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Bewerbung per E-Mail

Die Zeiten, in denen du deine Bewerbung ausschließlich per Post verschicken konntest, sind vorbei. In den meisten Fällen musst du dich über ein Bewerbungsportal oder direkt per E-Mail bewerben. Dabei solltest du einige wichtige Aspekte beachten, die wir dir in diesem Artikel näher beleuchten. Von der E-Mail-Adresse bis zum Anhang: Mit unseren Tipps bewirbst du dich in 5 einfachen Schritten erfolgreich per E-Mail. Wir haben die E-Mail-Bewerbung in ihre Einzelteile zerlegt und uns chronologisch durch die Erstellung gearbeitet. Neben wertvollen Tipps findest du einige Beispiele für Formulierungen im E-Mail Anschreiben.

Ein Beitrag von Jan Werk

Bewerbungstipps

Bewerbung per E-Mail

Das Bild zeigt ein Beispiel für eine gelungene Bewerbung per E-Mail. Wir zeigen dir in den folgenden Abschnitten Schritt-für-Schritt, wie du deine E-Mail optimal gestaltest.

1. Nutze eine seriöse E-Mail-Adresse

Die eigene E-Mail-Adresse ist tatsächlich ein Aspekt, den viele Bewerbende vollkommen außer Acht lassen. Dabei ist diese E-Mail-Adresse das Erste, was die Personalverantwortlichen von dir sehen, wenn du ihnen deine Bewerbung per Mail zusendest. Daher solltest du dich für eine seriöse E-Mail-Adresse entscheiden und auf lustige Namen verzichten.


Auf der sicheren Seite bist du, wenn du folgende Punkte beachtest:

  • Verzichte auf Spitznamen

  • Verwende nur deinen Vornamen (ggf. abgekürzt) und vollständigen Nachnamen

  • Verzichte (falls möglich) auf die Verwendung deines Geburtsdatums

  • Trenne deinen Vor- und Nachnamen durch Punkt, Binde- oder Unterstrich voneinander

Beispiele für seriöse E-Mail-Adressen:

Negativbeispiele - So sollte deine E-Mail-Adresse niemals aussehen:

2. Recherchiere die richtige Kontaktperson

Achte beim Versand deiner Bewerbung darauf, diese nicht an die „info@“ oder „service@“ E-Mail-Adressen von Unternehmen zu adressieren. Du solltest stattdessen immer versuchen, eine konkrete Ansprechperson für Bewerbungen ausfindig zu machen. Ein kurzer Anruf oder die Recherche auf der Internetseite des Unternehmens können dabei behilflich sein. Nach einem Telefonat kannst du in deinem E-Mail-Text auch sehr gut Bezug auf das Besprochene nehmen.

Jan Werk
Jan Werk
 Fachautor von Bewerbung.net

„Grundsätzlich solltest du vor dem Absenden der E-Mail immer noch einmal die eingegebene E-Mail-Adresse überprüfen. Nicht selten führen Fehler in der E-Mail-Adresse dazu, dass E-Mails gar nicht erst ankommen. Das wäre im Falle einer Bewerbung besonders ärgerlich!“

3. Verwende einen professionellen E-Mail-Betreff

Der Betreff einer E-Mail ist vergleichbar mit der Überschrift eines seriösen Zeitungsartikels. Der Leser oder die Leserin sollte auf den ersten Blick den Grund für dein Schreiben erkennen. Deshalb gilt es, die wichtigsten Informationen in Kürze in den Betreff zu integrieren. Das Wort „Bewerbung“ darf also auf keinen Fall fehlen, ebenso wie die Stelle, auf die du dich bewirbst. Falls vorhanden, gehören auch die Stellen-ID oder Kennziffer in den Betreff. Damit erleichterst du den Personalverantwortlichen die Zuordnung deiner Unterlagen und erhöhst zeitgleich die Chance, dass deine E-Mail auch wirklich gelesen wird.


Beispiele für einen professionellen E-Mail-Betreff:

  • Bewerbung als Marketing-Managerin – Referenznummer: 1234

  • Bewerbungsunterlagen für die Stelle als Marketing-Manager (ID: 1234)

4. Formuliere einen ansprechenden E-Mail-Text

Bei der Bewerbung per Mail existieren zwei Möglichkeiten für die inhaltliche Gestaltung des E-Mail-Textes: Entweder wird das Anschreiben der Bewerbung direkt als Text der E-Mail umgesetzt oder in den Text der E-Mail kommen nur 1-3 Sätze und das Anschreiben wird im Anhang mitgesendet.


Keine der beiden Varianten ist per se falsch, wir raten jedoch immer zur zweiten Variante. So finden die Personalverantwortlichen alle Bewerbungsunterlagen zusammenhängend im Anhang und das Bewerbungsschreiben kann optisch ansprechend gestaltet werden. Zudem können die adressierten Personen die Bewerbung auf diese Weise genau dann aufmerksam lesen, wenn sie gerade Zeit dafür haben und werden diese nicht zwischen Tür und Angel „überfliegen“.


Solltest du dich für die zweite Variante entscheiden, gibt es einige Dinge, die du beachten solltest, da der E-Mail-Text das Erste ist, was die Personalverantwortlichen von dir lesen – noch vor den eigentlichen Bewerbungsunterlagen. Du solltest diesen also dazu nutzen, einen perfekten ersten Eindruck zu hinterlassen.


Folgende Punkte solltest du inhaltlich abdecken:

  • Die Begrüßung der adressierten Person

  • Hinweis auf die Stelle, auf die du dich bewirbst

  • Verweis auf die Bewerbungsunterlagen im Anhang

  • Angabe einer Telefonnummer für Rückfragen (optional)

  • Grußformel

  • Vor- und Nachname

Beispielformulierungen für den E-Mail-Text

Der E-Mail-Text deiner Online-Bewerbung sollte maximal 4-6 Zeilen lang sein. Du kannst darin entweder kurz auf deine Bewerbungsunterlagen im Anhang verweisen oder etwas detaillierter darauf eingehen, welche Unterlagen du deiner E-Mail beigefügt hast. Wichtig ist, dass du dich in beiden Fällen auf das Wesentliche konzentrierst und deinen E-Mail-Text nicht unnötig in die Länge ziehst. Die Personalverantwortlichen sollten auf einen Blick alle relevanten Informationen erhalten und sich daraufhin interessiert deine Bewerbungsunterlagen anschauen wollen.


Beispielformulierungen für den E-Mail-Text bei der Bewerbung per E-Mail:

  • „Sehr geehrte Frau Musterfrau, im Anhang sende ich Ihnen meine Bewerbung als Marketing-Managerin (Referenznummer: 1234). Melden Sie sich bei Rückfragen gerne unter der 0123 45678910 bei mir. Ich freue mich, von Ihnen zu hören.“

  • „Sehr geehrte Frau Musterfrau, anbei sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen für die Stelle als Marketing-Manager. In der Anlage befinden sich mein Anschreiben, Lebenslauf, ein Motivationsschreiben sowie meine Schul- und Arbeitszeugnisse. Sollten Sie weitere Unterlagen benötigen oder Fragen haben, kontaktieren Sie mich gerne. Über eine positive Rückmeldung Ihrerseits freue ich mich sehr.“

Weitere Beispiele und Muster für den Text deiner Bewerbung per E-Mail (auch auf Englisch) sowie die wichtigsten Tipps zur Bewerbung per E-Mail haben wir dir in einer PDF-Datei kompakt zusammengefasst. Lade sie dir durch einen Klick auf den unten stehenden Button jetzt kostenlos herunter!

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5. Füge deine Bewerbungsunterlagen als Anhang hinzu

Auch beim Anhängen deiner Bewerbungsunterlagen gibt es ein paar Punkte, welche du berücksichtigen solltest, um dich nicht bereits mit der E-Mail ins Aus zu befördern. Oft sind es eben diese Kleinigkeiten, die im Rennen um die Einladung zum Vorstellungsgespräch den Unterschied machen.

Bewerbungsunterlagen als einheitliche PDF-Datei versenden

Die Bewerbungsunterlagen müssen als eine einheitliche PDF-Datei zusammengefügt werden. Neuere Versionen von Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word erlauben es dir, Dateien direkt als PDF abzuspeichern. Ist das mit deinem Textverarbeitungsprogramm nicht möglich, kannst du auf kostenlose Online-Services zurückgreifen (z. B. freepdfconvert.com oder online2pdf.com).


Auch bei der elektronischen Bewerbung ist es wichtig, die Unterlagen zu unterschreiben. Dabei reicht es nicht, eine künstlich erzeugte Unterschrift einzufügen. Die gängigste Variante ist es, auf einem weißen Blatt zu unterschreiben, dieses einzuscannen und die Unterschrift als Bild-Datei in die Bewerbungsdokumente einzufügen. Alternativ kannst du ein Touchpad bzw. einen Touchscreen oder die Maus benutzen, um deine Signatur direkt elektronisch zu hinterlassen.

Eine genaue Anleitung, wie du deine Unterschrift in deine Bewerbung einfügst, findest du in unserem Fachartikel „Lebenslauf Unterschrift – So unterschreibst du deine Bewerbung“.

Die richtige Reihenfolge deiner Unterlagen

Die Reihenfolge deiner Bewerbungsunterlagen bei der Bewerbung per E-Mail unterscheidet sich nicht von der Reihenfolge einer klassischen Bewerbungsmappe in ausgedruckter Form:

  1. Anschreiben

  2. Deckblatt (optional)

  3. Lebenslauf

  4. Motivationsschreiben / Dritte Seite (optional)

  5. Anlagen (Zeugnisse und Zertifikate)

Bewerbung per E-Mail - Reihenfolge der Unterlagen

Aktuelle Versionen des kostenlosen Adobe Acrobat Readers erlauben es dir, direkt im Programm verschiedene PDF-Dateien in der von dir gewünschten Reihenfolge zusammenzufügen. Die Alternative dazu sind Online-Services wie combinepdf.com, wo du deine PDF-Dateien ebenfalls gratis zusammenfügen kannst.

Der Dateiname

Durch den Namen deiner Datei sollten Personalverantwortliche problemlos in der Lage sein, deine Bewerbung mit deiner Person in Verbindung zu bringen. Deine Datei sollte daher sowohl das Wort „Bewerbung“ als auch deinen Namen und gegebenenfalls die Position enthalten. Verzichte wiederum auf Dateinamen wie „Doc-1.pdf“ oder „Scan.pdf“, da dies unpersönlich und unprofessionell wirkt. Versuche ebenfalls, Leerzeichen im Dateinamen zu vermeiden, da diese in seltenen Fällen zu Problemen führen können. Trenne Wörter stattdessen mit einem Unterstrich oder Bindestrich.

Die Dateigröße

Die Größe deiner Datei im Anhang sollte maximal 3 Megabyte betragen, da sonst die Gefahr besteht, dass deine Bewerbung im Spam-Ordner deiner Ansprechperson landet. Um die Größe deiner Datei herauszufinden, klickst du mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählst dann „Eigenschaften“. Dort ist die Dateigröße unter „Größe“ bzw. „Größe auf Datenträger“ aufgeführt. Falls das Unternehmen bestimmte maximale Dateigrößen vorschreibt, findest du Informationen dazu in der Stellenausschreibung oder auf der Internetseite der Firma. Ist deine Datei zu groß, kannst du diese mit kostenlosen Tools wie PDF24 komprimieren. Auf den Versand von ZIP-Dateien solltest du auf jeden Fall verzichten, da sie einen Mehraufwand für die empfangende Person darstellen.

Wann sollte ich die E-Mail abschicken?

Der Zeitpunkt des E-Mail-Versandes ist ebenfalls ein Zeichen für Seriosität und somit von großer Bedeutung. Verschickst du deine Bewerbung nachts um 2 Uhr, kann dies durchaus negativ von der zuständigen Person aufgefasst werden. Auch wenn es sich um eine elektronische Zustellung handelt, solltest du beim Versand der Bewerbung gängige Zeiten einhalten. Wir empfehlen, die E-Mail dienstags vormittags abzuschicken, da dort in der Regel nicht so viele Bewerbungen eintreffen und die liegen gebliebene Arbeit der Personalverantwortlichen vom Wochenende bereits abgearbeitet ist. Sendest du deine Bewerbung beispielsweise samstags morgens, ist die Gefahr größer, dass sie in der Masse an E-Mails untergeht. Dadurch kann es dazu kommen, dass deine Bewerbungsunterlagen nicht mit voller Aufmerksamkeit gesichtet werden.


Wichtig: Überprüfe deine Unterlagen vor dem Abschicken! Deine Bewerbungsunterlagen und die E-Mail, mit der du sie verschickst, dürfen keine Fehler aufweisen. Nutze folgende Checkliste, um zu überprüfen, ob du an alles gedacht hast:

  • Ist die E-Mail mit einem prägnanten Betreff versehen?

  • Ist der Text in deiner E-Mail fehlerfrei?

  • Hast du alle verlangten Anhänge in deiner Datei eingefügt?

  • Hat dein Anhang das richtige Format (PDF) und die richtige Dateigröße (max. 3 MB)?

  • Hast du deine Datei aussagekräftig benannt?

  • Stimmt die E-Mail-Adresse der adressierten Person?

  • Versendest du die Bewerbung mit einer seriösen E-Mail-Adresse?

Weitere häufig gestellte Fragen zum Thema

Wie lange sollte ich auf eine Rückmeldung warten?

Sollte nach spätestens 3 Wochen noch keine Reaktion seitens des Unternehmens erfolgt sein, solltest du nachfragen, ob deine Unterlagen ohne Komplikationen eingegangen sind. Selbst wenn die E-Mail-Adresse und auch die Größe des Anhangs korrekt sind, können E-Mails schnell im Spam-Ordner landen. Per Telefon solltest du nur nachfragen, wenn du eine direkte Durchwahl hast. Generell bieten sich E-Mails immer an, da diese beantwortet werden können, wenn gerade Zeit ist. Außerdem weiß die zuständige Person nicht unbedingt auf Anhieb, wer du bist. 

Sollte ich eine Lesebestätigung anfordern?
Wir raten grundsätzlich davon ab, eine Lesebestätigung anzufordern, da dies die Personalverantwortlichen unnötig unter Druck setzen könnte. Um trotzdem sicherzugehen, dass deine E-Mail ohne Fehlermeldung verschickt wird, kannst du deine eigene E-Mail-Adresse in das Blind Carbon Copy Feld, kurz „Bcc“ einfügen. Wenn du die E-Mail ohne Probleme und Fehlermeldung erhalten hast, ist die Wahrscheinlichkeit ziemlich groß, dass die E-Mail auch bei der zuständigen Person angekommen ist.
Wie schreibe ich eine Kurzbewerbung per E-Mail?
Die Kurzbewerbung per E-Mail unterscheidet sich von der normalen Bewerbung per E-Mail dadurch, dass die Anlagen auf das Minimum reduziert werden. Die Bewerbung besteht dann nur noch aus einem Anschreiben, welches maximal eine Seite lang ist und einem maximal zwei Seiten langen Lebenslauf. Auf weitere Anlagen solltest du unbedingt verzichten. Auch hier fügst du dein Anschreiben und den Lebenslauf in einer PDF-Datei zusammen.
Ein Foto von Jan Werk

Autor: Jan Werk

Jan ist seit Anfang 2018 für die webschmiede GmbH tätig und ständig auf der Suche nach aktuellen Trends und Informationen rund um die Themen Bewerbung und Karriere. Dadurch garantiert er, dass unsere Leser immer auf dem neuesten Stand sind. Als Teil des Marketing-Teams konzipiert, lektoriert, erstellt und optimiert er Fachartikel für Bewerbung.net, die-bewerbungsschreiber.de und weitere Bewerbungsportale und ist somit an jeder Phase der Content-Erstellung beteiligt.


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