Briefkopf

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Der Briefkopf ist aus dem Schriftverkehr nicht wegzudenken. Vor allem in formellen Briefen wie Geschäftsbriefen kommt dem Briefkopf besondere Bedeutung zu. Er beinhaltet Informationen über Absender*in und Empfänger*in, Datum und Ort. Der Briefkopf kann unterschiedlich gestaltet werden. Oft befindet er sich in der Kopfzeile oder am Rand des Briefes. 

Bei der Erstellung deines Briefkopfes gibt es einige formale Vorgaben bezüglich der Abstände zwischen einzelnen Elementen, der Seitenränder und der Schriftgröße und Schriftart, die du beachten solltest. 

Bei förmlichen Briefen wie zum Beispiel Bewerbungen oder Geschäftsbriefen bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite, wenn du dich bezüglich der Abstände nach den Vorgaben der DIN 5008 richtest. Nach dieser Norm stehen deine Kontaktdaten – mit einem Abstand von 2 cm zum oberen Seitenrand – am Anfang des Briefes. Sie werden direkt untereinander angegeben und sind nicht durch Leerzeilen getrennt. In der Regel stehen sie rechtsbündig und umfassen fünf Zeilen.

Die Anschrift des Empfängers oder der Empfängerin wird durch vier Leerzeilen von deinen eigenen Kontaktdaten getrennt. Die Adresse wird linksbündig platziert und umfasst in der Regel vier Zeilen. Nach einer weiteren Leerzeile folgen dann rechtsbündig die Angabe von Ort und Datum. Durch eine weitere Leerzeile von Ort und Datum getrennt folgt linksbündig die Betreffzeile.

Für den Briefkopf gibt es keine spezifische Vorgabe für die Schriftart und Schriftgröße. Grundsätzlich solltest du beides so auswählen, dass es für Personalverantwortliche gut lesbar ist. Zudem wird dazu geraten, in der Bewerbung nicht mehr als zwei Schriftarten und drei Schriftgrößen zu verwenden, weshalb du deine Auswahl auf das restliche Layout deines Bewerbungsschreibens abstimmen solltest.

Gängige Schriftarten für den Briefkopf sind demnach „Arial“, „Times New Roman“ und „Helvetica“. Die gängige Schriftgröße in Bewerbungen ist 11 oder 12 Punkt . Der Betreff kann entweder durch Fettdruck oder die Verwendung einer größeren Schrift (13 oder 14 Punkt) hervorgehoben werden. 

Du kannst den Spielraum in der Schriftgröße etwas zu deinem Vorteil nutzen, falls dein Anschreiben mit Größe 12 nicht auf eine Seite passt, kann es schon ausreichen, den Text um einen Punkt kleiner darzustellen. Nichtsdestotrotz sollte dein Bewerbungsschreiben inhaltlich kurz und ohne unnötige Umschreibungen formuliert sein.

Neben der Online-Bewerbung via Bewerbungsformular wird die Bewerbung häufig per Mail versendet. Dabei fehlt der klassische Briefkopf. Stattdessen solltest du die Betreffzeile nutzen, um die wichtigsten Schlagwörter zu übermitteln, damit Personalverantwortliche deine E-Mail direkt einordnen können.

Das Wort „Bewerbung“ sollte in jedem Fall in dem Betreff enthalten sein. Zudem solltest du die Stellenbezeichnung und falls vorhanden eine Stellen-ID mit angeben. Für die persönlichen Informationen, wie sie im klassischen Briefkopf zu finden sind, ist in der Betreffzeile kein Platz.

In deinem Anschreiben und Lebenslauf hingegen erstellst du wie gewohnt deinen Briefkopf und füllst ihn mit deinen persönlichen Daten, sodass Personalverantwortliche dort die benötigten Informationen entnehmen können.

Hier findest du kostenlose Vorlagen für dein Anschreiben, welches du flexibel anpassen kannst. Dabei ersetzt du einfach die Platzhalter im Briefkopf durch reale Daten und schon hast du deinen ganz persönlichen Briefkopf. Zusätzlich findest du in der Vorlage ein Musteranschreiben. Falls du den Briefkopf also für eine Bewerbung erstellen möchtest, kannst du dieses zusätzlich zur Orientierung verwenden.     

Wenn du deinen Briefkopf frei gestalten möchtest, ohne dich dabei auf Vorlagen zu stützen, kannst du zum einen unseren Briefkopf-Editor verwenden, um die Formatierung zu übernehmen oder du erstellst deinen ganz persönlichen Briefkopf direkt bei Word. 

Mit unserem Briefkopf-Editor kannst du deinen Briefkopf direkt in deinem Webbrowser erstellen. So hast du automatisch die Zeilenumbrüche voreingestellt. Du kannst die Musterdaten einfach durch deine persönlichen Daten und die des Empfängers oder der Empfängerin austauschen – probiere es dich direkt mal aus! Nachdem du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast, kannst du den Briefkopf ganz einfach in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Microsoft Word) einfügen. Ich wünsche dir viel Spaß!

Du kannst deinen eigenen individuellen Briefkopf auch direkt in Word erstellen. Dazu klickst du zuerst auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf die Option „Kopfzeile“. 

Du kannst nun beliebigen Text und auch Bilder oder Grafiken einfügen. Das kannst du nutzen, um bei einem Geschäftsbrief dein Firmenlogo einzubinden oder zum Beispiel bei einer kreativen Bewerbung eine von dir erstellte Visualisierung, um deiner Bewerbung eine individuelle Note zu verleihen.

Generell gilt bei allen Briefumschlägen ohne Fenster, dass sie im Querformat beschrieben werden. Du beschreibst nur die Vorderseite und platzierst die Absenderadresse oben links und die Empfängeradresse unten rechts.

Bei Briefumschlägen mit Fenster – sowohl im B4-Format als auch in kleineren Formaten – wird die Empfängeradresse mit bestimmten Abständen im Dokument platziert, sodass sie im Fenster zu sehen ist. Bei kleinen Umschlägen muss das Papier in drei gleichgroße Teile gefaltet werden. 

Das Anschriftenfeld beinhaltet die Empfängeradresse und einen Absenderhinweis. Das Feld besteht aus neun Zeilen und darf nicht größer sein als 4,5cm. Die ersten drei Zeilen des Feldes bieten Platz für Versendungsvermerke. Erst in der vierten Zeile beginnt demnach die Anschrift und erstreckt sich über sechs Zeilen. 

Enthalten sein muss (falls vorhanden) der Firmenname, die Straße mit der Hausnummer, die Postleitzahl und der Ort. Solltest du eine konkrete Ansprechperson kontaktieren, vermerkst du diese ebenfalls in dem Anschriftenfeld. Bezüglich der Schriftart ist es wichtig, dass sie maschinenlesbar ist. Dafür eignet sich zum Beispiel Arial in 10 bis 12pt.