Bewerbungsunterlagen: Reihenfolge, Vorlagen

In vielen Stellenausschreibungen ist von vollständigen Bewerbungsunterlagen die Rede. Fälschlicherweise wird oft angenommen, das Unternehmen fordere damit alle Bewerbungsdokumente, also Anschreiben, Deckblatt, Lebenslauf, dritte Seite und Anlagen. Mit vollständigen Bewerbungsunterlagen sind jedoch lediglich die wichtigsten Bestandteile der Bewerbung - also die Standard-Bewerbungsunterlagen - gemeint.

Unter vollständigen Bewerbungsunterlagen verstehen wir:

Bewerbungsunterlagen folgen einer bestimmten Reihenfolge. Diese ist immer gleich, auch wenn die Anzahl der Dokumente variieren kann. Orientiert wird sich bei der Reihenfolge der Unterlagen an der klassischen Bewerbungsmappe.

Das ist die richtige Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen:

Bei den Anlagen der Bewerbung handelt es sich um mehrere Dokumente, in der Regel bestehend aus Zeugnissen, Zertifikaten und Bescheinigungen. Doch diese werden nicht einfach ungeordnet an die anderen Dokumente deiner Bewerbung angehängt, denn auch sie folgen einer spezifischen Reihenfolge.

In dieser Reihenfolge werden die Anlagen der Bewerbung angeordnet: 

Ob du dabei stärker auf deine Motivation oder Fähigkeiten eingehst, hängt von Faktoren wie deiner Berufserfahrung ab.

Der Inhalt des Bewerbungsschreibens ist dreiteilig strukturiert:

Doch Achtung: Nicht jeder Lebenslauf lässt sich automatisch auslesen. Oft scheitert die Software bereits an kleinsten Rechtschreibfehlern oder sogar an falscher Designauswahl.

Der in Deutschland übliche Lebenslauf lässt sich in diese groben Abschnitte einteilen:

Die dritte Seite der Bewerbung kennen Bewerber*innen im deutschen Raum in der Regel als Motivationsschreiben. Doch weil es sich bei der dritten Seite um einen freiwilligen Teil der Bewerbungsunterlagen handelt, gibt es hier keine eindeutige Regelung, wie und was diese beinhalten darf. Die dritte Seite beschreibt als Bezeichnung einfach nur die Position des Dokuments hinter dem Lebenslauf, aber noch vor den Anhängen der Bewerbung.

Folgende Dokumente können deinen Bewerbungsunterlagen als dritte Seite beigefügt werden:

Bei Bewerbungen in England oder der USA sowie auf Positionen in internationalen Unternehmen in Deutschland werden oft englische Bewerbungsunterlagen verlangt. Diese weisen einige Abweichungen zu deutschen Bewerbungsunterlagen auf, die du beachten solltest.

In englischen Bewerbungen verzichten Bewerber*innen auf Bewerbungsfoto sowie personenbezogenen Angaben wie jenen zur Religionszugehörigkeit und zum Familienstand. Doch auch der Umfang der englischen Bewerbungsunterlagen unterscheidet sich zu unseren herkömmlichen.

Bei Bewerbungen auf Englisch werden beispielsweise keine Arbeits-, Praktikums- oder Schulzeugnisse mitgeschickt. Referenzen werden hingegen nur kurz erwähnt, sodass diese bei Bedarf jederzeit nachgereicht werden können.

Die Bewerbungsunterlagen für eine englische Bewerbung bestehen aus diesen Dokumenten:

Bewerbungsunterlagen musst du nicht nur bei Bewerbungen auf eine Arbeitsstelle einreichen, sie sind auch bei einer Wohnungsbewerbung notwendig.

Wohnungsbewerbungen sollten alle wichtigen Informationen zu deiner Person enthalten, damit sich die Vermieter*innen bereits vor der ersten Besichtigung ein Bild von dir machen und dich bestenfalls sofort anderen Wohnungsbewerber*innen vorziehen können.

Dafür musst du im Unterschied zu herkömmlichen Bewerbungen keinen Lebenslauf und auch keine Zeugnisse sowie berufliche Zertifikate einreichen. Stattdessen sind andere Dokumente notwendig.

Diese Unterlagen brauchst du für eine Wohnungsbewerbung:

Egal ob auf der Suche nach einem Schulpraktikum oder einem Praktikum im Studium, der Konkurrenzkampf wird immer größer. Schließlich kann bereits eine gute Praktikumsstelle den Weg für eine erfolgreiche Karriere ebnen.

Für die meisten Bewerber*innen ist die Bewerbung für eine Praktikumsstelle die erste oder eine der ersten Bewerbungen ihres Lebens, weshalb die Qualität der Bewerbungsunterlagen entsprechend ist. Wer hier qualitative Bewerbungsunterlagen anbietet, kann sich so von der Konkurrenz abheben. Kannst du bereits ein Praktikum in einem für die Stelle relevanten Bereich vorweisen, lohnt es sich, das Praktikumszeugnis deiner Bewerbung beizufügen.

Die Bewerbungsunterlagen für ein Praktikum bestehen aus:

Bei einer Bewerbung um einen Ausbildungsplatz fallen normalerweise zusätzlich zu den gängigen Dokumenten keine zusätzlichen Bewerbungsunterlagen an. Ein Deckblatt beispielsweise ist für die meist jungen Bewerber*innen oft nicht sinnvoll und kann somit weggelassen werden.

Das Anschreiben wird wegen der geringen Berufserfahrung oft mehr in Richtung der Motivation ausgerichtet. Außerdem fallen die Anlagen der Bewerbung bei diesen Unterlagen im Regelfall weniger umfangreich aus. Oft werden nur die letzten beiden Zeugnisse oder, wenn du dich zum Zeitpunkt der Bewerbung noch innerhalb deiner Schullaufbahn befindest, nur das letzte Halbjahreszeugnis verlangt.

Die Bewerbungsunterlagen für eine Ausbildung bestehen aus:

Bewerbungen um ein Studium an eine Universität finden heutzutage mehrheitlich online über die Plattform „hochschulstart.de“ statt. Um dich für einen Studienplatz zu bewerben, füllst du ein spezielles Bewerbungsformular aus.

War deine Bewerbung erfolgreich, kannst du anschließend die Immatrikulation beantragen. Dafür füllst du meist ein zusätzliches Formular aus, dass du auf der Website der jeweiligen Universität findest.

Für die meisten Studiengänge und Hochschulen reicht der Nachweis zur Hochschulzugangsberechtigung, also eine beglaubigte Kopie des entsprechenden Abschlusszeugnisses. Je nach deinen Angaben im Bewerbungsformular müssen weitere Unterlagen eingereicht werden. Dazu zählen beispielsweise eine Exmatrikulationsbescheinigung, wenn du bereits zuvor studiert hast, oder der Nachweis über ein absolviertes FSJ.

Einige Studiengänge und Hochschulen erfordern jedoch zusätzliche Bewerbungsdokumente. Unser Tipp: Informationen dazu findest du häufig auf der jeweiligen Website der Hochschule oder der entsprechenden Fakultät.

Diese Dokumente können bei einer Studienbewerbung gefordert werden:

Quereinsteiger*innen sollten über ihre Bewerbungsunterlagen Bezug zur Stelle herstellen. Tätigkeitsbeschreibungen, die sich nicht in Verbindung zur angestrebten Stelle setzen lassen, sollten wegen ihrer geringen Relevanz eher vermieden werden.

Stattdessen können Quereinsteiger*innen mit stellenrelevanten Kompetenzen punkten. Außerdem sollte die Motivation im Vordergrund stehen. Für die Bewerbung als Quereinsteiger*in empfehlen sich deshalb auch optionale Bewerbungsdokumente wie Deckblatt und Motivationsschreiben.

Unser Tipp: Wenn du bereits häufiger mit dem angestrebten Bereich im Zuge von Projekten oder eigenständigen Arbeiten in Berührung gekommen bist, dann können Projektlisten oder Arbeitsproben sinnvoll sein.

Diese Bewerbungsunterlagen empfehlen wir für eine Bewerbung als Quereinsteiger*in:

Arbeitssuchende und vor allem Langzeitarbeitslose haben auf dem Arbeitsmarkt oft einen schweren Stand. Zu verbreitet sind noch immer die Vorurteile, mit denen sich diese Personen konfrontiert sehen. Oft sagt man ihnen mangelnde Fähigkeiten und besonders häufig mangelnde Motivation nach.

Arbeitssuchende profitieren somit von aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, die speziell die eigene Motivation und Fähigkeiten herausstellen. Durch optionale, aber passende Dokumente zeigst du, dass du bereit bist, für die jeweilige Stelle die Extrameile zu gehen.

Für Arbeitssuchende können wir folgende Bewerbungsunterlagen empfehlen:

Bewerbungsunterlagen für eine anonyme Bewerbung sind nicht fest definiert, weil diese Form noch nicht so in Deutschland verbreitet ist. Oft bieten Firmen für diese Bewerbungsart eigene Formulare an, über die sich Bewerber*innen bewerben können. Häufig sind dann keine zusätzlichen Bewerbungsunterlagen nötig.

Doch wenn Firmen diese nicht anbieten, dann musst du deine Unterlagen auch anonymisieren, wenn du dich anonym bewerben willst. Du bewirbst dich also wie gehabt mit Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen, die personen- oder zeitbezogenen Daten machst du jedoch unkenntlich oder lässt sie, wenn möglich, weg.

Das sind Bewerbungsunterlagen für eine anonyme Bewerbung:

Auf Jobmessen trittst du mit Recruiter*innen in Kontakt und führst neben Smalltalk natürlich auch inhaltliche Gespräche, die Aspekte klassischer Vorstellungsgespräche aufweisen. Es geht um eine gute Selbstpräsentation, in welcher du deine Stärken und Schwächen ansprechend darstellst und so das Interesse deines Gegenübers weckst.

Um bei den Personaler*innen einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, lohnt es sich, zum Abschluss eures Gesprächs deine Bewerbungsunterlagen zu übergeben. Diese dienen als Visitenkarte, die sich die Personaler*innen im Anschluss oder sogar während der Konversation anschauen können. Deine Unterlagen sollen also den Personaler*innen schnell einen guten Überblick über dich vermitteln.

Unser Tipp: Übermittele deine Bewerbungsunterlagen als Kurzbewerbung. Das hilft nicht nur den Personaler*innen, auch für dich ist eine Kurzbewerbung wegen der Aufwandsersparnis ein großer Vorteil.

Das sind die Bewerbungsunterlagen für eine Kurzbewerbung:

Für Initiativbewerbungen gibt es keine klare Vorgabe zu den Bewerbungsunterlagen. Da sich initiativ beworben wird, findet sich keine Stellenausschreibung, in der die benötigten Unterlagen gefordert werden könnten.

Größere Unternehmen machen jedoch häufig diesbezügliche Angaben auf ihrer Website, sodass du auch ohne konkrete Stellenausschreibung genau weißt, welche Unterlagen du einreichen musst.

Gibt es von Unternehmensseite keine konkreten Forderungen bezüglich der einzureichenden Bewerbungsunterlagen, hast du freie Hand. Du kannst dich jedoch gut an ähnlichen Stellenausschreibungen der Firma orientieren. Bei Initiativbewerbungen steht generell die Motivation der Bewerber*innen im Vordergrund. Deshalb lohnt es sich für dich besonders, ein aussagekräftiges Motivationsschreiben anzufertigen.

Das sind die Bewerbungsunterlagen für eine Initiativbewerbung:

Freelancer*innen befinden sich in einer besonderen Situation, da sie sich nicht auf freie Stellen, sondern auf ausgeschriebene Projekte bewerben. Dennoch sollten sie in ihre Bewerbung auch Bezug zum Unternehmen einbringen. Wir empfehlen dir, das Unternehmen als potenziellen Kunden zu betrachten, dem du ein individuelles Produkt anbieten möchtest. Versende also nicht an alle Firmen die gleiche Bewerbung, sondern passe sie jeweils an.

Stelle außerdem deine fachlichen Fähigkeiten in den Fokus. Diese sind der Grund, warum die Unternehmen von dir profitieren können. Soziale Fähigkeiten hingegen sind oft weniger entscheidend und nur wichtig, wenn das Projekt diese unbedingt erfordert.

Freelancer*innen sollten unbedingt auf eine dritte Seite setzen. Dafür eignen sich Projektlisten oder Arbeitsproben besonders gut. Auch ein Deckblatt inklusive Kurzprofil eignen sich, um deiner Bewerbung Übersichtlichkeit zu verleihen und deine Kernkompetenzen schon auf der zweiten Seite ansprechend zu präsentieren.

Da du als Freelancer*in nach Abschluss deiner Tätigkeit kein Arbeitszeugnis erhältst, solltest du deine ehemaligen Auftraggeber unbedingt um Empfehlungsschreiben bitten. Diese kannst du als Referenzen in den Anlagen deiner Bewerbung aufführen.

Für deine Bewerbung als Freelancer*in verwendest du am besten folgende Unterlagen:

Je nach Art der Bewerbung gibt es verschiedene Wege, deine Unterlagen zu versenden. Die klassische Bewerbung per Post ist mittlerweile ein auslaufendes Modell und wird kaum noch genutzt. Stattdessen bevorzugen viele Unternehmen die Bewerbung über Online-Formulare. Diese Methode ist besonders benutzerfreundlich: Du füllst die entsprechenden Formulare aus und lädst deine Bewerbungsunterlagen über Uploadfelder hoch.

Bei der Bewerbung per E-Mail ist mehr Sorgfalt gefragt. Ein häufiger Fehler ist es, die Bewerbungsunterlagen einfach im Anhang einer leeren E-Mail zu versenden. Dies wirkt unprofessionell und kann einen negativen Eindruck hinterlassen. Stattdessen solltest du in der E-Mail einen zusätzlichen Text verfassen. Viele Bewerber*innen kopieren hierfür den ihres Anschreibens, was jedoch nicht empfehlenswert ist.

Besser ist es, einen kurzen, individuellen Text zu schreiben, der dein Anliegen erläutert und auf die im Anhang befindlichen Unterlagen hinweist. So zeigst du nicht nur Professionalität, sondern sorgst auch dafür, dass deine Bewerbung positiv auffällt. Eine prägnante und freundliche Einleitung sowie eine kurze Übersicht über deine Bewerbungsunterlagen können hier den Unterschied machen.

Hier sind einige Beispielformulierungen:

Hast du dich zuvor beim Unternehmen über die Möglichkeit einer Bewerbung erkundigt und hat dieses dich aufgefordert, deine Bewerbungsunterlagen einzureichen, dann kannst du darauf im Mailtext hinweisen.

Das sind geeignete Formulierungen:

Erfolgte die Kontaktaufnahme zuvor telefonisch, dann kann es wichtig sein, darauf zu verweisen. So zeigst du nicht nur, dass du dich bereits an das Unternehmen gewandt hast, auch die zusätzliche Motivation, die ein persönliches Telefonat erfordert, wird seitens der Unternehmen oft positiv bewertet.

Mit diesen Formulierungen kannst du auf ein zuvor geführtes Telefonat verweisen:

Der Datenschutz bestimmt, dass nur Personen Bewerbungsunterlagen einsehen dürfen, die für das Einstellen neuer Mitarbeiter*innen zuständig sind. Auf deine eingereichten Bewerbungsunterlagen darf also nicht jede*r Mitarbeiter*in des Unternehmens Zugriff haben. Allerdings sind diese Zuständigkeiten gerade in kleineren Firmen oft fließend.

Generell haben diese Personengruppen in einer Firma Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen: