Strukturiertes Interview

Das Vorstellungsgespräch ist nach deiner Bewerbung der nächste wichtige Schritt im Bewerbungsprozess. Um deinen favorisierten Job zu bekommen, solltest du dich optimal darauf vorbereiten. Doch nicht jedes Vorstellungsgespräch folgt dem gleichen Prozess. Neben dem klassischen freien Bewerbungsgespräch existieren auch strukturierte Interviews, die einen festen Ablauf haben. Hier erfährst du, wie ein strukturiertes Interview abläuft, welche Formen es gibt und auf welche Fragen du dich vorbereiten solltest.

Ein Beitrag von Jan Werk

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein strukturiertes Interview?
Die Vorbereitung auf ein strukturiertes Interview
Ablauf und Zusammensetzung des strukturierten Interviews
Beispiele für Interviewfragen und mögliche Antworten
Spezielle Typen eines strukturierten Interviews
Wann ist ein strukturiertes Interview sinnvoll?

Was ist ein strukturiertes Interview?

Ein strukturiertes Interview ist ein Vorstellungsgespräch, welches einem festen Ablauf folgt. Vor dem Gespräch werden Fragen festgelegt, die den Bewerbenden gestellt werden. Diese beziehen sich vor allem auf die ausgeschriebene Position und sollen entscheidende Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen abfragen, die für die Stelle notwendig sind. Alle Antworten und Eindrücke werden dokumentiert, um im Anschluss eine systematische Bewertung zu ermöglichen. Da allen Bewerbenden die gleichen Fragen gestellt werden, können diese nach objektiven Kriterien verglichen werden.

Bei einem freien Interview ist der Ablauf dagegen nicht festgelegt und es wird kein systematischer Fragenkatalog genutzt. Die Fragen der Personalverantwortlichen erfolgen spontan, wodurch jede Person andere Fragen gestellt bekommen kann. Die Antworten und Eindrücke werden nicht systematisch aufgeschrieben, wodurch die Auswertung des Gesprächs eher anhand des Bauchgefühls zustande kommt und nicht durch eine methodische Vorgehensweise.

Warum wird ein strukturiertes Interview angewendet?

Ein strukturiertes Interview kann durch seine standardisierte Form dabei helfen, möglichen Benachteiligungen oder Diskriminierungen entgegenzuwirken. Da die Antworten und Reaktionen in ein Schema gegliedert werden und die Auswertung des Gesprächs systematisch anhand des Protokolls erfolgt, kann die Auswahl anhand der beruflichen Qualifikationen getroffen werden. Die Kriterien werden vor dem Vorstellungsgespräch festgelegt und Faktoren wie beispielsweise Herkunft, Geschlecht, Hautfarbe oder familiärer Hintergrund spielen bei der Auswertung des Protokolls keine Rolle.

Die Vorbereitung auf ein strukturiertes Interview

Deine Vorbereitung auf ein strukturiertes Interview sollte sich an der Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch orientieren. Viele Aspekte sind ähnlich und sollten deshalb genauso beachtet werden.

Informiere dich zunächst über das Unternehmen und die Branche. Die Informationen ermöglichen dir ein souveränes Auftreten im Gespräch und du kannst gleichzeitig geschickt auf Nachfragen der Personalverantwortlichen antworten. Außerdem kannst du so Rückschlüsse auf mögliche Fragen ziehen, die dir gestellt werden können. Bei einer Bewerbung im öffentlichen Dienst können zum Beispiel spezifische Fragen wie „Wieso möchten Sie eine Stelle im öffentlichen Dienst übernehmen?“ oder „Was hat Sie dazu bewegt, sich speziell in unserer Behörde zu bewerben?“ gestellt werden.

Überlege dir Antworten, die authentisch klingen. Versuche, deine Stärken und Schwächen ehrlich darzulegen und bringe für deine Schwächen konstruktive Lösungsansätze mit an. Die Personalverantwortlichen möchten in einem strukturierten Interview mehr über deine persönlichen Eigenschaften, Kompetenzen und Soft Skills erfahren. Damit Sie sich ein Bild machen könne, ob du für die Stelle geeignet bist und in das Unternehmen passt, solltest du selbstbewusst Auftreten und trotzdem ehrlich sein.

Finde für deine Antworten konkrete Beispiele. Das verstärkt deine Glaubwürdigkeit und zeigt, dass du dich selbst und deine Qualifikationen reflektieren kannst. Es geht dabei nicht darum, die Antworten bereits auswendig zu lernen. Stattdessen solltest du dir deine größten und relevantesten Stärken, Qualifikationen und Soft Skills verinnerlichen und diese jederzeit anführen können.

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Ablauf und Zusammensetzung des strukturierten Interviews

Ein strukturiertes Interview folgt einem bestimmten Ablauf, den du vorab kennen solltest. So kannst du dich gezielt darauf vorbereiten. Im Normalfall dauert das Gespräch zwischen 45 bis 60 Minuten, bei Vorstellungsgesprächen für Führungspositionen kann sich dies bis auf zwei Stunden ausweiten.

Diesem Ablauf folgt ein strukturiertes Interview:

Begrüßung:
Das Gespräch beginnt mit der Begrüßung und einem kurzen Smalltalk.
Kennenlernphase:
Danach stellen die Personalverantwortlichen das Unternehmen vor und erläutern gegebenenfalls Details zu der ausgeschriebenen Stelle.
Selbstpräsentation:
Auch in einem strukturierten Interview musst du dich zunächst vorstellen. Lege den Fokus auf deine Soft Skills und Qualifikationen, die relevant für die Position sind und verdeutliche, warum du die richtige Person für den Job bist.
Diagnostik:
Daraufhin folgen die Fragen, die anhand des systematischen Fragenkatalogs gestellt werden. Die Kompetenzbereiche, die hier abgefragt werden, unterscheiden sich je nach Einsatzbereich und Karrierelevel der Position, für die du dich bewirbst. Neben fachlichen Kompetenzen, Arbeits- und Führungsverhalten, sozialen und kommunikativen Fähigkeiten sowie Leistungsbereitschaft und Motivation werden persönliche Wertvorstellungen und Einstellungen zur Work-Life-Balance behandelt.
Abschließende Phase:
Am Ende wird dir noch die Möglichkeit gegeben, eigene Fragen zum Unternehmen oder der ausgeschriebenen Stelle zu stellen. Das solltest du nutzen, um reflektierte und sinnvolle Fragen zu stellen und mehr über die Position zu erfahren. Am Ende folgt die Verabschiedung.

Beispiele für Interviewfragen und mögliche Antworten

Die Fragen eines strukturierten Interviews werden vor den Bewerbungsgesprächen von den Personalverantwortlichen ausgesucht und können deshalb unterschiedlich ausfallen. Allerdings gibt es Fragen, die in fast jedem Vorstellungsgespräch gestellt werden, unabhängig davon, in welcher Branche und für welche Jobposition du dich bewirbst. Diese beziehen sich hauptsächlich auf deine Persönlichkeit, Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Kritikfähigkeit, Kreativität und Motivation.

Typische Fragen und Beispiele für Antworten zu deiner Persönlichkeit:

„Wie würden Ihre Freunde Sie in drei Worten beschreiben?“
„Organisiert, teamfähig und analytisch. Ich kann sehr gut meine Arbeit allein strukturieren und erledigen, schätze aber dennoch den Austausch mit Mitarbeitenden und die Möglichkeiten, die sich einem Unternehmen dadurch bieten.“
„In welcher Ihrer persönlichen Eigenschaften würden Sie sich gerne weiterentwickeln?“
„Ich wäre gerne noch offener im Umgang mit neuen Kontakten. Damit es mir leichter fällt, auf andere Menschen zu zugehen, nehme ich im nächsten Monat an einem Coaching in diesem Bereich teil.“

Typische Fragen und Beispiele für Antworten zu deiner Belastbarkeit:

„Wie gelingt es Ihnen, unter Zeitdruck zu arbeiten?“
„Ich habe eine hohe Belastbarkeit und mir gelingt es auch unter Zeitdruck meine Arbeit bestmöglich zu erledigen. Das konnte ich besonders im Projekt XY zeigen. Trotz Problemfällen, die den Zeitplan gefährdet haben, konnte das festgelegte Enddatum eingehalten werden.“
„Was waren Ihre bisherigen größten Belastungen und wie sind Sie damit umgegangen?“
„Belastung war die Übernahme meiner letzten Führungsposition. Durch einige strukturelle Umstellungen musste die Abteilung neu aufgebaut werden und die passenden Mitarbeitenden eingearbeitet werden. Durch meine organisierte Arbeitsweise und meine Delegation konnten wir das Team in kürzester Zeit neu aufstellen und unsere Ziele erreichen.“

Typische Fragen und Beispiele für Antworten zu deiner Teamfähigkeit:

„Wenn Sie in einem Team arbeiten, welche Aufgaben übernehmen Sie und welche Rolle nehmen Sie ein?“
„In einem Team übernehme ich das Zeitmanagement und die Strukturierung der Aufgaben. Durch mein organisiertes Arbeiten fällt es mir leicht, Arbeitsabläufe zu strukturieren und dafür zu sorgen, dass Prozess in bestimmten Zeitfenstern ablaufen.“
„Wie beschreiben Sie Menschen, mit denen Sie gerne zusammen arbeiten?“
„Ich arbeite gerne mit Menschen zusammen, die sehr kreativ sind. Ich bin eher analytisch und ergänze mich daher gut mit kreativen Köpfen.“

Typische Fragen und Beispiele für Antworten zu deiner Kritikfähigkeit:

„Wie gehen Sie mit ungerechtfertigter Kritik um?“
„Ich sehe Kritik als Chance zu lernen, auch wenn nicht jede Kritik angebracht ist. Dennoch bleibe ich ruhig und hinterfrage, was ich aus dieser Situation mitnehmen kann.“
„Wie reagieren Sie, wenn Sie von ihrem Team kritisiert werden?“
„Konstruktive Kritik in einem Team ist wichtig und führt dazu, dass bestimmte Aspekte und Prozesse verbessert werden können. Deshalb höre ich zu und bitte mein Team dann um Lösungsansätze, um gemeinsam eine Verbesserung zu erreichen.“

Typische Fragen und Beispiele für Antworten zu deiner Kreativität:

„In welchen Situationen gehen Sie bei Ihrer Arbeit kreativ vor?“
„Ich gehe in meiner Arbeit insbesondere kreativ vor, wenn ich vor neuen Herausforderungen stehe und noch keine klaren Prozesse kenne, wie ich die Aufgabe am besten lösen kann. Ich probiere mehrere Strategien aus, bis ich zufrieden mit den Abläufen bin.“
„Was sind Ihre Handlungsmaßnahmen, wenn Sie keine Lösung für ein Problem haben?“
„Wenn ich nach eigenen Maßnahmen und weiterer Recherche ein Problem nicht lösen kann, versuche ich mit anderen Mitarbeitenden gemeinsam Ideen zu sammeln, um weiteren Input zu bekommen. Dabei entstehen immer Lösungsideen, die es so vorher nicht gab und die ich anwenden kann.“

Typische Fragen und Beispiele für Antworten zu deiner Motivation:

„Warum möchten Sie insbesondere in unserem Unternehmen anfangen?“
„Ihr Unternehmen steht für internationale Zusammenarbeit und kulturelle Vielfalt. Daher sehe ich Potenzial, meine Kenntnisse aus meinem Studiengang International Business Management, meine Erfahrung aus dem Auslandssemester und meine interkulturelle Kompetenz bei Ihnen miteinbringen zu können und mich gleichzeitig in diesen Bereichen weiterzuentwickeln.“
„Was ist Ihre größte Motivation, diese Stelle zu übernehmen?“
„Ich freue mich darauf, als Teamleitung Verantwortung für andere Mitarbeitenden und die Prozesse in der Abteilung zu übernehmen und meine Führungskompetenz unter Beweis zu stellen.“

Personalverantwortliche dürfen in einem Vorstellungsgespräch keine Fragen stellen, die das Persönlichkeitsrecht verletzen oder keinen Bezug zu der zu erbringen Arbeit haben. Dazu gehören Fragen zur politischen Einstellung, sexuellen Orientierung, Religion oder den Kinderwunsch. Diese unzulässigen Fragen musst du nicht beantworten.

Spezielle Typen eines strukturierten Interviews

Ein strukturiertes Interview kann unterschiedliche Schwerpunkte haben und dementsprechend in verschiedene Typen eingeteilt werden. Je nach ausgeschriebener Stelle und der Branche werden von den Personalverantwortlichen andere Interviewtypen für das Vorstellungsgespräch ausgewählt.

Behaviour Description Interview (BDI)

Diese Form des strukturierten Interviews ist biografisch orientiert. Im Laufe des Gesprächs stellen Personalverantwortliche vor allem Fragen, die sich auf kritische Situationen in deinem Lebenslauf beziehen. Dein bisheriges Verhalten wird mit dem Anforderungsprofil der Stelle verglichen und deine Antworten sollen einen Aufschluss darüber geben, ob du den Ansprüchen der Position gerecht werden kannst. Das BDI bezieht sich dementsprechend auf reale Situationen, die in deiner Vergangenheit liegen.

Möglicherweise werden die Fragen auf deinen persönlichen Lebenslauf zugeschnitten, dennoch bleiben sie kategorisierbar und deine Antworten können mit denen der anderen Bewerbenden verglichen werden. Es geht den Personalverantwortlichen nicht um eine Wissensabfrage, damit du kein auswendig gelerntes Wissen wiedergibst oder nur positive Antworten verwendest.

Mögliche Fragestellungen:

„Wie haben Sie sich in der Situation XY konkret verhalten?“
„Wie sind Sie mit dem Problem umgegangen?“
„Was waren Ihre ersten Lösungsansätze in dieser Situation?“

Biografisches Interview (BI)

Das biografische Interview ist ähnlich zum Behaviour Description Interview, da die Fragen ebenfalls anhand des Lebenslaufs gestellt werden. Das BI ist jedoch tiefer gehender und umfassender, da die einzelnen Situationen stärker hinterfragt werden.

Kritische Situationen werden von den Personalverantwortlichen eher während des Gesprächs aufgespürt, während deine relevanten Phasen thematisiert werden. Anhand deiner Aussagen können Personalverantwortliche erkennen, an welchen Stellen die Fragen sinnvoll sind und wo sie möglicherweise mehr über deine Persönlichkeit erfahren können.

Mögliche Fragestellungen:

„Was haben Sie aus dieser Situation gelernt?“
„Würden Sie nochmal die gleichen Entscheidungen treffen?“
„Wieso genau haben Sie diese Maßnahmen gewählt, als sie mit der Herausforderung konfrontiert waren?“

Situatives Interview (SI)

In einem Situativen Interview wirst du mit einer fiktiven Situation konfrontiert. Anstatt dein bisheriges Verhalten zu reflektieren, zielen die Fragen auf dein Verhalten in einem konkreten Problemfall ab. Im Gegensatz zum Behaviour Description Interview und dem biografischen Interview ist das situative Interview zukunftsorientiert. Alle Bewerbenden werden dabei mit der derselben Situation konfrontiert, die für das Gespräch konstruiert wurde.

Die angewendete Lösungsstrategie kann ebenfalls in ein Schema eingeordnet werden, wodurch die Antworten vergleichbar werden. Die Personalverantwortlichen haben so die Chance zu erfahren, wie du dich in der ausgeschriebenen Position verhalten würdest. Gleichzeitig kannst du indirekt mehr über den Aufgabenbereich und die Herausforderungen der Stelle erfahren.

Mögliche Fragstellungen:

„Während des Projektes, für welches Sie die Verantwortung tragen, bricht unter zwei Mitarbeitenden Streit aus. Wie reagieren Sie in der Situation?“
„Die Verkaufszahlen in Ihrem Unternehmen sinken immer weiter. Wie würden Sie in dieser Situation vorgehen und versuchen, die Verkaufszahlen wieder in einen positiven Bereich zu bringen?“
„Wie Verhalten Sie sich, wenn Sie in dieser Situation von einem unzufriedenen Kunden konfrontiert werden?“

Multimodales Interview (MI)

Das multimodale Interview kombiniert mehrere Ansätze und verläuft normalerweise in acht verschiedenen Phasen. Fünf dieser Abschnitte werden nach dem Gespräch von den Personalverantwortlichen bewertet. Gesprächsbeginn, Informationen über die Tätigkeit und der Gesprächsabschluss werden dabei außen vorgelassen.

Ablauf eines multimodalen Interviews:

Gesprächsbeginn
Selbstpräsentation:
Du gibst deinen persönlichen und beruflichen Hintergrund und erläuterst deine Kompetenzen sowie Soft Skills, die für die Stelle von Bedeutung sind.
Freier Gesprächsteil:
In diesem Teil werden offene Fragen gestellt, die an die Selbstpräsentation anknüpfen können.
Berufsorientierung und Organisationswahl:
Die Personalverantwortlichen werden dir Fragen zu deiner Bewerbung und zu deiner Berufswahl stellen. Außerdem möchten sie herausfinden, warum du dich in diesem Unternehmen beworben hast.
Biografie:
Die Daten in deinem Lebenslauf legen die Grundlage für die Fragen, die sich an deiner Biografie orientieren. Diese werden sich auf die zu besetzende Stelle beziehen und aus den Anforderungen abgeleitet.
Informationen über die Tätigkeit:
Du erhältst zudem Informationen über die zu besetzende Tätigkeit, das Unternehmen und deinen Arbeitsplatz.
Situative Fragen:
In diesem Teil werden wie im situativen Interview Fragen zu einer fiktiven Situation gestellt, die zu der ausgeschriebenen Stelle passt.
Gesprächsabschluss:
Neben deinen eigenen Fragen wird das weitere Vorgehen besprochen und möglicherweise weiterführende Vereinbarungen getroffen.

Semistrukturiertes Interview

Ein semistrukturiertes Interview ist der Mittelweg zwischen einem strukturierten und einem freien Interview. Die Personalverantwortlichen legen im Vorhinein bestimmte Fragen fest, die für die Besetzung der Stelle besonders wichtig sind. Darüber hinaus werden allerdings auch freie Phasen im Vorstellungsgespräch ermöglicht, in denen auf die individuellen Aspekte eines Bewerbenden eingegangen werden kann. Die Bewerbenden können aufgrund der festgelegten Fragen verglichen werden, dennoch gehen Ihre persönlichen Besonderheiten im Interview nicht verloren.

Wann ist ein strukturiertes Interview sinnvoll?

Ein strukturiertes Interview kann bei der Personalauswahl für jede Stelle und für jeden Bewerbenden geeignet sein. Die Personalverantwortlichen müssen sich im Vorhinein nur überlegen, ob sich der zusätzliche Aufwand eines strukturierten Interviews lohnt, da alle Fragen festgelegt und standardisiert werden müssen. Deshalb kommt das strukturierte Interview am häufigsten für höhere Hierarchieebenen, bei komplexeren Stellen oder bei Bewerbenden mit langjähriger Erfahrung zum Einsatz.

Doch auch beispielsweise Auszubildende, Hochschulabsolventen oder Beamte im öffentlichen Dienst können anhand eines strukturierten Interviews ausgewählt werden. Hier unterscheiden sich häufig nur die verschiedenen Typen, die angewendet werden.

Unterschiede der Anwendungsbereiche:

Situative Interviews werden vor allem bei der Besetzung von Positionen genutzt, die als Einstieg dienen, zum Beispiel für Auszubildende oder Hochschulabsolventen. Da die Bewerbenden über wenig Berufserfahrung verfügen, werden sie mit fiktiven Ereignissen konfrontiert und müssen sich überlegen, wie sie in diesen Situationen handeln würden.
Multimodale Interviews werden häufig für Spitzenpositionen gewählt. Die Personalverantwortlichen können die Kompetenzen, Qualifikationen und Eigenschaften in den umfangreichen Vorstellungsgesprächen kennenlernen und so die geeignete Besetzung für die Stelle finden.
Biografische Interviews werden vor allem für Positionen verwendet, für die Bewerbende mit mehreren Jahren Erfahrung in Führungspositionen gesucht werden. Es kann insbesondere auf die bisherigen beruflichen Stationen eingegangen werden und so die Eignung festgestellt werden.

Ein strukturiertes Interview kann von den Personalverantwortlichen eines Unternehmens durchgeführt werden, es können allerdings auch Dienstleister damit beauftragt werden, die speziell entwickelte Diagnoseverfahren verwenden.

Vor- und Nachteile von strukturierten Interviews

Der Einsatz von strukturierten Interviews bringt für das Unternehmen sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Deshalb sollten sich die Personalverantwortlichen vorher überlegen, ob ein strukturiertes Interview für die Besetzung der Position sinnvoll ist.

Vorteile von strukturierten Interviews:

Durch ein strukturiertes Interview ist eine größere Chancengleichheit für alle Bewerbenden gegeben.
Die Protokollierung der Antworten wirkt einer falschen Zuordnung und Einschätzung entgegen.
Die Gespräche können leichter neutral und objektiv bewertetet werden und subjektive Eindrücke fließen weniger in die Personalentscheidung mit ein, was für mehr Fairness sorgt.
Es kann eine passgenauere Auswahl für die zu besetzende Stelle getroffen werden.

Nachteile von strukturierten Interviews:

Ein strukturiertes Interview bedeutet mehr Aufwand für die Personalverantwortlichen und ist dementsprechend teurer.
Es besteht die Gefahr, dass im Gespräch nur schematisch ein Fragenkatalog abgearbeitet wird.
Es entstehen wenig spontane Dialoge oder ein Gesprächsfluss, stattdessen könnte das Gespräch einen Verhör-Charakter haben und somit abschreckend wirken.
Interessante Informationen, die über die vorbereiteten Fragen hinausgehen, können schwieriger im Gespräch berücksichtigt werden und somit verloren gehen.
Persönliche und individuelle Aspekte der Bewerbenden können kaum beachtet werden.

Autor: Jan Werk

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