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Absage der Bewerbung

Absagen schreiben ist keine schöne Angelegenheit. Im Bewerbungsprozess sehen sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer manchmal mit diesem Problem konfrontiert. Erfahre alles über die Gründe einer Absage, profitiere von unseren zahlreichen Tipps und lasse dich von unseren Beispielen für Absagen einer Bewerbung inspirieren.

Bewerbung zurückziehen als Arbeitnehmer

Keiner überbringt oder erhält gerne schlechte Nachrichten – bei einer Absage ist das jedoch nötig. Doch wie formulierst du als Bewerber die Absage der Bewerbung am besten, sodass sich niemand angegriffen fühlt?

Gründe für deine Absage könnten sein:

  • Krankheit oder Schwangerschaft verhindern das Antreten des Jobs.

  • Du musst aus privaten Gründen den Wohnort wechseln.

  • Du möchtest doch eine andere berufliche Richtung einschlagen.

  • Du kannst dich mit bestimmten Verhandlungsgrößen (wie Gehalt) nicht anfreunden.

  • Nach der Bewerbung, einem Vorstellungsgespräch oder sogar der Zusage erfährst du Ungutes über den Arbeitgeber und möchtest nicht dort anfangen.

  • Du hast in der Zwischenzeit bereits bei einem anderen Unternehmen zugesagt.

Egal, welcher Grund dich zu einer Absage deiner Bewerbung motiviert, du solltest dich nicht davor scheuen, der Firma dein Anliegen mitzuteilen. Denn die Bewerbung zurückzuziehen ist nur schädlich, wenn du es in unangemessener Form, gar nicht oder viel zu spät tust. Außerdem bleibt bei einer rechtzeitigen Absage anderen qualifizierten Bewerbern die Chance auf die Besetzung der Position erhalten.

Diese Gründe solltest du jedoch lieber nicht nennen:

  • Du hast erst spät gemerkt, dass dir die Branche überhaupt nicht gefällt.

  • Du findest den Personaler / die Vorgesetzten unsympathisch.

  • Du hältst dich für überqualifiziert.

  • Das Büro ist dir zu klein und stickig.

  • Die Firma ist dir nicht erfolgreich genug / du zweifelst an ihrer Seriosität.

Aufbau der Absage an den Arbeitgeber


Egal, ob du dich für ein Praktikum, ein Studium oder eine ausgeschriebene Stelle beworben hast – bei der Formulierung des Absageschreibens kannst du dich am Aufbau eines klassischen formalen Schreibens orientieren:

  • Betreff: Absage ankündigen und betroffene Stelle deutlich machen

  • Begrüßung (höflich und individuell)

  • Dankesbekundung für Berücksichtigung der Bewerbung

  • Formulierung der Absage inklusive Nennung von Gründen

  • Entschuldigung für eventuelle Unannehmlichkeiten

  • Dem Unternehmen viel Erfolg für die berufliche Zukunft wünschen

  • Freundliche Grußformel und Unterschrift


Solltest du deine Absage per Post verschicken, solltest du zusätzlich einen Briefkopf erstellen. Nenne darin deine Anschrift sowie die des Arbeitgebers und füge das aktuelle Datum hinzu. 

Höfliche Absagen - Beispielformulierungen

In vielen Fällen wird ein Unternehmen nach dem Grund der Absage fragen – wenn du ihnen das mitteilen möchtest, kannst du das auch direkt in der Absage machen. Bleibe dabei freundlich, förmlich und ehrlich. Hier zeigen wir dir wertschätzende Beispielformulierungen für verschiedene Situationen deiner Absage. Nutze sie zur Inspiration und passe sie auf deine Bedürfnisse an. 

Beispielformulierung für einen vorzeitigen Bewerbungsrückzieher:


Sehr geehrte Frau Personaler,


vor X Tagen habe ich mich auf die Stellenanzeige YY beworben. Leider muss ich Ihnen nun mitteilen, dass ich die Bewerbung zurückziehen muss.


An meinem Interesse an ihrem Unternehmen hat sich nichts geändert, allerdings hat mich in der Zwischenzeit ein anderes Angebot erreicht, das ich nach reiflicher Überlegung angenommen habe. Ich bin überzeugt, dass es zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit ihrem Unternehmen gekommen wäre und möchte diese Option für die Zukunft nicht ausschließen.


Ich hoffe, mit meiner Absage keine Umstände zu verursachen.


Ich wünsche Ihnen für den Bewerbungsprozess und die Zukunft des Unternehmens alles Gute.


Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann



Beispielformulierung für einen nachträglichen Bewerbungsrückzieher:


Sehr geehrter Herr Personaler,


ich möchte mich erneut für Ihr entgegengebrachtes Vertrauen bedanken und dass mir die Möglichkeit geboten wurde, für das Unternehmen XY zu arbeiten.


Leider muss ich Sie darüber informieren, dass ich meine Bewerbung aufgrund einer ungeplanten Krankheit absagen muss. Ich bin verhindert, die Stelle so anzutreten, wie es geplant und vereinbart war. Deshalb möchte ich diese Chance einem anderen Bewerber überlassen.


Mir ist bewusst, dass ich durch die nachträgliche Absage womöglich Unannehmlichkeiten verursache und ich möchte mich dafür entschuldigen! Dennoch möchte ich Sie um Verständnis bitten, dass ich diesen Schritt mit meinem persönlichen Wohl im Hinterkopf gehen muss.


Für Ihr Unternehmen wünsche ich Ihnen alles Gute und eine erfolgreiche berufliche Zukunft.


Mit besten Grüßen

Maria Muster



Beispielformulierung für einen Bewerbungsrückzieher auf Englisch:


Dear Mr Personaler,


I applied for the position XX a few weeks ago. I want to thank you for your confidence in me as an applicant and the possibility to join your team.


Meanwhile I received another job offer that fits my personal conceivabilities better. After a careful consideration, I decided to accept that offer. Due to my decision, I would like to kindly request you to withdraw my application.


I hope that I will not cause any discomfort for your company.


All the best for your company’s future.


Kind regards,

Maria Muster


Charmante Formulierungen für deine Absage - Kostenloser Download

Damit du alle Beispielformulierungen auf einen Blick erhältst, haben wir dir ein Download-Dokument erstellt. Lade dir die PDF-Datei kostenlos herunter und profitiere von unseren Beispielformulierungen, die von Bewerbungsexperten verfasst wurden.

Absage des Arbeitgebers - Bewerber angemessen informieren

Als Arbeitgeber bist du aus arbeitsrechtlicher Sicht nicht dazu verpflichtet, eine Absage zu kommunizieren. Es bleibt dir also überlassen, ob du eine Absage ausstellen möchtest.


Grundsätzlich ist es empfehlenswert, den Bewerbern Absagen zukommen zu lassen. Da es sich hier um ein emotionsgekoppeltes Thema handelt, sind diese sonst eventuell frustriert, wenn auf die Mühe der Bewerbung nicht einmal Rückmeldung folgt.


Im modernen Zeitalter gibt es diverse Portale, auf denen Bewerber ihren Frust über unfreundliche Arbeitgeber auslassen. Eine schlechte Bewertung auf Plattformen hindert unter Umständen potenziell interessierte und qualifizierte Arbeitnehmer daran, sich für eine Bewerbung bei deinem Unternehmen zu entscheiden.


Andererseits können positive Bewertungen, zum Beispiel aufgrund von freundlichen, wertschätzenden Absagen, eine super Werbung für die Firma sein. Unterschätze Themen wie Bewertungsplattformen und Arbeitgeberimage nicht!

Gründe für eine Absage könnten sein:

Verbotene Gründe für eine Absage

Das AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) ist dafür da, Diskriminierungen im Bewerbungsverfahren zu verhindern. Folgende Aspekte dürfen daher nicht Grund für eine Absage sein:

  • Ethnische Herkunft

  • Geschlecht

  • Behinderung

  • Religion

  • Weltanschauung

  • Alter

  • Sexuelle Identität

Da beim Thema Bewerbungen und Diskriminierung oft Haarspalterei betrieben wird, raten Juristen davon ab, in Absagen einen Grund aufzuführen. Falls du das aber aus Höflichkeit oder Fairness gegenüber dem Bewerber tun möchtest, solltest du dich bei der Formulierung stark an das AGG halten!


Willst du auf Nummer sichergehen, kannst du deine Absagen auch von einem Juristen prüfen lassen, bevor du sie auf den Weg zum Bewerber schickst.

Fristen und Datenschutz

Für die Antwort gilt: Antworte schnell, aber nicht zu schnell. Kommt bei einer Online-Bewerbung wenige Minuten oder Stunden später direkt die Absage, dann wirkt es so, als wurden die Unterlagen überhaupt nicht überprüft. Ein Zeitraum von zwei Tagen bis zwei Wochen ist hier angemessen.


Um den Bewerbern trotzdem ein direktes Feedback zu ermöglichen, kannst du eine vorformulierte Bestätigungsmail zurücksenden, die dem Bewerber signalisiert, dass seine Bewerbung eingegangen ist. Nun hast du genug Zeit, die Unterlagen zu prüfen und dann die eigentliche Rückmeldung zu formulieren.


Eine sofortige Antwort ist angebracht, sobald die Stelle vergeben wurde und somit alle anderen Bewerber nicht mehr infrage kommen!

Größere Unternehmen nutzen CV-Parsing und scannen deine Unterlagen elektronisch. Dort verläuft die Überprüfung ebenfalls vergleichsweise schnell und du erhältst zeitnah eine Reaktion.

Oft macht es Sinn, die Daten vielversprechender Bewerber zu speichern. Vor allem, wenn man gerade keine Verwendung für sie hat, aber in näherer Zukunft die Möglichkeit für eine Zusammenarbeit entstehen könnte. Bewerberdaten müssen allerdings nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden.


Willst du also eine Datenbank mit möglichen Talenten anlegen, müssen die Bewerber erst ihre Zustimmung zur Datenspeicherung äußern, ehe du sie aufnehmen kannst.

Aufbau der Absage an den Bewerber

Folgende Bausteine müssen enthalten sein: 

  • Betreff: Deutlich machen, um welchen Job es sich handelt

  • Begrüßung (höflich und am besten individuell)

  • Dankesbekundung für Interesse am Unternehmen und die Bewerbung

  • Sensibles Informieren über Ausscheiden aus dem Bewerbungsprozess

  • Bei fortgeschrittenem Prozess (z. B. nach Vorstellungsgespräch) auf jeden Fall ein großes Dankeschön aussprechen und die Absage personalisieren

  • Anbieten, in Kontakt zu bleiben (z. B. das Aufnehmen in eine Datenbank)

  • Verabschiedung mit den besten Wünschen für die berufliche Zukunft

  • Freundliche Grußformel und Unterschrift

Tipps für die Absage

  • Orientiere dich am AGG

  • Nutze Vorlagen / Textbausteine und individualisiere diese anschließend

  • Verzichte auf eine Begründung, wenn du unsicher bist

  • Wähle einen freundlichen und wertschätzenden Ton

Eine individuelle Anpassung ist äußerst wichtig, um dem Bewerber das Gefühl zu geben, dass du dich mit seinem Anliegen intensiv auseinandergesetzt hast. Du kannst z. B. auf ein Detail aus seinem Lebenslauf eingehen. Die Begründung darf ausschließlich darauf beruhen, dass eine Diskrepanz zwischen Anforderungen und Kompetenzen des Bewerbers besteht, andernfalls kann dich eine Klage erwarten.


Sind zu viele Fehler im Anschreiben oder mangelhafte Unterlagen der Grund für das Ausscheiden aus dem Prozess, kannst du auf eine „Aufklärung“ verzichten. Es ist schlichtweg nicht deine Aufgabe.

Hier bietet sich eine klassische und generelle Formulierung an:

  • „Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden.”

  • „Ein anderer Kandidat entspricht dem Anforderungsprofil besser.“

Als Recruiter solltest du dich selbst beim dreistesten Bewerber oder einer mangelhaften Bewerbung nicht zu einer unhöflichen Antwort hinreißen lassen. Bleibe immer professionell!


Bei der Wortwahl und Tonalität kannst du dich an der Unternehmenskultur entlanghangeln. Achte darauf, dass immer alles einheitlich bleibt.


Mit einer generellen Vorlage, die von jedem Mitarbeiter der Personalabteilung angepasst werden kann, entsteht ein einheitliches Prozedere der Absagenausstellung. Gleichzeitig fühlen sich die Bewerber wertgeschätzt, wenn die Absage auf sie zugeschnitten wurde. Mit Vorlagen und Textbausteinen kannst du also einen geeigneten Mittelweg wählen.

Es gibt Softwares, die speziell zur Absagenerstellung genutzt werden können. Personio ist ein Beispiel für solch eine Software. Sie sendet Eingangsbestätigungen für erhaltene Bewerbungen an Bewerber und bietet Textbausteine sowie Vorlagen zur Formulierung einer Absage an.

Beispielformulierungen - So kannst du dem Bewerber absagen

Beispielformulierung für die Absage bei unerfüllten Qualifikationen:


Sehr geehrter Herr Mustermann,


wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und das damit zum Ausdruck gebrachte Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Wir haben zahlreiche Bewerbungen erhalten und das Auswahlverfahren fiel uns dementsprechend nicht leicht.


Ihre Bewerbung ist uns positiv aufgefallen, dennoch sind wir gezwungen, nur diejenigen Kandidaten für den weiteren Prozess auszuwählen, die am ehesten mit dem ausgeschriebenen Anforderungsprofil übereinstimmen. Leider fallen Sie in diesem Fall nicht darunter.


Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihren weiteren beruflichen Weg.


Mit freundlichen Grüßen

Name Personaler



Beispielformulierung für die Absage bei besetzter Stelle:


Sehr geehrte Frau Muster,


wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung als XX und das entgegengebrachte Interesse an unserem Unternehmen.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass die Stelle bereits einem anderen Kandidaten zugesprochen wurde, der dem Anforderungsprofil besser entsprochen hat.


Wir danken Ihnen für Ihre mit der Bewerbung verbundene Mühe und wünschen für Ihren zukünftigen beruflichen Werdegang nur das Beste.


Mit freundlichen Grüßen

Name Personaler



Beispielformulierung für die Absage einer Initiativbewerbung:


Sehr geehrte Frau Muster,


wir bedanken uns herzlich für Ihre Mühe und Ihr Vertrauen gegenüber unserem Unternehmen in Form Ihrer Initiativbewerbung.


Nach sorgfältiger Prüfung aller Unterlagen müssen wir Ihnen leider absagen, da wir momentan keine Verwendung für Sie finden konnten. Wir bedauern, Ihnen keine günstigere Nachricht geben zu können, denn Ihr Profil ist uns durchaus positiv aufgefallen.


Gerne möchten wir mit Ihnen die Möglichkeit anbieten, Sie in unsere Datenbank aufzunehmen. So besteht die Möglichkeit, Sie über weitere Stellenanzeigen zu informieren und in Kontakt zu bleiben.


Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg und hoffen auf eine mögliche Zusammenarbeit in naher Zukunft.


Mit freundlichen Grüßen

Name Personaler



Beispielformulierung für die Absage nach dem Kennenlernen:


Sollte der Bewerber bereits eine Bewerbungsrunde / ein persönliches Gespräch hinter sich gebracht haben, ist eine individuelle Absage unbedingt empfehlenswert. Ein Standardschreiben voller nichtssagender Floskeln könnte als respektlos aufgefasst werden.


Sehr geehrter Herr Mustermann,


wir möchten Ihnen erneut unseren Dank für das entgegengebrachte Interesse an unserem Unternehmen aussprechen. Es war uns eine Freude, Sie in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen.


Wir haben uns umfassend in Hinblick auf die ausgeschriebene Position ausgetauscht und sind zu dem Schluss gekommen, dass wir Sie leider im Prozess nicht weiter berücksichtigen können. Häufig scheitert es nur an Kleinigkeiten.


Da uns Ihr Profil, wie beschrieben, außerordentlich gefallen hat, möchten wir Ihnen vorschlagen, Sie in unsere Datenbank aufzunehmen. So werden Sie weiterhin über interessante Stellen informiert. Sollten Sie interessiert sein, können Sie sich mithilfe des nachfolgenden Links einfach registrieren.

Beispiellink


Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre weitere berufliche Zukunft.


Mit freundlichen Grüßen

Name Personaler



Beispielformulierung für eine Bewerbungsabsage auf Englisch:


Dear Mr Mustermann,


thank you for your application for the position XX. We appreciate your interest in working with us and the effort you put into your application.


Due to the large quantity of applications received, we had to narrow the amount of candidates. We regret to inform you that we cannot consider you in the next step of the application procedure.


We would like to keep your application on file and keep you informed about suitable positions that may be available in the near future.


Moreover, we wish you all the best for your future career.


Kind regards,

Name Personaler

Höfliche Formulierungen für deine Absage - Kostenloser Download

Du brauchst eine Übersicht der Beispielformulierungen für eine Absage an den Bewerber? Dann lade dir hier unsere kostenlose PDF-Datei herunter, die Formulierungen für verschiedene Gründe der Absage enthält.

Richtig auf eine erhaltene Absage reagieren

Eine Absage zu erhalten ist nie schön. Dennoch kannst du daraus lernen. Wir zeigen dir hier, wie du professionell auf den Erhalt einer Absage reagierst und welche Schlüsse du für die Zukunft ziehen kannst.

Was antworte ich auf eine Absage?

Auch wenn eine Absage immer traurig ist und du eventuell wütend und enttäuscht bist: Eine Antwort auf die Absage gehört zum guten Ton. Bestätige, dass du die Absage erhalten hast, drücke dein Bedauern aus und wünsche dem Unternehmen alles Gute. Denn wer weiß? Vielleicht hat der Personaler schon bald eine andere Stelle zu besetzten und denkt an dich zurück.


Deine Antwort könnte folgendermaßen aussehen:


Sehr geehrte Frau Personaler,


So eben erhielt ich die Nachricht, dass sie meine Bewerbung für die Stelle XY leider nicht berücksichtigen konnten. Dies bedauere ich sehr und hoffe, dass sie meine Bewerbung für zukünftige Stellen bedenken.


Ich wünsche Ihnen und Ihrem Unternehmen alles Gute.


Mit freundlichen Grüßen

Max Muster


Eine Begründung muss nicht zwingend in einer Absage angegeben werden. Du kannst bei Interesse dennoch den zuständigen Ansprechpartner kontaktieren und nachfragen. Entweder wird dir daraufhin ein Grund mitgeteilt oder darauf verwiesen, dass das Unternehmen auf das Ausformulieren von Absagegründen verzichtet. Folgend findest du Beispielformulierungen, um beim Unternehmen nachzufragen.


Bei einer Absage ohne aufgeführten Grund:


„Sehr geehrte Frau Personaler,


ich habe mich für die Stelle YY in Ihrem Unternehmen beworben und erhielt vor Kurzem die Absage meiner Bewerbung. Natürlich respektiere ich diese Entscheidung.


Allerdings wurde in dem Schreiben kein erkennbarer Grund für diese Entscheidung deutlich. Wäre es möglich, mich darüber in Kenntnis zu setzen? Ich möchte mich als Bewerber stets weiterentwickeln und wäre für ein ehrliches Feedback äußerst dankbar.


Mit freundlichen Grüßen

Maria Muster”

Was du als Bewerber daraus lernen kannst

Antworten Unternehmen in der Absage ehrlich und konstruktiv, dann werden sie dir mitteilen, was ihnen an deinen Unterlagen oder an dir positiv aufgefallen ist und wo du deine Fähigkeiten und Qualifikationen weiter ausbauen könntest.

Nutze diese Kenntnis als Anregung, um dich als Bewerber zu optimieren und bei der nächsten Bewerbung erfolgreicher zu sein.

Keine Rückmeldung erhalten

Keine Rückmeldung zu geben, ist auch eine Art Kommunikation. Viele Bewerber nehmen das schlecht auf und interpretieren es als mangelnde Wertschätzung. Natürlich wäre es in jedem Fall angebracht, auf die Mühe des Bewerbungseinreichens zumindest eine kurze Antwort zu bekommen.


Interpretiere das Ganze nicht zu stark, denn manchmal wird auch die Antwort einfach vergessen oder Unternehmen verzichten aus juristischen Gründen darauf. Es muss nicht gezwungenermaßen bedeuten, dass sie dich als unterqualifiziert wahrnehmen! Lass den Kopf also nicht hängen.

Weitere häufig gestellte Fragen zur Absage der Bewerbung

Wann sage ich eine Stelle ab?

Wenn du als Bewerber kein Interesse mehr an einer Stelle hast, solltest du dies früh kommunizieren. Dem Personaler gegenüber ist es nur fair, so früh wie möglich wieder abzusagen. Wenn du dir also sicher bist, dass die Stelle doch nicht deinen Ansprüchen entspricht oder ihr euch nicht einigen könnt (z.B. auf ein Gehalt), sage rechtzeitig ab.

Wie sage ich einem Bewerber auf Englisch ab?

Um einem Bewerber mitzuteilen, dass kein Interesse mehr besteht, kannst du folgende englische Formulierung nutzen: „I am very sorry to let you know that the position as XY is no longer available as we decided to offer the job to another applicant. We wish you all the best for your further job search and career.”

Wie sage ich dem Personaler nach dem Vorstellungsgespräch auf Englisch ab?

Möchtest du den Personaler darüber informieren, nicht länger an der Position interessiert zu sein, kannst du dies folgendermaßen tun: „I appreciate your time and thank you for the pleasant interview. However, due to the mismatch of salary expectations, I am no longer interested in the position as XY. Thank you for your time, I wish you all the best for the future.”

Sage ich telefonisch oder per E-Mail ab?

Hier gibt es keine bessere oder schlechtere Variante. Hauptsache, du teilst dem Unternehmen schnellstmöglich dein Anliegen mit und klärst sie über die Absage der Bewerbung auf. Du kannst auch anrufen und Bescheid geben, dass du den Rückzug schriftlich bestätigt hast.


Bist du in der Position des Personalers, raten wir dir zu differenzieren. Scheidet ein Bewerber sehr früh im Bewerbungsprozess aus, ist eine kurze, höfliche E-Mail zum Absagen völlig ausreichend. Hat der Bewerber jedoch schon mehrere Schritte durchlaufen und ihr hattet bereits persönlichen Kontakt, raten wir zu einem Telefonat. Dies zeugt von Mut und Respekt.