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Antwort auf Einladung zum Vorstellungsgespräch

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch erfordert eine zügige und professionelle Reaktion, egal ob es sich dabei um eine Zusage, eine Absage, oder den Vorschlag eines anderen Termins handelt. Neben hilfreichen Tipps findest du in diesem Artikel Beispiele und Muster für angemessene Formulierungen.

Ein Beitrag von Ben Dehn

Vorstellungsgespräch

Antwort Einladung Vorstellungsgespräch - Muster

| Muster Beispiel für eine gelungene Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Vorlagen für Zusage / Anderer Termin / Absage

Eine rechtzeitige und höfliche Rückmeldung auf das Einladungsschreiben zu einem Vorstellungsgespräch ist in jedem Fall unerlässlich, egal ob es sich um eine Einladung für ein persönliches Gespräch, ein Telefon- bzw. Videointerview oder ein Assessment-Center handelt.


Nach Erhalt einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch hast du die Möglichkeit, den Termin zu bestätigen oder höflich eine Verschiebung anzufragen. Passt der vorgeschlagene Termin, solltest du diesen zeitnah bestätigen. Solltest du verhindert sein, ist es ratsam, freundlich um eine Terminverschiebung zu bitten und dabei gleich einen Alternativvorschlag zu machen. 


Wenn du das Gespräch nicht mehr wahrnehmen möchtest, reicht eine höfliche Absage, in der du dich für die Einladung bedankst. Eine Begründung ist möglich, aber nicht zwingend erforderlich. Mit einer professionellen Reaktion hinterlässt du in jedem Fall einen positiven Eindruck und zeigst, dass du den Bewerbungsprozess ernst nimmst. 

So gestaltet sich der grundlegende Aufbau der Antwortmail:

  • Direkte Ansprache des Ansprechpartners

  • Dank für die Einladung

  • Bestätige den Termin / Bitte um eine Terminverschiebung / Absage

  • Grußformel

Formuliere die E-Mail höflich und achte auf eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Wähle eine aussagekräftige Betreffzeile, wie beispielsweise „Bestätigung des Termins für das Vorstellungsgespräch am [Datum]“ und stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.

Beispiele für die Terminbestätigung

Unten findest du nützliche Beispielformulierungen, um deine Zusage klar zu kommunizieren. Bestätige den genauen Termin und die Uhrzeit, bedanke dich für die Einladung und frage, falls nötig, nach weiteren Informationen oder kläre offene Punkte. 
Beispielformulierungen für die Zusage der Einladung zum Vorstellungsgespräch:

  • „vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ich bestätige hiermit den vorgeschlagenen Termin am [Datum] um [Uhrzeit]. Ich freue mich auf das Gespräch und darauf, mehr über die Position und Ihr Unternehmen zu erfahren.“

  • „vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] um [Uhrzeit]. Ich bestätige diesen Termin gerne und bereite mich auf unser Gespräch vor. Sollten weitere Unterlagen oder Informationen benötigt werden, lassen Sie es mich bitte wissen.“

  • „ich freue mich über die Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] um [Uhrzeit]. Gerne bestätige ich diesen Termin. Bitte teilen Sie mir mit, ob es noch spezielle Unterlagen oder Informationen gibt, die ich zum Gespräch mitbringen sollte.“

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Beispiele für eine Terminverschiebung

Du möchtest das Vorstellungsgespräch wahrnehmen, jedoch passt der vorgeschlagene Gesprächstermin leider nicht in deinen Zeitplan. In diesem Fall ist es wichtig, höflich zu bitten, den Termin zu verschieben und einen alternativen Vorschlag zu unterbreiten, sodass dein Interesse an dem Jobinterview deutlich bleibt. Eine Begründung für die gewünschte Verschiebung ist nicht unbedingt notwendig, kann aber helfen, insbesondere, wenn du an festgelegten Tagen oder zu bestimmten Uhrzeiten grundsätzlich verhindert bist.


Eine Terminverschiebung anzufragen, wird keineswegs negativ aufgefasst, sofern die Anfrage rechtzeitig und höflich erfolgt. Arbeitgeber wissen, dass unvorhergesehene Umstände auftreten können. Durch das Vorschlagen eines oder mehrerer Alternativtermine für das Bewerbungsgespräch vermittelst du den Eindruck von Verbindlichkeit und Flexibilität, was stets positiv wahrgenommen wird. 

Beispielformulierungen für die Terminverschiebung: 

  • „vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider bin ich am vorgeschlagenen Datum bereits anderweitig verpflichtet. Wäre es möglich, einen alternativen Termin zu finden? Ich bin an den folgenden Tagen verfügbar: [Terminvorschläge]“

  • „ich freue mich über die Einladung zum Vorstellungsgespräch und bin nach wie vor sehr interessiert. Könnten wir das Gespräch auf einen der folgenden Termine verlegen? [Terminvorschläge] Ich freue mich weiterhin auf unser Gespräch.“

  • „ich bedanke mich herzlich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Aufgrund eines bereits vereinbarten Termins kann ich leider nicht teilnehmen. Ich würde mich freuen, wenn wir einen neuen Termin finden könnten. Ich wäre an folgenden Tagen verfügbar: [Terminvorschläge].“

Beispiele für die Absage

Eine Absage des Vorstellungsgesprächs sollte stets respektvoll formuliert sein. Wenn die Bewerbung aus bestimmten Gründen nicht fortgeführt wird, ist es wichtig, dem Unternehmen höflich abzusagen. Auf diese Weise signalisierst du den Personalverantwortlichen, dass du die Einladung zum Vorstellungsgespräch wertschätzt, obwohl du die Stelle nicht mehr annehmen möchtest. Eine gut durchdachte Absage kann Türen für zukünftige Gespräche oder sogar eine spätere Zusammenarbeit offen halten. 
Beispielformulierungen für die Terminabsage:

  • „vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider kann ich den vorgeschlagenen Termin aus persönlichen Gründen nicht wahrnehmen. Ich bedanke mich dennoch herzlich für die Gelegenheit und wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten.“

  • „herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Nach reiflicher Überlegung habe ich mich jedoch entschieden, den Bewerbungsprozess nicht weiterzuverfolgen. Ich bedanke mich für Ihre Zeit und die Möglichkeit, mich bei Ihnen vorzustellen.“

  • „ich schätze Ihre Einladung zum Gespräch sehr, allerdings habe ich mich beruflich anderweitig orientiert. Vielen Dank für die Chance und Ihr Verständnis.“

Ben Dehn
Ben Dehn
 Karriereexperte

„Neben der Antwort per E-Mail ist es ebenfalls möglich, im Unternehmen oder den zuständigen Personaler anzurufen, um den Termin für das Bewerbungsgespräch zu bestätigen, abzusagen oder um eine Verschiebung zu bitten. Ein Anruf wirkt persönlicher und ist oft schneller als eine E-Mail. Allerdings hast du nach einem Telefonat keine schriftliche Bestätigung. Wenn du den Termin bestätigst oder einen Alternativtermin vereinbarst, solltest du deswegen am Ende des Gesprächs um eine Terminbestätigung per E-Mail bitten, um eine Verbindlichkeit zu schaffen. Ein Telefonat bietet den Vorteil, dass du direkt über einen Alternativtermin verhandeln kannst. Außerdem können Missverständnisse sofort beseitigt und im Anschluss offene Fragen geklärt werden, was den Prozess effizienter gestaltet als der Austausch mehrerer E-Mails.“

Muster für besondere Situationen

Nicht immer eignen sich die oben gezeigten Beispiele für die Antwort auf die Einladung zum Bewerbungsgespräch. Sollte bereits ein Vorstellungsgespräch stattgefunden haben oder das Gespräch auf Englisch gehalten werden, solltest du deine Antwort entsprechend gestalten.

Antwort auf die Einladung zu einem zweiten Vorstellungsgespräch

Gerade bei großen Unternehmen oder stark umkämpften Jobs kommt es vor, dass mehr als ein Bewerbungsgespräch stattfindet, um den perfekten Kandidaten zu ermitteln. Da du mit den Personalverantwortlichen bereits in Kontakt standest, kann die Antwort auf die Einladung etwas persönlicher ausfallen, als beim ersten Gespräch. Du kannst zum Beispiel Bezug auf das erste Gespräch nehmen. Grundsätzlich ist es aber auch hier wichtig, professionell auf die Einladung zu reagieren.

Hier findest du Vorlagen, um professionell auf die Einladung zu einem zweiten Vorstellungsgespräch zu reagieren:

  • Zusage: „vielen Dank für Ihre Einladung zu einem zweiten Vorstellungsgespräch. Nach unserem angenehmen ersten Gespräch freue ich mich sehr über die Möglichkeit, weitere Details zur Position zu besprechen und Sie von meinen Fachkenntnissen zu überzeugen. Gerne bestätige ich den genannten Termin am [Datum].“

  • Absage: „vielen Dank für die Einladung zu einem weiteren Gespräch. Nach gründlicher Überlegung habe ich mich jedoch entschieden, den Bewerbungsprozess nicht weiter fortzuführen. Ich bedanke mich herzlich für die Möglichkeit, Ihr Unternehmen kennenzulernen, und wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der Besetzung der Position.“

  • Terminverschiebung: „vielen Dank für die Chance, Sie weiter von meiner Eignung für die Stelle als [Beispielberuf] zu überzeugen. Leider kann ich den vorgeschlagenen Termin am [Datum]jedoch aus persönlichen Gründen nicht wahrnehmen. Ich würde mich freuen, wenn wir einen Alternativtermin finden könnten. Grundsätzlich bin ich flexibel und kann Ihnen beispielsweise folgende Termine vorschlagen: [Alternative Termine].“

Englische Antwort auf die Einladung zum Jobinterview

Wenn du eine englische Einladung zu einem Jobinterview erhältst, ist es selbstverständlich, dass auch deine Antwort auf Englisch formuliert wird. Auch hier haben wir dir verschiedene Formulierungshilfen für eine Zusage, Absage oder Terminvorschläge vorbereitet.

  • Zusage: „Thank you very much for inviting me to interview for the [Job Title] position. I am pleased to confirm that the suggested date and time, [Date and Time], work for me, and I look forward to meeting with you. Thank you again for this opportunity, and I am excited to learn more about your company and discuss how my skills align with your needs.“

  • Terminverschiebung: „Thank you for inviting me to interview for the [Job Title] position. Unfortunately, I am unable to attend the interview at the proposed time on [Date]. I would appreciate the opportunity to reschedule and am available at [Alternative Dates/Times]. Please let me know if one of these times works for you. I look forward to our conversation.“

  • Absage: „Thank you for considering my application for the [Job Title] position and inviting me to interview. After careful consideration, I have decided to withdraw my application, as I have accepted another offer that aligns more closely with my current goals. I appreciate the opportunity and wish you success in finding the right candidate for the role.“

Um eine andere Form des Vorstellungsgesprächs bitten

Ein Vorstellungsgespräch kann auf verschiedenen Kommunikationswegen ablaufen: als persönliches Gespräch, als Telefonat, als Videointerview oder in Form eines Assessment-Centers. Jede dieser Varianten erfordert unterschiedliche Arten der Vorbereitung, sowohl für den Bewerber als auch für den potenziellen Arbeitgeber. Es ist daher wichtig, die jeweilige Form frühzeitig zu klären, damit beide Seiten sich optimal einstellen können.


Sollte die vorgeschlagene Art des Bewerbungsgesprächs für dich schwierig wahrzunehmen sein – etwa aufgrund von geografischer Entfernung, zeitlicher Verfügbarkeit, technischen Einschränkungen oder aus gesundheitlichen Gründen – kannst du höflich um eine alternative Gesprächsform bitten.


Beim Assessment-Center kann es schwierig sein, dir eine Alternative anzubieten, da es meist mit mehreren Teilnehmern durchgeführt wird und weit mehr als ein reines Einzelgespräch umfasst. Allerdings finden Assessment-Center in der Regel häufiger statt, sodass du nach einem Termin an einem anderen Datum fragen kannst.


Am besten begründest du die Bitte um eine andere Form des Vorstellungsgesprächs kurz. Personaler sind bemüht, das Jobinterview in der gewünschten Art zu ermöglichen oder passende Alternativen anzubieten. Als Bewerber solltest du jedoch auch bereit sein, Kompromisse einzugehen, um eine gemeinsame Lösung zu finden.

Hier findest du ein paar beispielhafte Formulierungen, um eine andere Form des Vorstellungsgesprächs anzufragen:

  • „vielen Dank für Ihre Einladung zum persönlichen Gespräch. Aufgrund meiner aktuellen Situation wäre ein Telefoninterview für mich die bessere Option. Falls dies möglich ist, freue ich mich über Ihre Bestätigung.“

  • „vielen Dank für Ihre Einladung zum persönlichen Gespräch. Aufgrund der Distanz würde ich ein Videointerview bevorzugen. Wenn es für Sie ebenfalls passt, freue ich mich über Ihre Rückmeldung.“

  • „vielen Dank für die Einladung zum Videointerview. Aufgrund technischer Einschränkungen würde ich ein Telefoninterview bevorzugen. Ich hoffe, das ist für Sie eine geeignete Alternative, und freue mich auf Ihre Rückmeldung.“

  • „vielen Dank für die Einladung zum Assessment-Center. Leider kann ich den vorgeschlagenen Termin nicht wahrnehmen. Ich bin weiterhin sehr an der Position interessiert und würde mich freuen, wenn Sie mich über zukünftige Assessment-Center-Termine informieren oder mir eine alternative Möglichkeit anbieten könnten.“

Wie es nach der Antwort weiter geht

Nachdem du auf das Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch geantwortet hast, variiert der weitere Ablauf abhängig von deiner Reaktion.


Bestätigst du den Vorstellungstermin, erhältst du meist vom Arbeitgeber eine Rückmeldung mit den letzten Details und einer schriftlichen Zusage. Solltest du um eine Terminverschiebung gebeten haben, stimmen die Personalverantwortlichen in der Regel einen neuen Termin mit dir ab. In jedem Fall ist es wichtig, professionell zu bleiben, da jede Rückmeldung ein weiterer Schritt in Richtung des angestrebten Jobs ist. 


Bei einer Absage passiert nichts Weiteres, es sei denn, der Arbeitgeber schickt eine kurze Nachricht, dass deine Entscheidung registriert ist. Sobald allerdings dein Gesprächstermin mit Datum und Uhrzeit feststeht, kannst du dich als Bewerber gezielt auf das Interview vorbereiten, um gut gerüstet bei dem ausgemachten Termin zu erscheinen.

Weitere häufig gestellte Fragen zum Thema

Was mache ich, wenn ich den bestätigten Termin doch nicht einhalten kann?

Wenn du den Termin nicht einhalten kannst, ist es auch nach der ursprünglichen Bestätigung möglich, kurzfristig abzusagen. Das ist besser, als einfach nicht zu erscheinen. Bei einer Absage in letzter Minute ist es ratsam, telefonisch zu reagieren, da dies in der Regel schneller registriert wird. Entschuldige dich für die Unannehmlichkeiten und untermauere dein weiteres Interesse an einem Vorstellungsgespräch.

Wie lange dauert es, bis ich nach meiner Antwort eine Rückmeldung erhalte?

Die Dauer bis zur Rückmeldung nach deiner Antwort kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Einige Betriebe reagieren innerhalb weniger Tage, während andere möglicherweise länger benötigen, um die nächsten Schritte zu kommunizieren. Es ist hilfreich, geduldig zu sein, während du auf die Antwort wartest.

Was tue ich, wenn ich keine Rückmeldung vom Arbeitgeber erhalte?

Wenn eine Terminbestätigung ungewöhnlich lange auf sich warten lässt, der Termin aber näher rückt, ist es vollkommen in Ordnung, nachzufragen. Dies kannst du telefonisch oder per E-Mail erledigen. Achte darauf, dass es technische Schwierigkeiten gegeben haben könnte, wenn die Antwort per E-Mail nicht eingegangen ist. Besonders wichtig ist eine Nachfrage, wenn du einen Alternativtermin angeboten hast.


Keine Sorge – eine Bitte um Auskunft zeigt dein Interesse und deine Professionalität und wird nicht negativ aufgefasst.

Ein Foto von Ben Dehn

Autor: Ben Dehn

Ben entschied sich nach seinem Lehramtsstudium dazu, seinen Weg zunächst im Journalismus zu bestreiten. Nach sieben Jahren bei Print, Online und Radio heuerte er 2013 bei der webschmiede GmbH an und betreute im „Die Bewerbungsschreiber“ Team Personen auf sämtlichen Hierarchieebenen. Durch seine Tätigkeit konnte er sein Know-how im Karrierebereich stetig vertiefen. Heute schreibt Ben Dehn hilfreiche Fachartikel, hält Vorträge und gibt Interviews, Workshops & Seminare.


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