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Briefkopf

Der Briefkopf begegnet dir in allen förmlichen Schreiben, wie zum Beispiel Geschäftsbriefen oder Bewerbungen. Was genau in den Briefkopf gehört, wo der Empfänger und der Absender zu finden sind, welche Formalitäten du bei der Gestaltung deines Briefkopfes beachten musst und die Antworten auf weitere häufig gestellte Fragen kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Ein Beitrag von Jakub Stejskal

Definition – Was ist der Briefkopf?

Der Briefkopf ist aus dem Schriftverkehr nicht wegzudenken. Vor allem in formellen Briefen wie Geschäftsbriefen kommt dem Briefkopf besondere Bedeutung zu. Er beinhaltet Informationen über Absender*in und Empfänger*in, Datum und Ort. Der Briefkopf kann unterschiedlich gestaltet werden. Oft befindet er sich in der Kopfzeile oder am Rand des Briefes. 

Informationen über Empfänger*in:

  • Name des Unternehmens (falls vorhanden)

  • Vor- und Nachname der Ansprechperson

  • Straße und Hausnummer

  • Postleitzahl und Ort

Informationen über Absender*innen:

  • Vor- und Nachname

  • Straße und Hausnummer

  • Postleitzahl und Wohnort

  • Telefonnummer

  • E-Mail-Adresse

Formale Vorgaben für den Briefkopf

Bei der Erstellung deines Briefkopfes gibt es einige formale Vorgaben bezüglich der Abstände zwischen einzelnen Elementen, der Seitenränder und der Schriftgröße und Schriftart, die du beachten solltest. 

Briefkopf DIN 5008

Aufbau und Abstände nach DIN 5008

Bei förmlichen Briefen wie zum Beispiel Bewerbungen oder Geschäftsbriefen bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite, wenn du dich bezüglich der Abstände nach den Vorgaben der DIN 5008 richtest.


Nach dieser Norm stehen deine Kontaktdaten – mit einem Abstand von 2 cm zum oberen Seitenrand – am Anfang des Briefes. Sie werden direkt untereinander angegeben und sind nicht durch Leerzeilen getrennt. In der Regel stehen sie rechtsbündig und umfassen fünf Zeilen.


Die Anschrift des Empfängers oder der Empfängerin wird durch drei Leerzeilen von deinen eigenen Kontaktdaten getrennt. Die Adresse wird linksbündig platziert und umfasst in der Regel vier Zeilen


Nach weiteren zwei Leerzeilen folgen dann rechtsbündig die Angabe von Ort und Datum. Durch zwei weitere Leerzeilen von Ort und Datum getrennt folgt linksbündig die Betreffzeile.

Schriftart und Schriftgröße im Briefkopf

Für den Briefkopf gibt es keine spezifische Vorgabe für die Schriftart und Schriftgröße. Grundsätzlich solltest du beides so auswählen, dass es für Personalverantwortliche gut lesbar ist. Zudem wird dazu geraten, in der Bewerbung nicht mehr als zwei Schriftarten und drei Schriftgrößen zu verwenden, weshalb du deine Auswahl auf das restliche Layout deines Bewerbungsschreibens abstimmen solltest.


Gängige Schriftarten für den Briefkopf sind demnach „Arial“, „Times New Roman“ und „Helvetica“. Die gängige Schriftgröße in Bewerbungen ist 11 oder 12 Punkt . Der Betreff kann entweder durch Fettdruck oder die Verwendung einer größeren Schrift (13 oder 14 Punkt) hervorgehoben werden. 


Du kannst den Spielraum in der Schriftgröße etwas zu deinem Vorteil nutzen, falls dein Anschreiben mit Größe 12 nicht auf eine Seite passt, kann es schon ausreichen, den Text um einen Punkt kleiner darzustellen. Nichtsdestotrotz sollte dein Bewerbungsschreiben inhaltlich kurz und ohne unnötige Umschreibungen formuliert sein.

Briefkopf im Anschreiben deiner Bewerbung

Dein Bewerbungsschreiben beginnt immer mit dem Briefkopf. Dieser enthält deine persönlichen Daten, die Daten der adressierten Person, das Datum, den Ort und die Betreffzeile. 

  • Die Informationen über den oder die Absender*in: Vor- und Nachname, Straße & Hausnummer, PLZ und Wohnort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse & optional einen Link zu Profilen in Karrierenetzwerken wie XING oder LinkedIn oder zu einer eigenen Website

  • Die Informationen über die adressierte Person / das Unternehmen: Name des Unternehmens & Rechtsform, Anrede, Vor- Nachname der Ansprechperson, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort

  • Datum: rechtsbündig in dem Format TT.Monat JJJJ oder TT.MM.JJJJ

  • Betreffzeile: hier nennst du die Stelle, auf die du dich bewirbst und falls vorhanden die Referenznummer bzw. Stellen-ID

Bezüglich deiner persönlichen Daten hast du etwas Spielraum bei der Gestaltung. Klassischerweise werden diese rechtsbündig untereinander dargestellt. Eine moderne Alternative ist die Platzierung in einer linksbündigen oder zentrierten Kopfzeile.  

Briefkopf in der Online-Bewerbung

Neben der Online-Bewerbung via Bewerbungsformular wird die Bewerbung häufig per Mail versendet. Dabei fehlt der klassische Briefkopf. Stattdessen solltest du die Betreffzeile nutzen, um die wichtigsten Schlagwörter zu übermitteln, damit Personalverantwortliche deine E-Mail direkt einordnen können.


Das Wort „Bewerbung“ sollte in jedem Fall in dem Betreff enthalten sein. Zudem solltest du die Stellenbezeichnung und falls vorhanden eine Stellen-ID mit angeben. Für die persönlichen Informationen, wie sie im klassischen Briefkopf zu finden sind, ist in der Betreffzeile kein Platz. In deinem Anschreiben und Lebenslauf hingegen erstellst du wie gewohnt deinen Briefkopf und füllst ihn mit deinen persönlichen Daten, sodass Personalverantwortliche dort die benötigten Informationen entnehmen können.

Kostenlose Briefkopf Vorlagen im Microsoft Word-Format

Hier findest du kostenlose Vorlagen für dein Anschreiben, welches du flexibel anpassen kannst. Dabei ersetzt du einfach die Platzhalter im Briefkopf durch reale Daten und schon hast du deinen ganz persönlichen Briefkopf. Zusätzlich findest du in der Vorlage ein Musteranschreiben. Falls du den Briefkopf also für eine Bewerbung erstellen möchtest, kannst du dieses zusätzlich zur Orientierung verwenden.     

Entdecke unsere weiteren zahlreichen konstenlosen, modernen Bewerbungsvorlagen mit Beispieltexten. Mit der überzeugenden Kombination aus Design und Text gewinnst du die Aufmerksamkeit der Personalverantwortlichen.

Briefkopf selbst erstellen

Wenn du deinen Briefkopf frei gestalten möchtest, ohne dich dabei auf Vorlagen zu stützen, kannst du zum einen unseren Briefkopf-Editor verwenden, um die Formatierung zu übernehmen oder du erstellst deinen ganz persönlichen Briefkopf direkt bei Word. 

Editor – Briefkopf online erstellen

Mit unserem Briefkopf-Editor kannst du deinen Briefkopf direkt in deinem Webbrowser erstellen. So hast du automatisch die Zeilenumbrüche voreingestellt. Du kannst die Musterdaten einfach durch deine persönlichen Daten und die des Empfängers oder der Empfängerin austauschen – probiere es dich direkt mal aus! Nachdem du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast, kannst du den Briefkopf ganz einfach in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Microsoft Word) einfügen. Ich wünsche dir viel Spaß!




Maria Muster
Musterweg 321
54321 Musterdorf
[email protected]
0171 23456789




Kaufen-Kaufen-Kaufen GmbH
Max Mustermann
Musterstraße 123
12345 Musterstadt



Musterdorf, TT.MM.JJJJ



Betreffzeile




Wenn du mit der Bearbeitung des Briefkopfs fertig bist, markiere einfach den Text in dieser Box und kopiere ihn. Anschließend kannst du ihn in ein Textverarbeitungsprogramm deiner Wahl einfügen.

Briefkopf in Word

Briefkopf in Word gestalten

Du kannst deinen eigenen individuellen Briefkopf auch direkt in Word erstellen. Dazu klickst du zuerst auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf die Option „Kopfzeile“


Du kannst nun beliebigen Text und auch Bilder oder Grafiken einfügen. Das kannst du nutzen, um bei einem Geschäftsbrief dein Firmenlogo einzubinden oder zum Beispiel bei einer kreativen Bewerbung eine von dir erstellte Visualisierung, um deiner Bewerbung eine individuelle Note zu verleihen.

Indem du mit einem Rechtsklick auf dein Bild auswählst „Textumbruch vor dem Text“ kannst du deine Grafik frei in deiner Kopfzeile verschieben!  

Briefumschlag richtig beschriften

Generell gilt bei allen Briefumschlägen ohne Fenster, dass sie im Querformat beschrieben werden. Du beschreibst nur die Vorderseite und platzierst die Absenderadresse oben links und die Empfängeradresse unten rechts.


Bei Briefumschlägen mit Fenster – sowohl im B4-Format als auch in kleineren Formaten – wird die Empfängeradresse mit bestimmten Abständen im Dokument platziert, sodass sie im Fenster zu sehen ist. Bei kleinen Umschlägen muss das Papier in drei gleichgroße Teile gefaltet werden. 

Anschriftenfeld erstellen

Das Anschriftenfeld beinhaltet die Empfängeradresse und einen Absenderhinweis. Das Feld besteht aus neun Zeilen und darf nicht größer sein als 4,5cm. Die ersten drei Zeilen des Feldes bieten Platz für Versendungsvermerke. Erst in der vierten Zeile beginnt demnach die Anschrift und erstreckt sich über sechs Zeilen. 


Enthalten sein muss (falls vorhanden) der Firmenname, die Straße mit der Hausnummer, die Postleitzahl und der Ort. Solltest du eine konkrete Ansprechperson kontaktieren, vermerkst du diese ebenfalls in dem Anschriftenfeld. Bezüglich der Schriftart ist es wichtig, dass sie maschinenlesbar ist. Dafür eignet sich zum Beispiel Arial in 10 bis 12pt. 

Der Briefkopf auf Englisch

Der Briefkopf oder wie er im Englischen heißt „letterhead“ unterscheidet sich hinsichtlich der Positionierung der Informationen in manchen Fällen von dem deutschen Briefkopf. Die Absender- und Empfängeradressen können im Englischen entweder wie im Deutschen oben links oder aber zentriert platziert werden.

Bei deiner eigenen Adresse solltest du auf die Verwendung von Abkürzungen und deutschen Sonderzeichen wie „ä“ oder „ß“ verzichten und diese stattdessen durch „ae“ und „ss“ ersetzen, um für internationale Verständlichkeit zu sorgen.


Schickst du einen Brief aus Deutschland, solltest du die Angabe „Germany“ deiner Adresse hinzufügen. Bei deiner Telefonnummer musst du die internationale Vorwahl für Deutschland (0049) ergänzen, um sicherzugehen, dass du von der adressierten Person im Ausland kontaktiert werden kannst.


Achte zudem auf mögliche Unterschiede in der Schreibweise des Datums. Diese unterscheidet sich je nach Zielland deines Briefes. Die britische Schreibweise gibt die Reihenfolge „8 October 2018“ vor, während es nach der amerikanischen Schreibweise „October 8, 2018“ heißen muss.


Die Adresse des Empfängers oder der Empfängerin sollte die folgenden Informationen in entsprechender Reihenfolge enthalten: 

  • Titel, Name

  • Position

  • Name des Unternehmes

  • Straße

  • Ort

Weitere häufig gestellte Fragen zum Briefkopf

Schreibt man beim Empfänger „Herr“ oder „Herrn“?

Bei einem Brief an einen männlichen Empfänger verwendest du immer die Anrede „Herrn“. Das hat den Grund, dass die Anrede im Akkusativ steht. Dahinter steht die Frage: An wen adressierst du den Brief? – an Herrn Muster.

Wie verwende ich den Zusatz „zu Händen“?

Der Zusatz „zu Händen“ wird verwendet, um sicherzustellen, dass dein Brief bei der zuständigen Person ankommt. Um nicht zu viel Platz in der Anschrift zu verschwenden, kann der Ausdruck mit „z. Hd.“, „z. H.“ oder „z. Hdn.abgekürzt werden. Diese Abkürzung schreibst du direkt vor den Namen des Empfängers oder der Empfängerin.


Der Zusatz „o. V. i. A.“ kann bei behördlichen Briefen zusätzlich verwendet werden, um sicherzustellen, dass dein Brief auch in Abwesenheit der zuständigen Person bearbeitet wird. Die Abkürzung steht für „oder Vertreter im Amt.“ 

Wie entwerfe ich einen Briefkopf ohne Ansprechperson?

Solltest du trotz ausführlicher Recherche keine Ansprechperson ausfindig machen können, richte dich bei deiner Empfängeradresse nach der Adresse aus dem Impressum oder der Kontaktseite, diese sollte auf jeder seriösen Webseite zu finden sein. Vor allem bei Bewerbungen solltest du jedoch auf jeden Fall versuchen, eine konkrete Ansprechperson ausfindig zu machen. Im Zweifel kannst du dich auch telefonisch bei dem Unternehmen erkundigen.

Wie adressiere ich zwei Personen im Briefkopf?

Der Fall, dass in einem Briefkopf zwei Personen angesprochen werden, kommt eher selten vor. Ein Beispiel dafür ist ein Brief an Eheleute. Dabei werden beide Namen vollständig genannt. Schreibe also zum Beispiel: „Frau Maria Muster, Herrn Max Mustermann“. Verzichte unbedingt auf die Verwendung der Anschrift „An das Ehepaar Muster“ oder „Herrn Max Mustermann und Frau“, da dies nicht mehr zeitgemäß ist.


Ein Foto von Jakub Stejskal

Autor: Jakub Stejskal

Jakub studierte Video an der SAE und war einige Jahre als Motiondesigner tätig. Durch sein Faible für Design, Typografie und Layout und zahlreiche Kundenaufträge in seiner Tätigkeit bei der webschmiede GmbH wurde Jakub zum Bewerbungsexperten. Er erstellt unsere Bewerbungsdesigns und visuellen Konzepte. Seit 2020 kombiniert Jakub seine Motiondesign-Skills mit seinem Fachwissen aus dem Bewerbungsbereich und produziert Videos für den YouTube Kanal von Bewerbung.net.


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