die Möglichkeit, in so vielen Branchen zu arbeiten, bieten gute Karriereperspektiven.


Für diejenigen, die sich in ihrem Beruf weiterentwickeln möchten, gibt es zahlreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Mit der passenden Berufserfahrung und Weiterbildung kannst du dich auf spezialisierte Bereiche wie Personal, Finanzen oder Marketing konzentrieren und in höhere Positionen innerhalb eines Unternehmens aufsteigen. Einige Sachbearbeiter*innen entscheiden sich auch, zusätzliche Qualifikationen zu erwerben, um in Managementpositionen zu wechseln.


Manche Sachbearbeiter*innen mit unternehmerischem Geist ziehen in Erwägung, sich selbstständig zu machen und beispielsweise als Freelancer*innen zu arbeiten. Dabei profitieren sie von ihrer breit gefächerten Erfahrung und den vielfältigen Kenntnissen, die sie in ihrer bisherigen Karriere gesammelt haben.


Tendenziell ist der Arbeitsmarkt für Sachbearbeiter*innen stabil. Aufgrund der universellen Natur ihrer Aufgaben gibt es fast immer Stellenangebote in verschiedenen Branchen. Die Digitalisierung hat zwar einige Prozesse automatisiert, aber der Bedarf an qualifizierten Sachbearbeiter*innen, die komplexe Aufgaben übernehmen und mit Kolleg*innen, Kund*innen und externen Partner*innen kommunizieren, bleibt bestehen.

Diese Voraussetzungen solltest du als Sachbearbeiter*in mitbringen

Erfolg als Sachbearbeiter*in hängt unter anderem von sogenannten „Soft Skills“ ab. Soft Skills bezeichnen persönliche, emotionale, soziale und methodische Kompetenzen, die im Arbeitsalltag von großer Bedeutung sind. Personaler*innen legen oft Wert auf diese weichen Fähigkeiten, da sie entscheidend für den Umgang mit Kolleg*innen, Vorgesetzten und Kund*innen sowie für das selbstständige Bewältigen von Aufgaben sind.


Als persönliche Eigenschaften können sie nicht einfach durch Weiterbildungen angeeignet werden und genauso wenig in Bewerbungsunterlagen angemessen belegt werden. Sie aufzuweisen ist also im Beruf praktisch, für einen guten Eindruck bei Personaler*innen zumindest nicht alleinig entscheidend.

Diese Soft Skills sind als Sachbearbeiter*innen besonders hilfreich:

  • Organisationsfähigkeit: Da du oft mit vielen verschiedenen Aufgaben gleichzeitig jonglieren musst, ist es wichtig, organisiert zu sein und Prioritäten setzen zu können.

  • Kommunikationsfähigkeit: Als Schnittstelle zwischen Abteilungen, Kolleg*innen und manchmal auch Kund*innen musst du in der Lage sein, dich klar und effektiv auszudrücken und dabei stets professionell zu bleiben.

  • Anpassungsfähigkeit: Die Rollen und Aufgaben von Sachbearbeiter*innen können sich je nach Abteilung und Unternehmen unterscheiden. Daher ist Flexibilität und die Bereitschaft, Neues zu lernen, von großem Vorteil.

  • Selbstständigkeit: Oftmals wird von dir erwartet, dass du Aufgaben ohne ständige Überwachung oder Anleitung erledigst.

  • Teamfähigkeit: Obwohl Selbstständigkeit wichtig ist, arbeitest du auch eng mit Kolleg*innen zusammen und musst in der Lage sein, im Team effektiv zu kommunizieren und zu arbeiten.

Neben Soft Skills sind Hard Skills, die messbaren fachlichen Kompetenzen, für den Beruf der Sachbearbeiter*innen essenziell. Diese beinhalten spezifische Wissensbereiche, die durch Bildung, Training oder Erfahrung erworben wurden und die in der täglichen Arbeit angewendet werden. Diese Fähigkeiten können im Gegensatz zu Soft Skills durch Bildungsabschlüsse, Weiterbildungen, Zertifikate oder Berufserfahrung anschaulich belegt werden. Im Regelfall gelten sie somit als wichtiger für die Entscheidung der Personaler*innen.

Diese Hard Skills sind für Sachbearbeiter*innen wichtig:

  • IT-Kenntnisse: Da viele Aufgaben digitalisiert sind, sind Grundkenntnisse in gängigen Softwareprogrammen, insbesondere in MS Office, von Vorteil.

  • Spezifische Fachkenntnisse: Abhängig von deinem spezifischen Aufgabengebiet als Sachbearbeiter*in – ob in der Personalabteilung, im Vertrieb oder in der Finanzabteilung – sind spezifische Fachkenntnisse erforderlich.

  • Sprachkenntnisse: In Unternehmen, die international agieren, sind Fremdsprachenkenntnisse oft von Vorteil, insbesondere Englisch.

Ausbildung oder Studium - Wie werde ich Sachbearbeiter*in?

Da typisches Vorurteil, beim Job der Sachbearbeiter*innen handele es sich nur eine um eine einfache Verwaltungstätigkeit, die keine speziellen Qualifikationen erfordere, kann schnell entkräftet werden. Tatsächlich können die Anforderungen je nach Unternehmen, Branche und spezifischem Aufgabengebiet stark variieren. Einige Stellenangebote setzen lediglich eine abgeschlossene mittlere Reife voraus, während andere einen Fachhochschulabschluss oder eine Berufsausbildung verlangen.


Es ist also kein strikter Bildungsweg vorgegeben, um als Sachbearbeiter*in zu arbeiten. Vielmehr hängt es von der jeweiligen Position, dem Unternehmen und der Branche ab, welche Qualifikationen und Kenntnisse gefordert werden. Grundsätzlich bietet jedoch eine kaufmännische Ausbildung eine solide Basis für eine Karriere in diesem Bereich.

Diese Ausbildungen können für die Tätigkeit als Sachbearbeiter*in qualifizieren:

  • Ausbildung zum/-r Verwaltungsfachangestellten: Die Ausbildung zum/-r Verwaltungsfachangestellten ist vor allem für Positionen in Behörden und der öffentlichen Verwaltung relevant. Sie vermittelt tiefe Einblicke in Rechtsvorschriften, Organisation und Verwaltungsabläufe.

  • Ausbildung zum/-r Kaufmann/-frau für Büromanagement: In der Ausbildung zum/-r Bürokaufmann/-frau werden die Auszubildenden in der Organisation, Koordination und Durchführung von Bürotätigkeiten geschult. Diese Kenntnisse sind für viele Sachbearbeitungspositionen essenziell.

  • Ausbildung zum/-r Industriekaufmann/-frau: In der Ausbildung zum/-r Industriekaufmann/-frau werden kaufmännische und betriebswirtschaftliche Grundlagen speziell für Industrieunternehmen vermittelt. Die Auszubildenden erlernen hierbei wichtige Aufgaben wie die Auftragsbearbeitung und Kund*innenbetreuung.

  • Ausbildung zum/-r Bankkaufmann/-frau: Während der Ausbildung zum/-r Bankkaufmann/-frau erlangen die Auszubildenden einen tiefen Einblick in das Finanzwesen, was sie für die Arbeit als Sachbearbeiter*in im Bankensektor qualifiziert.

  • Ausbildung zum/-r Rechtsanwaltsfachangestellten: Dieser Ausbildungsberuf fokussiert auf rechtliche Grundlagen und die Koordination von Kanzleiabläufen. Dies macht ihn ideal für Sachbearbeitungspositionen in Rechtsabteilungen oder Kanzleien.

  • Ausbildung zum/-r Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel: Die Ausbildung zum/-r Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel vermittelt detaillierte Kenntnisse über Handelsprozesse. Das macht die Auszubildenden zu idealen Kandidat*innen für Sachbearbeitungspositionen im Bereich Import/Export und Großhandel

Wer lieber theoretisch lernt, sich weiter spezialisieren oder aufsteigen möchte, kann zusätzliche Qualifikationen oder ein Studium in Erwägung ziehen. Auch wenn ein Studium nicht zwingend erforderlich ist, so kann es doch für bestimmte Positionen im Sachbearbeitungsbereich von Vorteil sein.

Hier sind einige Studiengänge, die für die Arbeit als Sachbearbeiter*in relevant sein können:

  • Betriebswirtschaftslehre: Ein BWL-Studium vermittelt ein umfangreiches betriebswirtschaftliches Wissen, das in vielen unternehmerischen Bereichen Anwendung findet.

  • Verwaltungswissenschaften: Wer als Sachbearbeiter*in in Behörden oder der öffentlichen Verwaltung tätig werden möchte, profitiert von einem Studium der Verwaltungswissenschaften.

  • Rechtswissenschaften: Ein Jurastudium bereitet auf Tätigkeiten in Rechtsabteilungen vor oder auf Sachbearbeitungspositionen, die eng mit rechtlichen Fragestellungen verknüpft sind.

  • Wirtschaftsinformatik: Das Studium der Wirtschaftsinformatik ist besonders wertvoll für Sachbearbeiter*innen in technologiegetriebenen Branchen oder im IT-Bereich, da es betriebswirtschaftliches mit IT-Wissen kombiniert.

  • Wirtschaftsrecht: Ein Studium im Wirtschaftsrecht bietet eine solide Basis für Tätigkeiten an der Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Recht.

  • Branchenspezifische Studiengänge, z.B. Gesundheitsmanagement oder Logistik: Derart spezialisierte Studiengänge bieten vertiefte Einblicke in ihre jeweiligen Branchen und bereiten optimal auf Sachbearbeitungspositionen in diesen speziellen Bereichen vor.

Quereinstieg in die Sachbearbeitung – gibt es andere Optionen?

Der Quereinstieg beschreibt den Weg in einen Beruf oder eine Branche ohne die klassische, dafür vorgesehene Ausbildung oder das entsprechende Studium. In der heutigen Arbeitswelt, die von Dynamik und Flexibilität geprägt ist, eröffnen sich auch für Quereinsteiger*innen vielfältige Chancen. Vor allem im Berufsfeld der Sachbearbeiter*innen sind die Möglichkeiten für einen erfolgreichen Quereinstieg gegeben. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass viele der benötigten Kompetenzen auch in anderen Berufen erworben werden können und Unternehmen zunehmend den Wert von vielseitigen Erfahrungen und individuellen Talenten erkennen.


Viele Unternehmen legen zwar Wert auf eine fundierte kaufmännische Ausbildung oder ein entsprechendes Studium. Aber oft sind auch Branchenkenntnisse, spezielle Erfahrungen oder besondere Fähigkeiten gefragt, die man nicht unbedingt in der klassischen Ausbildung erwirbt. Zum Beispiel kann jemand, der lange im Einzelhandel tätig war, wertvolles Wissen über Kund*innenkontakt und -service mitbringen und dieses als Sachbearbeiter*in im Kund*innenservice eines Unternehmens einbringen.


So hast du gute Chancen auf einen gelungenen Quereinstieg in die Sachbearbeitung:

  • Persönlichkeit und Soft Skills: in der Sachbearbeitung zählen nicht nur Hard Skills. Eigenschaften wie Organisationsgeschick, Kommunikationsfähigkeit oder Lösungsorientierung können von entscheidender Bedeutung sein. Wenn du diese Qualitäten mitbringst, kann das die fehlende spezifische Qualifikation oft kompensieren.

  • Weiterbildungen und Zertifikate: Auch wenn du nicht den klassischen Ausbildungs- oder Studienweg für Sachbearbeiter*in eingeschlagen hast, gibt es Möglichkeiten, deine Eignung für den Job zu belegen. Zahlreiche Weiterbildungen, Seminare und Zertifikate können dir helfen, fehlendes Wissen oder Fähigkeiten nachzuholen und dich so für den Job zu qualifizieren.

  • Netzwerken und Initiative zeigen: Der direkte Weg ist nicht immer der beste. Manchmal kann es helfen, über Kontakte und Netzwerke in den Beruf der Sachbearbeiter*innen zu rutschen. Wenn du jemanden kennst, der in einem Unternehmen oder in einer Branche tätig ist, in der du gerne als Sachbearbeiter*in arbeiten würdest, nutze diese Kontakte! Eine Initiativbewerbung kann ebenfalls Türen öffnen. Zeige dabei, welche Qualitäten und Erfahrungen du mitbringst, und warum du dennoch für die Position geeignet bist.

Kostenloses Musteranschreiben für Quereinsteiger*innen

Hier findest du ein kostenloses Musteranschreiben, das du als Inspiration für die Formulierung deines Bewerbungsschreibens als Quereinsteiger*in verwenden kannst.

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Musteranschreiben für Quereinsteiger*in - Das steckt drin:

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Gehalt - Das verdienen Sachbearbeiter*innen

Sachbearbeiter*innen in Deutschland können sich über ein durchschnittliches Bruttojahresgehalt von 41.100 € bis 51.800 € freuen. Doch das Gehalt wird durch bestimmte Faktoren weiter beeinflussen. Da wäre zum Beispiel die Berufserfahrung, die in vielen Fällen als Indikator für erworbene berufliche Fähigkeiten gelten kann.

Das durchschnittliche Bruttomonatsgehalt bei einer 40-stündigen Arbeitswoche liegt, gemessen an der Berufserfahrung, bei:

  • Einer Berufserfahrung von unter drei Jahren: 3.200 €

  • Einer Berufserfahrung von drei bis sechs Jahren: 3.300 €

  • Einer Berufserfahrung von sieben bis neun Jahren: 3.400 €

  • Einer Berufserfahrung von über neun Jahren: 3.800 €

Die Berufserfahrung als Mittel der Gehaltsverbesserung ist natürlich nicht für jede*n geeignet. Berufseinsteiger*innen können beispielsweise nicht davon profitieren. Doch es gibt eine weitere Möglichkeit, die auch Personen ohne Berufserfahrung aktiv nutzen können: die Unternehmensgröße. Im Schnitt zahlen nämlich größere Unternehmen besser als kleinere. Dabei ist weiter zu beachten, dass auch kleine Unternehmen besser zahlen können, oft kommt das aber mit einem breiteren Tätigkeitsprofil einher, die dann entsprechend entlohnt wird.

An der Unternehmensgröße gemessen liegt das durchschnittliche Bruttomonatsgehalt bei einer 40-stündigen Arbeitswoche bei:

  • Einer Unternehmensgröße von unter 100 Mitarbeiter*innen: 3.500 €

  • Einer Unternehmensgröße von 101 bis 1000 Mitarbeiter*innen: 4.000 €

  • Einer Unternehmensgröße von 1001 bis 20.000 Mitarbeiter*innen: 4.300 €

  • Einer Unternehmensgröße von über 20.000 Mitarbeiter*innen: 4.600 €

Bundesländervergleich

Abhängig von der geografischen Region kann es auch innerhalb Deutschlands zu Unterschieden in der Gehaltsstruktur von Sachbearbeiter*innen kommen. Dabei verdient der Osten noch immer weniger als der Westen.

Durchschnittsgehälter Bundesländer Sachbearbeiter*innen

Durchschnittsgehalt (Brutto/Jahr):

Baden-Württemberg: 48.300 €

Bayern: 47.100 €

Berlin: 44.500 €

Brandenburg: 40.600 €

Bremen: 45.100 €

Hamburg: 47.500 €

Hessen: 48.000 €

Mecklenburg-Vorpommern: 39.700 €

Niedersachsen: 44.100 €

Nordrhein-Westfalen: 46.300 €

Rheinland-Pfalz: 45.700 €

Saarland: 44.800 €

Sachsen: 40.700 €

Sachsen-Anhalt: 40.200 €

Schleswig-Holstein: 43.600 €

Thüringen: 40.600 €

Für tatsächliche Gehaltsverhandlungen solltest du die angegebenen Werte nicht verwenden. Als Näherungswerte sollen sie lediglich der groben Orientierung dienen.

Weitere häufig gestellte Fragen über Sachbearbeiter*innen

Was ist ein*e Sachbearbeiter*in in der Buchhaltung?

Ein*e Sachbearbeiter*in in der Buchhaltung ist für die Verwaltung und Bearbeitung von finanziellen Transaktionen eines Unternehmens verantwortlich. Zu den Aufgaben gehören das Verbuchen von Geschäftsvorfällen, das Erstellen von Rechnungen, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Mitarbeit bei Monats- und Jahresabschlüssen.

Was ist ein*e Sachbearbeiter*in in der Verwaltung?
Ein*e Sachbearbeiter*in in der Verwaltung kümmert sich um administrative und organisatorische Aufgaben innerhalb einer Organisation oder Behörde. Dies kann das Bearbeiten von Anträgen, das Führen von Akten, die Organisation von Terminen oder die Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen umfassen.
Was macht ein*e Sachbearbeiter*in im Einkauf?
Sachbearbeiter*innen im Einkauf sind zuständig für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen. Das beinhaltet die Kommunikation mit Lieferant*innen, das Einholen und Vergleichen von Angeboten, das Erstellen von Bestellungen sowie die Überwachung von Lieferterminen und -qualität.
Kann man ohne Ausbildung Sachbearbeiter*in werden?
Ja, es ist möglich, ohne eine Berufsausbildung oder ein Studium Sachbearbeiter*in zu werden, insbesondere in kleineren Unternehmen oder bei Einstiegspositionen. Allerdings ist eine Ausbildung oder ein Studium oft von Vorteil und kann die Chancen auf höher bezahlte oder spezialisierte Positionen erhöhen.
Was ist ein*e Sachbearbeiter*in bei der Polizei?

Sachbearbeiter*innen bei der Polizei ist in der Regel für administrative Aufgaben innerhalb der Polizeibehörde verantwortlich. Das können die Bearbeitung von Anzeigen, die Verwaltung von Akten, das Entgegennehmen von Telefonaten und vieles weitere sein.

Ein Foto von Kristin Bolz

Autor: Kristin Bolz

Kristin ist seit 2021 Teil des Marketing-Teams der webschmiede GmbH. Sie unterstützt das Team bei der Erstellung, Optimierung und beim Lektorieren von Fachartikeln für Bewerbung.net. Durch ausführliche Recherchen und den regelmäßigen Austausch mit den Bewerbungsexperten von „Die Bewerbungsschreiber“ erweitert sie kontinuierlich ihr Wissen in den Bereichen Bewerbung und Karriere. Dieses fasst sie für unsere Leser in Form von ansprechenden Artikeln zusammen, um ihnen relevante Informationen für den Bewerbungsprozess zur Verfügung zu stellen.


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