Absage der Bewerbung

Unternehmen müssen im Verlauf eines Bewerbungsprozesses oft mehreren Bewerber*innen absagen. Die Schwierigkeit der Absagen liegt dabei oftmals in der Übermittlung der Gründe. Diese sollten Personaler*innen immer bestmöglich vermitteln, so haben die abgelehnten Kandidat*innen die Möglichkeit sich anhand der Kritik zu verbessern und vielleicht sind es eben jene abgelehnten Bewerber*innen, die sich in einem späteren Bewerbungsprozess erneut bewerben. 

Durch eine freundliche und informative Absage kannst du also auch Werbung für dein Unternehmen machen und das nicht nur beschränkt auf die abgelehnten Bewerber*innen. Erhalten diese eine nachvollziehbare Absage, kann das zum allgemeinen Imagegewinn des Unternehmens beitragen oder zumindest einen möglichen Imageverlust verhindern.

Um mit den Bewerber*innen angemessen zu kommunizieren, orientiere sich als Recruiter*in an der Unternehmensform, der Stellenausschreibung, aber auch der Unternehmensphilosophie.

Wer als Arbeitgeber denkt, er könne die Absage beliebig begründen, der liegt falsch. Spätestens seit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gibt es dahingehend einige Restriktionen. Wegen dieser raten Juristen Arbeitgebern oft dazu, keinen Grund für die Absage zu nennen oder sich stark an das AGG zu halten, da es immer wieder vorkommt, dass es zu Bewerbungen in betrügerischer Absicht kommt.

Absagen passt du immer auf die entsprechende Situation an. So individualisierst du deine Absage und Bewerber*innen haben weniger das Gefühl, mit generischen Formulierungen abgefertigt worden zu sein. Bei mangelnden Qualifikationen der Bewerber*innen ist besonderes Fingerspitzengefühl gefragt. Junge, meist unerfahrene Bewerber*innen könnten Kritik an ihren Fähigkeiten als Kritik an ihrer Person fehlinterpretieren. Wurde bereits einem / einer anderen, womöglich besser qualifizierteren Bewerber*in zugesagt, so kannst du das in deiner Absage erwähnen.

Formulierst du eine Absage auf eine Initiativbewerbung, kannst du immer mit mangelnder Verfügbarkeit einer passenden Stelle argumentieren. Falls es die Qualität der Bewerbung rechtfertigt, kannst du dem / der Bewerbenden anbieten, sie in eine unternehmenseigene Bewerberdatenbank aufzunehmen, um sie über etwaige Stellenausschreibungen frühestmöglich informieren zu können. Das bietet sich insbesondere deshalb an, weil die Person, durch das eigene Ergreifen der Initiative, tatsächliches Interesse an der Stelle und am Unternehmen verlauten lässt.

Sollte der / die Bewerber*in bereits eine Bewerbungsrunde oder ein persönliches Gespräch hinter sich gebracht haben, ist eine individuelle Absage unbedingt empfehlenswert. Ein Standardschreiben mit nichtssagenden Floskeln könnte als respektlos aufgefasst werden oder in Betracht des entgegengebrachten Aufwands unverhältnismäßig wirken.

Handelt es sich um eine Bewerbung auf Englisch, solltest du unbedingt auch auf Englisch absagen. Antwortest du stattdessen auf Deutsch, kann das als Respektlosigkeit gegenüber dem / der Bewerbenden aufgefasst werden.

Beispielformulierung für die Absage bei unerfüllten Qualifikationen:

„Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und das damit zum Ausdruck gebrachte Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Wir haben zahlreiche Bewerbungen erhalten und das Auswahlverfahren fiel uns dementsprechend nicht leicht.

Ihre Bewerbung ist uns positiv aufgefallen, dennoch sind wir gezwungen, nur diejenigen Kandidat*innen für den weiteren Prozess auszuwählen, die am ehesten mit dem ausgeschriebenen Anforderungsprofil übereinstimmen. Leider fallen Sie in diesem Fall nicht darunter.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihren weiteren beruflichen Weg.

Mit freundlichen Grüßen

Name Personaler*in”

Beispielformulierung für die Absage bei besetzter Stelle:

„Sehr geehrte Frau Muster,

wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung als XY und das entgegengebrachte Interesse an unserem Unternehmen.

Bedauerlicherweise müssen wir Ihnen mitteilen, dass die Stelle bereits einem / einer anderen Kandidaten / Kandidatin zugesprochen wurde, der / die dem Anforderungsprofil besser entsprochen hat.

Wir danken Ihnen für Ihre mit der Bewerbung verbundene Mühe und wünschen für Ihren zukünftigen beruflichen Werdegang nur das Beste.

Mit freundlichen Grüßen

Name Personaler*in”

Beispielformulierung für die Absage einer Initiativbewerbung:

„Sehr geehrte Frau Muster,

wir bedanken uns herzlich für Ihre Mühe und Ihr Vertrauen gegenüber unserem Unternehmen in Form Ihrer Initiativbewerbung.

Nach sorgfältiger Prüfung aller Unterlagen müssen wir Ihnen leider absagen, da wir momentan keine Verwendung für Sie finden konnten. Wir bedauern, Ihnen keine günstigere Nachricht übermitteln zu können, denn Ihr Profil ist uns durchaus positiv aufgefallen.

Gerne möchten wir Ihnen die Möglichkeit anbieten, Sie in unsere Datenbank aufzunehmen. So besteht die Möglichkeit, Sie über weitere Stellenanzeigen zu informieren und in Kontakt zu bleiben.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg und hoffen auf eine mögliche Zusammenarbeit in naher Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen

Name Personaler*in”

Beispielformulierung für die Absage nach dem Kennenlernen:

„Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir möchten Ihnen erneut unseren Dank für das entgegengebrachte Interesse an unserem Unternehmen aussprechen. Es war uns eine Freude, Sie in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen.

Wir haben uns umfassend in Hinblick auf die ausgeschriebene Position ausgetauscht und sind zu dem Schluss gekommen, dass wir Sie bedauerlicherweise im Prozess nicht weiter berücksichtigen können.

Da uns Ihr Profil, wie beschrieben, außerordentlich gefallen hat, möchten wir Ihnen vorschlagen, Sie in unsere Datenbank aufzunehmen. So werden Sie weiterhin über interessante Stellen informiert. Sollten Sie interessiert sein, können Sie sich mithilfe des nachfolgenden Links einfach registrieren.

Beispiellink

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre weitere berufliche Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen

Name Personaler*in”

Beispielformulierung für eine Bewerbungsabsage auf Englisch:

„Dear Mr Mustermann,

thank you for your application for the position XY. We appreciate your interest in working with us and the effort you put into your application.

Due to the large quantity of applications received, we had to narrow the amount of candidates. We regret to inform you that we cannot consider you in the next step of the application procedure.

We would like to keep your application on file and keep you informed about suitable positions that may be available in the near future.

Moreover, we wish you all the best for your future career.

Kind regards,

Name Personaler”

Als Recruiter*in solltest du mehr Informationen über die Beweggründe der Bewerber*innen einholen. Nur so kannst du deinen eigenen Recruitingprozess optimieren. Auch du kannst bei einer telefonischen Absage seitens des Bewerbenden im Gespräch nachhaken. Bei einer schriftlichen Absage bietet sich auch eine telefonische oder schriftliche Antwort an. 

Sagen dir viele Bewerber*innen wegen den gleichen Gründen ab, erwäge diese zu ändern. Wenn viele Bewerbende dir wegen einer zu geringen Vergütung der Stelle absagen, recherchiere die Marktsituation und falls erforderlich korrigiere die Gehaltsvorstellung nach oben.

Unternehmen sind meist in der komfortablen Position, aus einem großen Bewerber*innenpool zu wählen. Durch den Fachkräftemangel ist diese Situation aber nicht immer gegeben, weshalb die Relevanz der Gründe absagender Bewerber*innen steigt. Wenn Bewerber*innen ihre Bewerbungen bei deinem Unternehmen ohne angegebenen Grund zurückziehen, liegt es im Ermessen des Unternehmens, den Gründen nachzugehen.

Die Antwort eines Unternehmens könnte folgendermaßen aussehen:

„Sehr geehrte*r Bewerber*in,

So eben erhielten wir die Nachricht, dass Sie unser Unternehmen nicht länger in Betracht ziehen. Dies bedauern wir sehr und hoffen deshalb, dass Sie unser Unternehmen für zukünftige Stellen in Betracht ziehen.

Wir wünschen Ihnen und alles Gute für Ihre Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen

Personaler*in”

Bei einer Absage ohne angegebenen Grund könnte dies so aussehen:

„Sehr geehrte*r Bewerber*in,

Sie haben sich für die Stelle XY in unserem Unternehmen beworben und Ihr Gesuch vor Kurzem zurückgezogen. Natürlich respektieren wir diese Entscheidung.

Allerdings wurde in Ihrem Schreiben kein erkennbarer Grund für diese Entscheidung deutlich. Wäre es möglich, uns darüber in Kenntnis zu setzen?

Wir möchten uns als Unternehmen stets weiterentwickeln und wären für ein ehrliches Feedback äußerst dankbar.

Mit freundlichen Grüßen

Personaler*in”

Für Arbeitgeber gilt: Antworte schnell, aber nicht zu schnell. Kommt bei einer Online-Bewerbung wenige Minuten oder Stunden später direkt die Absage, dann wirkt es so, als wurden die Unterlagen überhaupt nicht überprüft. Ein Zeitraum von zwei Tagen bis zwei Wochen ist hier angemessen.

Um den Bewerber*innen trotzdem ein direktes Feedback zu ermöglichen, kannst du eine vorformulierte Bestätigungsmail zurücksenden, die dem / der Bewerber*in signalisiert, dass seine / ihre Bewerbung eingegangen ist. Nun hast du genug Zeit, die Unterlagen zu prüfen und dann die eigentliche Rückmeldung zu formulieren. Eine sofortige Antwort ist angebracht, sobald die Stelle vergeben wurde und somit alle anderen Bewerber*innen nicht mehr infrage kommen!

Oft ergibt es Sinn, die Daten vielversprechender Bewerber*innen zu speichern. Vor allem, wenn man gerade keine Verwendung für sie hat, aber in näherer Zukunft die Möglichkeit für eine Zusammenarbeit entstehen könnte. Daten von Bewerber*innen müssen allerdings nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden. Möchtest du also eine Datenbank mit möglichen Talenten anlegen, müssen die Bewerber*innen erst ihre Zustimmung zur Datenspeicherung äußern, ehe du sie aufnehmen kannst.