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Auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten

Die ersehnte Einladung zu deinem persönlichen Vorstellungsgespräch ist da. Jetzt geht es darum, zeitnah zu reagieren. Dabei gibt es einige Dinge zu beachten, um direkt einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Im folgenden Beitrag erklären wir dir, wie du deine Antwort im Falle der Annahme, Verschiebung oder Absage deines Bewerbungsgesprächs am besten formulieren kannst und geben dir hilfreiche Tipps.

Bewerbungsgespräch bestätigen – Terminzusage formulieren

Im Optimalfall passt der vorgeschlagene Termin deines potenziellen Arbeitgebers bereits und du kannst ihn bestätigen. Hier gilt: Bestätige den Termin so schnell wie möglich. Am besten noch direkt am gleichen Tag, spätestens aber zwei Tage nach Eingang der Einladung.


Wenn du die Einladung per Mail erhalten hast, dann ist es sinnvoll, auch per Mail zu antworten. Dadurch kannst du sicher gehen, dass deine Bestätigung an der richtigen Stelle eingeht und du hast einen schriftlichen Nachweis.

Inhalte für die Terminzusage:

  • Grußformel und Name des Ansprechpartners erwähnen

  • Dank für die Einladung aussprechen und Informationen wiederholen

  • Bestätigung des Termins

  • Kontaktdaten angeben

  • Abschluss und Verabschiedung

Beispielformulierung für die Terminbestätigung:

  • Vielen Dank für Ihre Einladung zu dem Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ in Ihrem Unternehmen. Sehr gerne bestätige ich Ihnen den Termin. Sollten kurzfristige Änderungen auftreten, erreichen Sie mich direkt unter 0171 23456789."

Solltest du noch offene Fragen haben oder sollte das Unternehmen eine telefonische Bestätigung fordern, ist der Griff zum Hörer unumgänglich. Bevor du deinen potenziellen Arbeitgeber anrufst, solltest du dich jedoch auf mögliche Rückfragen gefasst machen. Denn aus einem Anruf kann sich schnell ein kurzes Telefoninterview entwickeln. Eine kurze Vorbereitung ist daher angebracht.

Relevante Punkte für die Vorbereitung des Telefonats:

Seltener kommt es vor, dass Unternehmen ihre potenziellen Bewerber per Telefon zum Vorstellungsgespräch einladen. Hier solltest du dir unbedingt Notizen zu relevanten Punkten machen.

Wichtige Notiz-Punkte während des Telefonats:

  • Ansprechpartner

  • Datum

  • Uhrzeit

  • Raum

  • Unterlagen

  • Dresscode

  • Etc.

Für jedes Telefonat gilt: Höre genau zu und behalte dir den Nachnamen deines Gegenübers. So kannst du ihn mit Namen verabschieden und hinterlässt damit direkt einen guten ersten Eindruck.

Gespräch verschieben – Muster für die Terminverschiebung

Natürlich ist es erst einmal wünschenswert, dass du den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen kannst. Es gibt aber immer Ausnahmen und wenn du folgende Punkte beachtest, ist eine Terminverschiebung kein Problem.

Wichtige Informationen für die Terminverschiebung:

  • Antworte schnellstmöglich

  • Bitte schriftlich um einen Ersatztermin

  • Unterbreite mehrere neue Terminvorschläge

  • Schlage unterschiedliche Uhrzeiten an einem Tag vor

  • Bedanke dich für das Verständnis

Beispielformulierung für die Terminverschiebung:

  • „Vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch, ich habe mich sehr darüber gefreut. Leider bin ich jedoch an besagtem Termin verhindert. Auf diesem Wege möchte ich Ihnen alternativ folgende Termine vorschlagen: TT.MM.JJJJ, TT.MM.JJJJ und TT.MM.JJJJ."

Im besten Fall bist du an den Tagen zeitlich komplett flexibel. Lässt sich das nicht einrichten, dann sind vormittags um 10:00 Uhr und / oder nachmittags um 15:00 Uhr übliche Terminvorschläge.

Vorstellungsgespräch absagen – Beispiel für die Terminabsage

In jedem Bewerbungsprozess ist es üblich, mehrere Bewerbungen zu schreiben und im Optimalfall hast du am Ende die Qual der Wahl. Dabei kann es vorkommen, dass du dich bereits für eine andere Stelle entschieden hast und dennoch eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhältst.


Wenn dieser Fall eintritt, solltest du nicht den Fehler machen und die Einladung ignorieren. Du weißt nie, ob du dich nicht zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal bei dem Unternehmen bewerben möchtest. Nimm dir daher die Zeit, jede weitere Einladung kurz und höflich abzusagen.

Beispielformulierung für die Terminabsage:

  • Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Ich habe mich jedoch bereits für einen anderen Arbeitgeber entschieden und sage daher hiermit den Termin dankend ab."

Wie geht es nach der Einladung weiter?

Die erste Hürde ist geschafft: Deine Bewerbung hat überzeugt und dein Vorstellungsgespräch steht bevor! Das heißt aber nicht, dass du dich darauf ausruhen kannst, denn schließlich ist der Traumjob noch nicht in der Tasche.


Bereite dich optimal auf dein Vorstellungsgespräch vor, um auch die letzte Hürde zu nehmen. Plane deshalb bereits deine Anfahrt mit einem ausreichenden Zeitpuffer. Unpünktlichkeit kann ein Ausschlusskriterium sein, ehe du das Gebäude betreten hast.

Berücksichtige ebenfalls folgende Punkte für deine Vorbereitung:

Besonders in größeren Unternehmen kommt es bei dem Bewerbungsprozess zu einem zweiten Vorstellungsgespräch. Mehr Informationen und Tipps zum Ablauf des Bewerbungsgesprächs findest du in unserem Beitrag „Vorstellungsgespräch: So überzeugst du“.