Haben deine Bewerbungsunterlagen die zuständigen Personaler*innen überzeugt, erhältst du eine Einladung zu einem Bewerbungsgespräch. Bevor du mit deiner Vorbereitung beginnst, solltest du im Rahmen einer Antwort auf die Einladung den Termin bestätigen oder, wenn dir dieser nicht passt, einen anderen vorschlagen.
Als ersten Schritt deiner nun folgenden Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch gilt es, die richtige Kleidung für das Vorstellungsgespräch zu wählen. Als Sachbearbeiter*in kannst du in verschiedenen Branchen arbeiten, in denen es, obwohl oft als veraltet verschrien, zuweilen noch immer Dresscodes gibt.
Um auf der sicheren Seite zu sein, orientiere dich an dem auf der Firmenhomepage gezeigten Kleidungsstil der Mitarbeiter*innen. Weißt du auch dann nicht weiter, wähle Kleidung im Business-Stil. Schließlich ist es besser over- als underdressed zu sein.
Im nächsten Schritt der Vorbereitung bleiben wir bei der Unternehmenshomepage. Diese solltest du nutzen, um dich umfassend über das jeweilige Unternehmen zu informieren. Dabei sind besonders Angaben zur Philosophie des Unternehmens relevant, da du diese gut mit deinen eigenen Werten verknüpfen kannst. Darüber hinaus sind Informationen über aktuelle Herausforderungen und Ereignisse, mit denen sich das Unternehmen konfrontiert sieht, von besonderer Wichtigkeit.
Kannst du im Bewerbungsgespräch mit solchen Informationen aufwarten und aufzeigen, wie deine Fähigkeiten zur Lösung der Probleme beitragen können, verbessert das deine Chance auf die Stelle in den meisten Fällen.
Im Gespräch selbst zeigst du am besten deine Kommunikationsfähigkeit und deine Begabung, komplexe Sachverhalte einfach und strukturiert verständlich zu machen. Dafür gibt es eine bestimmte Technik: die STAR-Methode. STAR beschreibt als Akronym, gebildet aus den englischen Begriffen Situation (Situation), Task (Aufgabe), Action (Handlung) und Result (Ergebnis), den Inhalt und die Struktur deiner Antwort auf die Fragen der Recruiter*innen.
Die Gesprächstechnik wird von führenden amerikanischen Unternehmen für ihre Vorstellungsgespräche empfohlen und findet vor allem dann Anwendung, wenn du Ereignisse und Herausforderungen innerhalb deines beruflichen Werdegangs referenzieren sollst.
So könnte ein Beispiel für eine gelungene Anwendung der STAR-Methode im Bewerbungsgespräch als Sachbearbeiter*in aussehen:
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Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie unter großem Druck standen und eine wichtige Deadline einhalten mussten. Wie sind Sie damit umgegangen? „Vor einigen Monaten, in meinem vorherigen Job, gab es eine Situation, in der ein wichtiger Kunde unerwartet bat, dass seine Bestellung innerhalb einer Woche fertiggestellt werden sollte, anstatt der ursprünglich vereinbarten drei Wochen. Als Sachbearbeiter war es meine Aufgabe, sicherzustellen, dass alle benötigten Dokumente, Informationen und Ressourcen vorhanden waren, um die Bestellung rechtzeitig fertigzustellen und den Kunden zufriedenzustellen. Zuerst habe ich die Prioritäten für diese Woche überprüft und einige Aufgaben verschoben, um sicherzustellen, dass ich genug Zeit für diese dringende Bestellung hatte. Anschließend habe ich alle Abteilungen informiert, die in den Prozess involviert waren, und gebeten, ihre Prozesse zu beschleunigen. Ich habe täglich den Fortschritt überwacht und mich regelmäßig mit dem Kunden abgestimmt, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt wurden. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen und regelmäßige Kommunikation mit dem Kunden konnten wir die Bestellung zwei Tage vor der Deadline abschließen. Der Kunde war sehr zufrieden mit der schnellen Bearbeitung und hat uns später mit weiteren Aufträgen beauftragt.“