Zu Händen: Richtige Abkürzung im Briefkopf

Auch wenn heutzutage viele Dokumente per Mail versendet werden, gibt es dennoch Situationen, in denen wichtige Dokumente wie beispielsweise deine Bewerbung per Post verschickt werden. Vor allem dabei kann es sein, dass deine Dokumente in einem sehr großen Unternehmen mit vielen Abteilungen ankommen.

Um sicherzustellen, dass deine Unterlagen in der richtigen Abteilung beziehungsweise bei der zuständigen Person ankommen, gibt es den Vermerk „zu Händen“. Zu Händen verwendest du also dann, wenn du Informationen darüber hast, welche Abteilung dein Anliegen bearbeitet oder wer deine konkrete Ansprechperson ist.

Aufgrund von Platzknappheit im Adressfeld oder auf Briefumschlägen wird „zu Händen“ selten ausgeschrieben. Für gewöhnlich wird eine geläufige Abkürzung verwendet. Dabei hast du die Auswahl zwischen den Schreibweisen „z. Hdn.“, „z. Hd.“ und „z. H.“. Das Leerzeichen zwischen dem „z.“ und den folgenden Buchstaben kann bei Bedarf auch weggelassen werden.

So könnte der Briefkopf deines Bewerbungsschreibens mit dem Vermerk „zu Händen“ in einem unserer Bewerbungsdesigns aussehen. Diese kannst du ohne Probleme auf deine Bedürfnisse anpassen, da du sie als Word-Datei herunterlädst. Schau dir auch gern unsere anderen Bewerbungsvorlagen an. 

Es kann vorkommen, dass du wichtige Geschäftsbriefe oder Bewerbungsunterlagen ins Ausland versenden musst. Die Abkürzung „z. Hd / z. Hdn. / z. H.“ ist dabei nicht hilfreich, da sie nicht international verständlich ist. Es gibt ein englisches Pendant zu dem Vermerk, welches mit „for the attention of“ übersetzt wird. Als Abkürzung dafür wird „FOA“ oder auch „Attn.“ verwendet. Hier ist allerdings anzumerken, dass es vor allem in den USA weniger üblich ist, diesen Vermerk zu verwenden. Es ist also nicht wie in Deutschland fester Bestandteil des Adressfeldes.

Diese Formulierung ist nicht zu verwechseln mit c/o. Diese Abkürzung steht für die englische Formulierung „care of“. Das wird im Deutschen mit „bei“, „wohnhaft bei“ oder „im Hause“ übersetzt. Verwendet wird dieser Vermerk, wenn die adressierte Person beispielsweise keine eigene Adresse hat oder über eine Adresse zu erreichen ist, die auf eine andere Person gemeldet ist. 

Korrekt verwendet sieht das Ganze dann so aus:

„Frau Beispiel, c/o Fam. Muster, Musterweg 1, 12345 Beispielstadt“ 

Die meiste geschäftliche Kommunikation läuft heutzutage ohnehin online ab. Auch der Bewerbungsprozess findet meist im Rahmen einer Online-Bewerbung oder einer Bewerbung per E-Mail statt. Dadurch findet der Vermerk zu Händen nur noch selten Verwendung. In manchen Fällen werden allerdings auch heute noch wichtige Unterlagen per Post versendet und um sicherzustellen, dass diese bei der zuständigen Person ankommen, kann der Vermerk verwendet werden. Ob die Verwendung allerdings noch zeitgemäß ist, ist umstritten. In der DIN 5008 Norm kommt der Ausdruck „zu Händen“ gar nicht vor. Deshalb ist es mittlerweile nicht ungewöhnlich, den Ausdruck bzw. die Abkürzung wegzulassen und stattdessen nur „Herrn Muster“ oder „Frau Beispiel“ zu schreiben. 

Der Zusatz „zu Händen“ auf dem Briefumschlag dient lediglich der erleichterten Zuordnung. Der Hinweis stellt keinen Vertraulichkeitsvermerk dar, was bedeutet, dass der Brief bedenkenlos zum Beispiel im Sekretariat oder der Poststelle geöffnet werden kann.

In manchen Fällen wird sogar zusätzlich die Abkürzung „o. V. i. A.“ verwendet, was für „oder Vertreter im Amt“ steht. Das bedeutet, dass auch beispielsweise die Urlaubsvertretung oder generell eine andere Person dazu befugt ist, das Anliegen zu bearbeiten, falls die Ansprechperson nicht anwesend ist.

Wird in der Anschrift zuerst der Name einer Person und anschließend der Firmenname genannt, ist es ratsam, dieses Schreiben nicht zu öffnen. Es handelt sich dabei zwar nicht um einen Vertraulichkeitsvermerk, es ist allerdings davon auszugehen, dass der Absender oder die Absenderin ein persönliches Anliegen hat.

Steht in dem Adressfeld jedoch der Zusatz „vertraulich“ oder „persönlich“, stellt dies einen expliziten Vertraulichkeitsvermerk dar, wonach nur die Person adressierte Person befugt ist, diesen Brief zu öffnen. Wenn eine unbefugte Person das Schreiben öffnet, stellt das einen Verstoß gegen das Briefgeheimnis dar.