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Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch ist geschafft! Aber wie geht es jetzt weiter? Wir verraten dir mithilfe vieler Beispielformulierungen und Tipps, wann du mit einer Zu- oder Absage des Unternehmens rechnen kannst und wie du auf verschiedene Rückmeldungen reagieren solltest. Für Bewerber und Arbeitgeber stellen wir zudem jeweils eine kostenlose Download-Datei mit allen Beispielen rund um die Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch zur Verfügung.

Reflexion – Wie war das Vorstellungsgespräch?

Bevor du dir Gedanken machst, ob und wann du eine Zusage bekommst, solltest du zunächst dein Bewerbungsgespräch reflektieren:

  • Konnte ich alle Fragen des Personalers beantworten und wie haben sie auf meine Antworten reagiert?

  • Habe ich gute eigene Fragen gestellt?

  • War ich sehr nervös oder wirkte ich souverän?

  • Bin ich zufrieden mit meiner Selbstpräsentation und meinem gesamten Auftritt?

  • Gefallen mir das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle weiterhin?

Wenn du z. B. mit deiner Selbstpräsentation nicht zufrieden bist, kannst du daraus wertvolle Schlüsse ziehen und dich zukünftig besser auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten. So kannst du deinen Auftritt bewerten und deine Chancen aus Sicht des Unternehmens einschätzen.


Dir hat das Vorstellungsgespräch gut gefallen und der Arbeitgeber und die Position sagen dir zu? Dann verfasse ein Dankschreiben ein oder zwei Tage nach dem Interview, um dein Interesse an der Stelle zu bestärken.

Zeitrahmen – Wann kann ich eine Rückmeldung erwarten?

In den meisten Fällen teilen dir die Personaler am Ende des Gesprächs mit, wann du eine Rückmeldung erhältst. Ansonsten nutze die Gelegenheit, selbst zum Schluss einmal nachzufragen. In der Regel beträgt die Frist ein bis zwei Wochen.

Es kann verschiedene Gründe geben, wieso der Entschluss länger dauert:

  • Bei größeren Unternehmen wird der Betriebsrat eingeschaltet: Der Prozess kann langwierig sein

  • Die Fach- oder Personalabteilung ist überlastet (z. B. durch Krankheitsfälle, Urlaubszeit etc.) und die Verantwortlichen sind abwesend

  • Feiertage (insbesondere die Weihnachtszeit) können zu Verzögerungen führen

  • Plötzlich auftretende Herausforderungen für das Unternehmen (z. B. die Corona-Pandemie oder der Ausfall einer Produktionsstelle)

  • Der Konkurrent hat noch nicht unterschrieben, obwohl die Stelle schon inoffiziell vergeben ist

  • Das Unternehmen hat noch weitere Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen und möchte sich von denen ebenfalls ein Bild machen

  • Wenn du nicht die erste Wahl bist und die Unternehmen auf Rückmeldungen der anderen Bewerber warten

Wann erfolgt das Feedback nach dem 2. Vorstellungsgespräch?

Das zweite Vorstellungsgespräch zeigt, dass du im ersten Interview überzeugt hast und es zum letzten Schritt des Bewerbungsverfahrens geschafft hast.


Wenn dir eine Frist für die Entscheidungsfindung mitgeteilt wurde, warte diese unbedingt ab und frage erst wenige Tage später nach dem Stand des Prozesses. Wurde keine Frist kommuniziert, kannst du schon in den nächsten Tagen bei dem Unternehmen nachfragen.


Durch deine Erfahrungen aus dem ersten Gespräch, kannst du Rückschlüsse auf die Dauer der Rückmeldung ziehen. Wenn du dort nach zwei Wochen eine Rückmeldung bekommen hast, warte nun ebenfalls diese Zeitspanne ab.

Keine Rückmeldung bekommen – So fragst du nach

Solange du keine Absage der Bewerbung erhalten hast, bist du noch im Rennen! Wenn dir keine Frist mitgeteilt wurde, kannst du nach ca. einer Woche beim Unternehmen nachfragen. Rufe deinen Ansprechpartner dazu unter seiner Durchwahlnummer an und frage höflich nach, wie es um die beworbene Stelle steht. Wichtig ist, dass du alle erforderlichen Informationen zu der Position (z. B. die Referenznummer) parat hast.

Dazu kannst du dich an folgender Beispielformulierung für ein Telefonat orientieren:

  • „Guten Tag Herr Ansprechpartner, mein Name ist Maria Mustermann. Ich hatte am TT.MM. ein Vorstellungsgespräch für die Stelle als Marketingmanagerin bei Ihnen, das mir sehr zugesagt hat. Ich habe bisher keine Rückmeldung erhalten. Können Sie mir sagen, wie der Status meiner Bewerbung in Ihrem Bewerbungsverfahren momentan ist? […] Ich bedanke mich für das Gespräch und wünsche Ihnen eine angenehme Woche.“

Wenn sich niemand meldet, kannst du dich per E-Mail nach dem Status deiner Bewerbung erkundigen.


Zur Inspiration kannst du folgende Beispiel-E-Mail verwenden:

  • „Betreff: Vorstellungsgespräch vom TT.MM.JJJJ für die Stelle als Personalreferent Sehr geehrte Frau Ansprechpartnerin, ich möchte mich erneut für das Vorstellungsgespräch vom TT.MM. für die Stelle als Personalreferent bedanken. Gerne möchte ich mich nach dem Status meiner Bewerbung erkundigen. Ihre Unternehmenskultur und die Tätigkeiten haben mir sehr zugesagt, sodass ich mich freuen würde, ein Teil Ihres Teams zu werden. Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann“

Um die Zeit zu überbrücken, solltest du die Augen nach anderen Jobs offenhalten und weitere individuelle Bewerbungsschreiben verfassen. So kannst du dich bei einer Absage schnell umorientieren und dich auf neue Bewerbungsphasen konzentrieren.

Rückmeldung erhalten – Richtig zu- und absagen

Endlich ist sie da: Die langersehnte Rückmeldung! Wie du deine Zusage bestätigst, eine Zusage absagst und wie du auf eine Absage antworten kannst, erfährst du im folgenden Abschnitt.

Mirko Bettenhausen

Mirko Bettenhausen

Fachautor von Bewerbung.net

„Häufig werden Zwischenbescheide versendet, um die Bewerber weiterhin um Geduld zu bitten. Darauf solltest du in der Regel nicht antworten, außer du hast dich gegen das Unternehmen entschieden. Dann kannst du die Stelle bereits im Vorfeld absagen.“

Eine Zusage richtig bestätigen

Der Job ist nun endlich in der Tasche! Jetzt gilt es nur noch, eine Bestätigung zu formulieren und schon startest du bald in deinen neuen Job.


Du kannst dein Jobangebot wie in folgenden Beispielen bestätigen:

  • „Sehr geehrte Frau Ansprechpartnerin, ich bedanke mich recht herzlich für Ihre Zusage des Jobangebots als Einkäufer. Gerne nehme ich dieses an und freue mich, ab dem TT.MM. Teil Ihres Teams zu sein. Wie wird nun die weitere Vorgehensweise aussehen? Dazu können Sie mich ebenfalls kurz anrufen. Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann“

  • „Sehr geehrte Frau Ansprechpartnerin, vielen Dank für das freundliche Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen. Ihre Zusage des Jobangebots als Einkäufer freut mich sehr und nehme dieses gerne an. Für eine Vertragsunterschreibung stehe ich Ihnen am TT.MM. oder am TT.MM. ab 15 Uhr zur Verfügung. Ansonsten können Sie mir gerne weitere Terminvorschläge unterbreiten oder den Arbeitsvertrag per Post zusenden. Ich freue mich auf die baldige Zusammenarbeit. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann“

Positives Feedback, aber doch kein Interesse?

Es kann vorkommen, dass du eine Zusage erhältst, obwohl du diese ablehnen möchtest.

Folgende Gründe können dafür in Frage kommen:

  • Dir hat das Unternehmen oder der Arbeitsplatz nicht gefallen

  • Deine Erwartungen an die Stelle wurden nicht erfüllt

  • Du hast dich bereits für einen anderen Betrieb entschieden

Dann solltest du dem Personaler höflich absagen, um für eine eventuelle spätere Anstellung positiv in Erinnerung zu bleiben.


Solltest du die Zusage am Telefon erhalten, kannst du dich bedanken und freundlich mitteilen, dass du das Jobangebot ablehnst. Aus Höflichkeit solltest du den Grund für deine Absage nennen, um dem Unternehmen ein Feedback zu geben.


Wenn du die Zusage per E-Mail bekommst, solltest du dem Personalverantwortlichen ebenfalls deinen Dank aussprechen und ihm eine diplomatische Absage erteilen.

Beispielformulierungen für eine Absage eines Jobangebots per E-Mail lauten:

  • „Sehr geehrte Frau Ansprechpartnerin, vielen Dank für Ihre Zusage des Jobangebots als Projektmanager. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich mich für ein anderes Unternehmen entschieden habe, das meine persönlichen Werte und Ziele verstärkt unterstützt. Ich bedanke mich herzlich für die aufgebrachte Zeit und das angenehme Bewerbungsgespräch. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann“

  • „Sehr geehrte Frau Ansprechpartnerin, ich bedanke mich für Ihre Zusage des Jobangebots als Projektmanager. Nach reiflicher Überlegung habe ich mich dazu entschlossen, Ihre angebotene Stelle abzulehnen, da diese doch nicht meinen Vorstellungen entspricht. Ich entschuldige mich für die entstandenen Unannehmlichkeiten und bitte Sie um Verständnis für meine Entscheidung. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann“

Negative Rückmeldung – Auf die Absage antworten

Nach langem Warten hast du nun Gewissheit: Das Unternehmen hat dich als Mitarbeiter abgelehnt. Doch nicht gleich den Kopf hängen lassen! Die Jobbörsen sind voll von Stellenanzeigen, die dich ebenfalls interessieren könnten.


Oft verwenden Unternehmen Standardfloskeln, die die Absage nicht begründen wie z. B.: „Leider können wir Sie im Bewerbungsverfahren nicht weiter berücksichtigen.“.


Wenn du ein gutes Gefühl bei dem Gespräch hattest und du dich für zukünftige Interviews verbessern möchtest, solltest du deinen Ansprechpartner höflich um ein Feedback bitten. Achte darauf, dass du dabei nicht aufdringlich und verzweifelt wirkst, sondern professionell bleibst.

Du kannst zum Beispiel so deine Antwort auf die Absage formulieren:

  • „Sehr geehrte Frau Ansprechpartnerin, vielen Dank für Ihre Mitteilung bezüglich der Stelle als Buchhalter, obwohl ich Ihre Absage außerordentlich bedauere. Sie wären mir sehr behilflich, wenn Sie mir den Grund Ihrer Absage nennen können, sodass ich aus Ihrem Feedback lernen kann. Natürlich können Sie mich dies bezüglich ebenfalls telefonisch kontaktieren. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann“

Wenn du weitestgehend positives Feedback bekommen hast, kannst du ebenfalls folgende Formulierung in deiner Antwort auf die negative Rückmeldung aufnehmen:

  • „Sehr geehrte Frau Ansprechpartnerin, ich bedanke mich für Ihre Rückmeldung bezüglich der Stelle als Buchhalter, obwohl ich Ihre Absage selbstverständlich bedauere. Für meine weitere Bewerbungsphase würde es mir sehr helfen, wenn Sie mir die genauen Gründe Ihrer negativen Rückmeldung nennen könnten. Dazu können Sie mich auch kurz anrufen. Meine Bewerbungsunterlagen können Sie gerne abspeichern und mich in den Talentpool Ihres Unternehmens aufnehmen, um meine Bewerbung bei Bedarf für zukünftige Anstellungen zu berücksichtigen. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann“

Alle hilfreichen Beispielformulierungen für deine Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch haben wir dir hier als kostenloses Download-Dokument zusammengefasst.

Als Personaler eine Rückmeldung erteilen

Als Personalverantwortlicher ist es wichtig, die Bewerber frühzeitig über den aktuellen Stand der Entscheidungsfindung zu informieren, sei es eine Zu- oder Absage. Ansonsten steht das Unternehmen nicht gut da und ein schlechtes Image durch negative Arbeitgeber-Bewertungen macht die Personalsuche in Zukunft nicht einfacher.

Pflichten des Arbeitgebers

Bei dem Bewerbungsprozess wirst du als Personalverantwortlicher mit mehreren Pflichten konfrontiert, die du unbedingt einhalten solltest. Andernfalls zeugt dies von Respektlosigkeit und Unprofessionalität.


Neben der sorgfältigen Aufbewahrung und einem rechtmäßigen Umgang mit übermittelten Unterlagen, musst du alle Unklarheiten während des Bewerbungsverfahrens beseitigen. Bei der Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch gilt, dass die Entscheidung für einen Bewerber nicht unangemessen hinausgezögert werden darf.


Wenn es um den Abschluss des Arbeitsvertrags geht, dürfen keine missverständlichen Angaben gemacht werden. Das bedeutet, du darfst nicht den Eindruck erwecken, der Bewerber habe die Stelle sicher und der Vertragsabschluss sei nur noch eine reine Formalität, wenn dies nicht der Fall ist.

Geeigneter Zeitraum für eine Rückmeldung

Durch eine zügige Rückmeldung spart das Unternehmen Zeit und Geld, denn es muss sich nicht mit Bewerbern mühen, die sich nach dem Status ihrer Bewerbung erkundigen.


Deshalb ist es sinnvoll, dem Kandidaten so schnell wie möglich zu- oder abzusagen. Natürlich dauert das Entscheidungsverfahren in größeren Unternehmen länger. Hier wäre der Versand eines Zwischenbescheids sinnvoll. Dennoch sollte spätestens nach einer bzw. zwei Wochen eine Rückmeldung erfolgen.

Dem Bewerber zusagen

Die Entscheidung ist gefallen und ein glücklicher Bewerber steht fest. Jetzt fehlt nur noch eine passende Formulierung für eine Zusage.


Folgende Beispiele dienen zur Inspiration:

  • „Sehr geehrter Herr Muster, wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung als XY und Ihr entgegengebrachtes Interesse an unserem Unternehmen. Aus einer großen Bewerberauswahl haben Sie uns mit Ihren Kompetenzen und Ihrem Auftritt überzeugt. Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir uns für Sie entschieden haben. Wir hoffen, dass auch Sie von unserem Unternehmen begeistert sind. Geben Sie uns bitte bis zum TT.MM.JJJJ Bescheid, ob Sie das beigefügte Jobangebot annehmen möchten. Wir stehen Ihnen bei Fragen selbstverständlich zur Verfügung und freuen uns auf Ihre Unterstützung unseres Teams. Mit freundlichen Grüßen Maria Mustermann Muster GmbH“

  • „Sehr geehrter Herr Muster, vielen Dank für Ihre Bewerbung als XY und Ihr entgegengebrachtes Interesse an unserem Unternehmen. Sie haben uns mit Ihren Fähigkeiten und Ihrem Auftritt überzeugt. Deshalb haben wir uns für Sie entschieden und übersenden Ihnen das angehängte Jobangebot. Bitte setzen Sie sich mit Frau Ansprechpartnerin in Verbindung, um einen Termin für die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags festzulegen. Wir freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit und stehen bei Fragen jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Maria Mustermann Muster GmbH“

Dem Kandidaten absagen

Wenn du einen passenden Bewerber für die Stelle gefunden hast, bleibt es nicht aus, den anderen Kandidaten abzusagen.


Du kannst dich für eine negative Rückmeldung an folgenden Beispielen orientieren:

  • „Sehr geehrter Herr Muster, die Resonanz auf unsere Stellenanzeige der Stelle XY war sehr positiv, sodass es keine leichte Aufgabe war, aus vielen Bewerbungen die Person auszuwählen, die am besten auf die ausgeschriebene Stelle passt. Nach Auswertung aller Bewerbungen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für eine andere Person entschieden haben. Wir bedauern, Ihnen keine positive Nachricht überbringen zu können und hoffen, dass Sie bald eine Ihren Vorstellungen entsprechende Position finden werden. Für Ihre berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute und weiterhin viel Erfolg. Mit freundlichen Grüßen Maria Mustermann Muster GmbH“

  • „Sehr geehrter Herr Muster, wir bedanken uns für Ihre Bewerbung als XY und Ihr entgegengebrachtes Interesse an unserem Unternehmen. Es hat uns gefreut, Sie in einem Gespräch persönlich kennenzulernen. Leider müssen wir Ihnen nach umfassenden Überlegungen mitteilen, dass wir Sie im Bewerbungsverfahren nicht weiter berücksichtigen können. Dennoch hat uns Ihr Auftritt außerordentlich gefallen, sodass wir Sie gerne in unserem Talent-Pool aufnehmen möchten. Bei Bedarf kommen wir bei ähnlichen Stellen auf Sie zurück. Schauen Sie sich ebenfalls gerne auf unserer Karriereseite aktuelle freie Positionen an. Wir freuen uns auf Ihre erneute Bewerbung! Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Erfolg und alles Gute für Ihre persönliche und berufliche Zukunft. Mit freundlichen Grüßen Maria Mustermann Muster GmbH“

Mit unserer kostenlosen PDF-Datei mit Mustervorlagen für eine Zu- und Absage bleibt das Unternehmen den Bewerbern positiv im Gedächtnis!