Bewerbungsvorlage für Word 100% kostenlos herunterladen

Anmelden und herunterladen
Bewerbung.net Logo
Zum Online-Shop
Teazerbild

Bewerberdatenbank

Wer genug davon hat, ständig neue Bewerbungsunterlagen bei zahlreichen Unternehmen einzureichen und eine zeitsparende Alternative sucht, findet mit dem Eintrag in eine Bewerberdatenbank eine entspannte Lösung. Arbeitgeber machen den ersten Schritt und gehen auf Bewerber zu. Diese müssen ihre Daten dadurch nur einmalig einpflegen und können Kontaktanfragen entspannt entgegensehen. Für Unternehmen und Headhunter ergeben sich ebenfalls zahlreiche Vorteile. Die aktive Ansprache eines geeigneten Kandidaten ist wesentlich zielgerichteter und spart viel Zeit. Was genau eine Datenbank für Bewerber ist, wie sie funktioniert, welche unterschiedlichen Arten sowie Vor- und Nachteile es für Personaler und Bewerber gibt, erfährst du in diesem Artikel.

Ein Beitrag von Stefan Gerth

Was ist eine Bewerberdatenbank?

Eine reguläre Datenbank wird als ein System definiert, in dem Daten abgelegt und jederzeit aufgerufen werden können. Somit beschreibt eine Bewerberdatenbank nichts anderes als hinterlegte Informationen von Kandidaten, auf die Unternehmen und Headhunter unter Einhaltung der Datenschutzrichtlinien gezielt zugreifen können.


Aufgrund des globalen Wirtschaftswachstums und dem damit verbundenen Fachkräftemangel in etlichen Branchen wird dieser Form des Bewerbungsverfahrens immer mehr Aufmerksamkeit geschenkt. So müssen sich nun im sogenannten „Reverse Recruiting“ die Arbeitgeber zuerst bei ihren Kandidaten vorstellen.


Der Bewerber pflegt seine Informationen einfach in eine von ihm ausgewählte Datenbank ein. Dazu wird entweder ein aussagekräftiges Profil erstellt oder ein Lebenslauf hochgeladen. Je genauer die Angaben sind, desto effizienter kann der Recruiter erkennen, wie gut ein Kandidat den Anforderungen der Position entspricht.


Die Nutzung einer Bewerberdatenbank zählt zum „Active Sourcing“ oder „E-Recruiting“ der Personaler. Dies sind Arten der aktiven Personalbeschaffung und werden als Maßnahme zur Identifizierung von potenziellen Mitarbeitern über elektronische Medien genutzt.

Wie funktioniert eine Bewerberdatenbank?

Eine Bewerber- oder Lebenslaufdatenbank ist meist selbsterklärend und einfach zu nutzen.

  • Als Bewerber erstellst du ein aussagekräftiges Profil oder lädst deinen Lebenslauf hoch, der mittels CV-Parser ausgelesen und anschließend automatisch im Profil dargestellt wird. Einige Datenbanken ermöglichen ebenfalls das Importieren eines Business-Netzwerk-Profils. Zusätzlich können relevante Hard- und Softskills sowie die gewünschte Position angegeben werden.

  • Personaler hinterlegen Unternehmensinformationen und suchen dann anhand bestimmter Kriterien den passenden Kandidaten aus.

  • Potenzielle Kandidaten werden kontaktiert und können die Anfrage annehmen oder ablehnen.

Kurzprofile Übersicht

Arten von Bewerberdatenbanken

Bewerber und Recruiter können entsprechend ihrer Anforderungen zwischen verschiedenen Arten von Lebenslaufdatenbanken wählen. Folgende stehen ihnen zur Auswahl:

  • Datenbanken von Dienstleistern: Dienstleister, die eng mit ihren Klienten zusammenarbeiten, besitzen oftmals eine Datenbank, in der die Daten ihrer Kunden mit deren Zustimmung eingetragen werden. Darunter fallen beispielsweise Zeitarbeitsfirmen oder Bewerbungsservices.

  • Unternehmensinterne Datenbanken: Einige Unternehmen legen ihre eigenen Datenbanksysteme an. Dies wird als „Talent Pool“ bezeichnet. Dort werden abgelehnte und neue Bewerber gesammelt, auf die bei Bedarf zurückgegriffen werden kann.

  • Karriere-Portale: Darunter zählen zum Beispiel Business-Netzwerke wie XING oder LinkedIn. Auch diese beinhalten Sammlungen von Bewerberprofilen, sodass verschiedenste Unternehmen hier Kandidaten finden können.

  • Jobbörsen: Portale wie Indeed, Monster oder StepStone besitzen über die Stellenbörse hinaus auch Bewerberdatenbanken.

  • Agentur für Arbeit: Diese ist eine der bekanntesten Lebenslaufdatenbanken und umfasst viele verschiedene Branchen.

  • Berufsspezifische Datenbanken: In Branchen, in denen Fachkräftemangel herrscht, haben sich entsprechend ausgerichtete Datenbanken etabliert. Vor allem in den Bereichen Medizin, IT, Technik und Ingenieurwesen wird händeringend gutes Personal gesucht.

Bei der Wahl der richtigen Datenbank ist vor allen Dingen wichtig, dass sie zu dir passt und vertraulich mit deinen Daten umgegangen wird.

5 hilfreiche Tipps – So wirst du von Arbeitgebern gefunden

Um von attraktiven Arbeitgebern gefunden zu werden, ist ein aussagekräftiges Profil sowie die kontinuierliche Pflege und Aktualität deiner Daten für eine optimale Kandidatenpräsentation das A und O. Denk daran, dass hinter dem Suchalgorithmus kein Mensch, sondern eine Technik steht, die wichtige Schlüsselbegriffe (Keywords) erkennen muss, damit du mit deinem Profil Arbeitgebern vorgeschlagen werden kannst.

Durch folgende Tipps kannst du deine Chancen erhöhen, von Unternehmen gefunden zu werden:

  • Das Profil muss vollständig ausgefüllt werden, um alle wichtigen Suchkriterien abzudecken.

  • Ein aktuelles Profil ist Personalern sehr wichtig. Ein veraltetes Profil wird meist übergangen. Wenn sich etwas an deiner beruflichen Situation geändert hat, solltest du deinen Eintrag in der Datenbank direkt anpassen.

  • Genau wie in einer regulären Bewerbung sind Rechtschreibfehler nicht gern gesehen. Unnötige Anglizismen und Wörter abseits eventuell branchenüblicher und daher gängiger Begriffe, aber auch Texte, die man ohne jobspezifisches Fachwissen nicht versteht, können einem Personaler ebenfalls die Suche erschweren. Darum sollte ein neutraler Sprachstil genutzt werden.

  • Wer sich nicht an die Vorgaben einer Datenbank hält und versucht, mit Kreativität hervorzustechen, ist hier leider fehl am Platz. Es geht hauptsächlich darum, eine Suchmaschine mit relevanten Informationen zu füttern.

  • Der Fokus sollte nur auf die Qualifikationen gelegt werden, die zum Wunschberuf passen. Eine detaillierte Angabe aller Kenntnisse kann dazu führen, dass sich Unternehmen melden, die für den Bewerber nicht infrage kommen.

Befindest du dich noch in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis, aber bist bereits aktiv auf der Jobsuche, kann es passieren, dass dein derzeitiger Arbeitgeber Wind davon bekommt. Um das zu verhindern, bieten dir einige Bewerberdatenbanken die Möglichkeit, dein Unternehmen mittels einer „Blacklist“ zu sperren, sodass er nicht auf dein Profil zugreifen kann.


Wurdest du von einem Headhunter kontaktiert, kannst du so deine Zusage formulieren:

Beispiel für eine Zusage

  • „Sehr geehrter Herr Mustermann, ich danke Ihnen herzlich für das Angebot. Gerne möchte ich dieses annehmen und freue mich auf ein baldiges persönliches Gespräch.“

Hast du noch weitere Fragen, wäre das eine mögliche Reaktion:

Formulierung für eine Interessensbekundung, falls offene Fragen bestehen

  • „Sehr geehrte Frau Musterfrau, Ihr Interesse an meiner Person freut mich sehr. Gerne erfahre ich noch mehr über die angebotene Position und stehe Ihnen per E-Mail oder Telefon zur Verfügung.“

Ist die Anfrage bereits bestätigt und du hast festgestellt, dass etwas nicht passt, sollte unbedingt eine Absage mit einem guten Grund erfolgen. Du weißt nie, ob du dich nicht doch irgendwann einmal dort bewerben möchtest.

Beispiel für eine Absage

  • Sehr geehrter Herr Mustermann, vielen Dank für die Anfrage. Leider ist die Regelung der Arbeitszeit derzeit nicht mit meinen privaten Umständen zu vereinbaren. Deshalb möchte ich Sie darüber informieren, dass ich nicht an dem Jobangebot interessiert bin. Ich bitte Sie um Verständnis und bedanke mich herzlichst für Ihre Bemühungen.“

So findest du als Arbeitgeber den perfekten Kandidaten

Auch Personaler müssen einige Aspekte beachten, um den idealen Bewerber aufzuspüren und erfolgreich zu kontaktieren. Dazu muss in erster Linie eine gut gepflegte und strukturierte Bewerberdatenbank ausgewählt werden.


Hier besteht die Wahl zwischen einer spezialisierten Datenbank in einem bestimmten Bereich (IT, Vertrieb / Sales, Finanzen etc.) und einem allgemeinen Datenverzeichnis für eine erweiterte Suche.

Bewerberdatenbanken müssen zunächst genau unter die Lupe genommen werden:

  • Wie gestalten sich die Kostenfaktoren?

  • Ist die Datenbank gut strukturiert?

  • Wird auf Aktualität geachtet?

  • Welche Filtermöglichkeiten sind bei der Profilsuche möglich?

  • Steht das Portal im engen Kontakt mit seinen Kunden?

Der richtige Auftritt des Unternehmens ist sehr wichtig, denn um den passenden Kandidaten zu überzeugen, musst du dich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren. Viele Plattformen bieten die Möglichkeit, ein aussagekräftiges Unternehmensprofil anzulegen.


Aber nicht nur die Präsentation nach Außen ist wichtig, sondern auch die richtige Kontaktansprache:

Beispiel für eine Kontaktanfrage

  • „Sehr geehrte Frau Musterfrau, wir sind davon überzeugt, dass Ihr Profil ausgezeichnet zu unserer Position als XY passt. Deshalb möchten wir Sie gerne näher kennenlernen! Bitte melden Sie sich bei Interesse oder Fragen unter der Nummer 01234 56789."

Die Bewerberdatenbank von Workship hat in unserem Anbieter-Vergleich der Recruiting-Plattformen am besten abgeschnitten. Dabei handelt es sich um ein Portal des führenden Bewerbungsservices „Die Bewerbungsschreiber“.


Die Bewerber wissen zu schätzen, dass der Anbieter komplett anonym und diskriminierungsfrei ist, sodass die Entscheidung zur Kontaktaufnahme auf Basis der Fähigkeiten und Kompetenzen erfolgt.

Vor- und Nachteile der Bewerberdatenbank

Ob Personaler und Bewerber von einer Bewerberdatenbank profitieren können, erfährst du in unserer Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile.

Vorteile für Bewerber

Die Vorteile einer Bewerberdatenbank liegen auf der Hand. Eine klassische Bewerbung enthält normalerweise ein Anschreiben, ein Deckblatt, einen tabellarischen Lebenslauf sowie diverse Anlagen (Zertifikate, Zeugnisse etc.).


Diese Unterlagen müssen nicht mehr für zahlreiche Unternehmen erstellt oder angepasst werden, was durchaus mehrere Stunden oder Tage in Anspruch nehmen kann. Die einmalige Erstellung eines Profils erspart somit den zeitlichen Aufwand. Die Zusendung deiner Bewerbungsunterlagen erfolgt erst dann, wenn du wirklich an einer Anfrage interessiert bist.

Ben Dehn

Ben Dehn

Fachautor von Bewerbung.net

„Auf das Schreiben von Bewerbungen darfst du nie gänzlich verzichten, denn eine Registrierung in einer Datenbank sollte nur eine entspannte Alternative für den ersten Schritt in Richtung des Vorstellungsgesprächs sein.“

Durch den Eintrag in eine Lebenslaufdatenbank bekommst du dafür relevante Jobangebote von Unternehmen, die du bei Interesse bestätigen kannst. Auf Recruiting-Plattformen besetzen Unternehmen häufig Positionen, die sie zuvor nicht auf Jobportalen ausgeschrieben haben. Nutze den Vorteil dieses verdeckten Stellenmarkts für dich!

Anonymes Profil

Einen großen Vorteil bieten anonyme Bewerberdatenbanken, die Chancengleichheit zwischen den Bewerbern schaffen und dadurch den Fokus auf bisher erbrachte Leistungen legen, unabhängig von Herkunft, Geschlecht und Aussehen.


In den meisten Fällen sind Bewerberdatenbanken für Bewerber kostenlos und können frei genutzt werden.

Vorteile für Unternehmen

Für Personaler bietet ein Bewerberverzeichnis ebenfalls eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Geringerer Arbeitsaufwand durch eine zielgerichtete Suche mit verschiedenen Filtermöglichkeiten

  • Zeitersparnis: Die eingehende Masse an Bewerbungen muss nicht mehr gesichtet werden und das Schreiben von zahlreichen Absagen fällt weg

  • Arbeitskräfte in einer Datenbank sind meist wechselbereit oder aktiv auf Jobsuche

  • Anstatt jede einzelne Bewerbung zu sichten, schafft eine einfache Darstellung der Profile eine größere Übersichtlichkeit und erleichtert so die Suche

Nachteile einer Bewerberdatenbank

Als Bewerber kannst du nicht direkt steuern, welches Unternehmen sich bei dir meldet. Grundsätzlich solltest du darauf achten, eine Datenbank zu nutzen, bei der deine Profilinformationen nicht sofort einzusehen sind und deine Daten vertraulich behandelt werden. Denn falls dein derzeitiger Arbeitgeber von deiner Jobsuche Wind bekommt, kannst du dich schnell ins Aus katapultieren, anstatt dein Ausscheiden selbst in der Hand zu haben.

Damit deine persönlichen Daten sicher sind, achte unbedingt auf eine DSGVO-konforme Bewerberplattform (EU-Datenschutz-Grundverordnung).

Auch wenn eine Bewerberdatenbank für beide Seiten viele Vorteile aufweist, ist sie für die Unternehmensseite häufig mit Kosten verbunden. Ein weiterer Nachteil kann durch eine nicht regelmäßige Pflege der Datenbank entstehen, wenn die du dich nicht auf die Aktualität der Bewerberdatenbank verlassen kannst.


Arbeitgeber müssen in der Regel einen monatlichen Betrag, eine Gebühr für eine bestimmte Anzahl an Anfragen oder eine Erfolgsprovision zahlen. Auf einigen Plattformen fallen aber auch für die Kandidaten Kosten an. Meist, um einen Premium Account zu erhalten oder um einen gewissen Standard der Aktualität und Qualität zu erfüllen.


Für Personaler kann die Investition eine höhere Erfolgsquote und Seriosität eines Bewerbers bedeuten, denn zahlungsbereite Kunden pflegen ihr Profil und haben eine hohe Wechselbereitschaft.

Gerade für Arbeitgeber muss das Preis-Leistungsverhältnis stimmen, damit sich der Kostenaufwand lohnt:

  • Datenbanken müssen regelmäßig auf die Aktualität der Daten achten

  • Plattform pflegt Kontakt mit seinen Kandidaten

  • Ausreichend Suchfunktionen

  • Aussagekräftige und qualitativ aufbereitete Profile

Eine gut gepflegte Datenbank hat in der Regel ihren Preis, jedoch kann sich der finanzielle Aufwand durchaus lohnen, da die zeitaufwendige Sichtung von Bewerbermassen und die Schaltung von teuren Stellenanzeigen entfallen.

Ein Foto von Stefan Gerth

Autor: Stefan Gerth

Stefan hat sich während seines Studiums der Wirtschaftswissenschaften an der Ruhr-Universität Bochum intensiv mit dem Thema Bewerbung beschäftigt. So entstand die Idee, ein Unternehmen zu gründen. Eine Idee, die er in 2011 realisiert hat. Stefan ist Gründer und Geschäftsführer der webschmiede GmbH (Die-Bewerbungsschreiber.de & Bewerbung.net), schreibt seit Jahren Fachbeiträge und gibt Interviews zum Thema professionelle Bewerbungsunterlagen.


Zu Stefans Autorenprofil