Vorlagen für deine Bewerbung
Durch Bewertungsplattformen wie Kununu oder Glassdoor wird der Bewerbungsprozess von Unternehmen immer transparenter. Zwar sind die dortigen Nutzermeinungen immer mit Vorsicht zu genießen, allerdings bestätigen Unternehmen wie beispielsweise die Deutsche Post DHL Group ihre Relevanz, indem sie aktiv mit ihren Bewertungen auf solchen Plattformen werben.
Die Bewerbung zurückziehen
Nicht jede Bewerbung ist im Nachgang die Richtige gewesen. Die eigenen Pläne können sich kurzfristig ändern, eine andere Stelle wirkt passender, oder aber man hat ein Jobangebot erhalten. Daher ist es als Arbeitnehmer*in legitim, die Bewerbung zurückzuziehen. Wichtig ist dabei, professionell und höflich zu bleiben und dies rechtzeitig zu kommunizieren. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine Bewerbung respektvoll zurückziehst, worauf du in der Formulierung achten solltest und geben dir hilfreiche Tipps, Beispiele und Mustervorlagen.
Wieso sollte ich meine Bewerbung zurückziehen?
Egal ob Unternehmen oder Bewerber*in, Absagen schreibt niemand gern. Warum ist es dennoch wichtig, frühestmöglich und in angemessenem Ton abzusagen? Ein solches Vorgehen sollte allein schon im gegenseitigen Respekt begründet sein, doch auch diverse andere Gründe sprechen dafür.
Bewerber*innen, die dem Unternehmen eine Antwort schuldig bleiben, verbauen sich damit möglicherweise eine spätere Anstellung. Mit einer charmanten Absage hinterlässt du nicht nur eine angemessene Antwort, sondern auch bleibenden Eindruck.
Durch eine höfliche Absage...
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…ermöglichst du der anderen Partei die zeitnahe Suche einer Alternative.
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…bereiten beide der beteiligten Parteien einander möglichst wenig Umstände.
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…bleiben Unternehmen und Bewerber*innen in bestmöglicher Erinnerung.
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…steht einem möglichen späteren Beschäftigungsverhältnis möglichst wenig im Weg.
Die Bewerbung zurückziehen: Aufbau, Beispiele und Muster
Du hast deine Bewerbungsunterlagen eingereicht, vielleicht hattest du sogar schon ein Vorstellungsgespräch, hast aber nun die Entscheidung getroffen, dass du dich nicht länger für die Stelle bewerben möchtest. Dann solltest du frühestmöglich deine Bewerbung zurückziehen. Willst du dem Unternehmen absagen, ist es ratsam auf mehrere Formalia zu achten. Dazu zählen ein strukturierter Aufbau, eine angemessene Ausdrucksweise und ein passender Zustellungsweg.
Du kannst deine Absage sowohl per E-Mail als auch postalisch übermitteln. Du solltest allerdings bei einer Versendung per Post das Absendedatum und ggf. dem Betrieb zuvor telefonisch das baldige Eingehen der Absage ankündigen. Hattest du bereits ein Vorstellungsgespräch bei dem Betrieb, kannst du mit einem telefonischen Gespräch adäquat absagen.
Absagen richten sich an die zuständigen Recruiter*innen, die du bestenfalls bereits in der Anrede deiner Bewerbung angesprochen hast. Innerhalb der Absage solltest du ihnen nachvollziehbare Gründe liefern. Hast du andere Gründe haben, die keine seriösen Begründungen darstellen oder gar beleidigend wirken könnten, verzichte lieber darauf, sie zu nennen.
Valide Gründe für eine Absage sind beispielsweise:
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Krankheit oder Schwangerschaft verhindern das Antreten des Jobs.
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Du musst aus privaten Gründen den Wohnort wechseln und die Entfernung verhindert das Antreten des Jobs.
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Bestimmte Verhandlungsgrößen (z.B. Gehalt) stehen Contraire zu deinen Vorstellungen.
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Du hast in der Zwischenzeit einem anderen Unternehmen zugesagt.
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Du möchtest doch eine andere Richtung einschlagen.
Gründe, die du nicht in deine Absage aufnehmen solltest:
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Dir gefällt die Branche doch nicht.
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Den / die Recruiter*in empfindest du als unfreundlich und unsympathisch.
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Du hältst dich für überqualifiziert.
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Das Büro ist dir zu klein und stickig.
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Die Firma ist dir nicht erfolgreich genug oder du zweifelst an ihrer Seriosität.
Leider gibt es noch immer Unternehmen, die z.B. in Vorstellungsgesprächen unseriös auftreten, indem sie dir unangemessene Fragen stellen oder ein übergriffiges Verhalten an den Tag legen. In solchen Ausnahmefällen kannst du durchaus deine Meinung darüber in der Absage äußern. Bleibe aber dennoch höflich und wäge ab, ob sich der Aufwand wirklich lohnt.
Aufbau der Absage als Arbeitnehmer*in
Egal, ob du dich für ein Praktikum, ein Studium oder eine ausgeschriebene Stelle beworben hast – bei der Formulierung des Absageschreibens kannst du dich am Aufbau eines klassischen formalen Schreibens orientieren.
Beim postalischen Versand musst du zusätzlich einen Briefkopf erstellen. Nenne darin deine Anschrift sowie die des Arbeitgebers und füge das aktuelle Datum hinzu.
Folgendem Aufbau sollte deine Absage folgen:
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Betreff: Absage ankündigen und betroffene Stelle deutlich machen
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Begrüßung (höflich und individuell)
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Dankesbekundung für Berücksichtigung der Bewerbung
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Formulierung der Absage inklusive Nennung von Gründen
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Entschuldigung für eventuelle Unannehmlichkeiten
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Dem Unternehmen viel Erfolg für die berufliche Zukunft wünschen
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Freundliche Grußformel und Unterschrift
Kostenloses Muster für deine Absage als Arbeitnehmer*in
Ich habe dir ein Muster für deine Absage als Arbeitnehmer*in im Microsoft Word-Format (.docx) erstellt, welches du für die Erstellung deiner Absage als Inspiration nutzen kannst. Lade es dir jetzt kostenlos herunter!
Ein wertschätzender Ton für deine Absage
Den richtigen Ton zu treffen, ist nicht nur in deiner Bewerbung, sondern auch in deiner Absage enorm wichtig. Schließlich ist das Schreiben der vorerst letzte Kontakt zur Firma. Es gilt also einen möglichst guten Eindruck zu hinterlassen, um, im Fall der Fälle, in einem möglicherweise später erfolgenden Bewerbungsverfahren auf diesem positiven Eindruck aufbauen zu können.
Viele Bewerber*innen wollen aus den genannten Gründen eine möglichst charmante Absage verfassen. Achte dabei darauf, dass die Absage authentisch, individuell und nicht informell wirkt. Wenn du dich nicht mit den charmanten Formulierungen wohlfühlst oder es einfach nicht deiner Person entspricht, solltest du auf dich an simple Formulierungen halten, die der gegebenen Förmlichkeit entsprechen.
Generell kannst du deinen Ton und auch deinen Stil dem Unternehmen anpassen. Mit einem Start-up, das dich schon in der Stellenausschreibung duzt, solltest du anders kommunizieren als bspw. mit einem global agierenden Unternehmen. Gute Anhaltspunkte bieten hier die erwähnte Stellenausschreibung, aber auch die Unternehmensseite.
Höfliche Absagen - Beispielformulierungen für Arbeitnehmer*innen
Für deine Absage kannst du auch als Bewerber*in viele verschiedene Zeitpunkte wählen. Hier findest du Beispielformulierungen für verschiedene Situationen, in denen du dich als Bewerber*in befinden kannst.
Hast du deine Bewerbung bereits eingereicht, kannst oder willst allerdings aufgrund einer grundlegenden Änderung deiner Situation die Stelle nicht mehr antreten, ist es besser dein Stellengesuch vorzeitig zurückziehen.
Wenn du hingegen bereits ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch hattest oder sogar zugesagt hast, für das Unternehmen zu arbeiten, dich aber umentscheidest, musst du deine Bewerbung nachträglich zurückziehen.
Für internationale Bewerber*innen, die ihrer Bewerbung bei einem Unternehmen nicht länger nachgehen wollen, bietet sich eine Absage auf Englisch an.
Beispielformulierung für einen vorzeitigen Bewerbungsrückzieher:
„Sehr geehrte*r Herr / Frau Personaler*in,
vor X Tagen habe ich mich auf die Stellenanzeige XY beworben. Leider muss ich Ihnen nun mitteilen, dass ich die Bewerbung zurückziehe.
An meinem Interesse an ihrem Unternehmen hat sich nichts geändert, allerdings hat mich in der Zwischenzeit ein anderes Angebot erreicht, das ich nach reiflicher Überlegung angenommen habe. Ich bin überzeugt, dass es zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit ihrem Unternehmen gekommen wäre und möchte diese Option für die Zukunft nicht ausschließen.
Ich hoffe, mit meiner Absage keine Umstände zu verursachen und wünsche Ihnen für den Bewerbungsprozess und die Zukunft des Unternehmens alles Gute.
Max Mustermann”
Beispielformulierung für einen nachträglichen Bewerbungsrückzieher:
„Sehr geehrte*r Herr / Frau Personaler*in,
ich möchte mich erneut für Ihr entgegengebrachtes Vertrauen bedanken und dass mir die Möglichkeit geboten wurde, für das Unternehmen XY zu arbeiten.
Bedauerlicherweise muss ich Sie darüber informieren, dass ich meine Bewerbung aufgrund einer ungeplanten Krankheit absagen muss. Ich bin verhindert, die Stelle so anzutreten, wie es geplant und vereinbart war. Deshalb möchte ich diese Chance anderen Bewerber*innen überlassen.
Mir ist bewusst, dass ich durch die nachträgliche Absage womöglich Unannehmlichkeiten verursache und ich möchte mich dafür entschuldigen. Dennoch möchte ich Sie um Verständnis bitten, dass ich diesen Schritt mit meinem persönlichen Wohl im Hinterkopf gehen muss.
Für Ihr Unternehmen und den weiteren Bewerbungsprozess wünsche ich Ihnen alles Gute und eine erfolgreiche berufliche Zukunft.
Mit besten Grüßen
Maria Muster”
Beispielformulierung für einen Bewerbungsrückzieher auf Englisch:
„Dear Mr / Mrs Personaler,
I applied for the position XY a few weeks ago. I want to thank you for your confidence in me as an applicant and the possibility to join your team.
Meanwhile I received another job offer that fits my personal conceivabilities better. After a careful consideration, I decided to accept that offer. Due to my decision, I would like to kindly request you to withdraw my application.
I hope that I will not cause any discomfort for your company.
All the best for your company’s future.
Kind regards,
Maria Muster”
Schreibe eine individuelle Absage und keine, die lediglich unsere Beispiel- oder Mustertexte nutzt. Diese sollten nur als Inspiration verwendet und auf deine jeweilige Situation angepasst werden.
Richtig auf eine erhaltene Absage reagieren
Als Bewerber*in solltest du unbedingt bei dem Unternehmen nachhaken. Das kannst du zum Beispiel direkt bei Erhalt der Absage in Angriff nehmen, falls diese telefonisch erfolgt. Nutze die Situation des direkten Kontaktes. Falls du die Absage schriftlich erhältst, kannst du abwägen, ob du dem schriftlich oder telefonisch nachgehen möchtest. Hast du die Gründe des Unternehmens erhalten, gleiche sie mit anderen Erfahrungen deines Bewerbungsprozesses ab.
Haben dir mehrere Unternehmen mitgeteilt, dass du für die Stelle aus ihrer Sicht leider nicht qualifiziert genug bist, nimm dieses Problem in Angriff oder bewirb dich für eine Stelle mit niedrigerem Niveau. Durch Weiterbildungen kannst du deine angestrebte Stelle schließlich zu einem späteren Zeitpunkt noch immer erreichen.
Wie antworte ich als Arbeitnehmer*in auf eine Absage?
Eine Antwort auf die Absage gehört zum guten Ton. Bestätige, dass du die Absage erhalten hast, drücke dein Bedauern aus, frage nach einer möglichen erweiterten Nennung der Gründe für die Absage und wünsche dem Unternehmen alles Gute. Denn wer weiß? Vielleicht hat der / die Personaler*in schon bald eine andere Stelle zu besetzten und denkt an dich zurück oder du konntest dich anhand der Kritik so verbessern, dass du für eine Neubesetzung der Stelle in Betracht gezogen werden kannst.
Auch die Antwort auf die Absage sollte sich immer an die zuständigen Personaler*innen richten. Das beugt dem Eindruck, du hättest ein generisches Antwortschreiben verfasst, vor. Da eine Begründung nicht zwingend in der Absage angegeben werden muss, obliegt es deiner Initiative, bei Interesse, dennoch die zuständige Ansprechperson zu kontaktieren und nachzufragen. Entweder wird dir daraufhin ein Grund mitgeteilt oder darauf verwiesen, dass das Unternehmen auf das Ausformulieren von Gründen für die Absage verzichtet.
Deine Antwort könnte folgendermaßen aussehen:
„Sehr geehrte Frau Personalerin,
So eben erhielt ich die Nachricht, dass sie meine Bewerbung für die Stelle XY leider nicht berücksichtigen konnten. Dies bedauere ich sehr und hoffe, dass sie meine Bewerbung für zukünftige Stellen bedenken.
Ich wünsche Ihnen und Ihrem Unternehmen alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
Max Muster”
Bei einer Absage ohne aufgeführten Grund:
„Sehr geehrte Frau Personalerin,
ich habe mich für die Stelle XY in Ihrem Unternehmen beworben und erhielt vor Kurzem die Absage meiner Bewerbung. Natürlich respektiere ich diese Entscheidung.
Allerdings wurde in dem Schreiben kein erkennbarer Grund für diese Entscheidung deutlich. Wäre es möglich, mich darüber in Kenntnis zu setzen? Ich möchte mich als Bewerber stets weiterentwickeln und wäre für ein ehrliches Feedback äußerst dankbar.
Mit freundlichen Grüßen
Maria Muster”
Kostenloses Muster für deine Antwort auf die Absage als Arbeitnehmer*in
Ich habe dir ein Muster für deine Antwort auf eine Absage als Arbeitnehmer*in im Microsoft Word-Format (.docx) erstellt, welches du für die Erstellung deiner Absage als Inspiration nutzen kannst. Lade es dir jetzt kostenlos herunter!
Ich habe keine Rückmeldung erhalten
Hast du keine Rückmeldung auf deine Bewerbung erhalten, interpretiere das nicht über. Oft kommt es vor, dass das im Unternehmensalltag untergeht. Auf eine Stelle können, je nach Unternehmensgröße, mehrere hundert bis tausend Bewerber*innen kommen und somit ist eine vergessene Bewerbung keine Seltenheit. Um dich in Erinnerung zu rufen oder den Stand deiner Bewerbung zu erfragen, kannst du dich telefonisch oder per E-Mail erneut mit dem Unternehmen in Verbindung setzen.
Achte darauf, dass du dich erst, nachdem eine angemessene Zeit verstrichen ist, bei dem Unternehmen meldest. Meldest du dich zu früh bei einem Unternehmen, das deine Bewerbung wegen der Bewerber*innenmenge noch nicht prüfen konnte, kann das negative Folgen haben.
Weitere häufig gestellte Fragen zur Absage der Bewerbung
Muss ich eine Absage verfassen?
Von Rechts wegen her ist das Schreiben einer Absage sowohl für ein Unternehmen als auch für Bewerber*innen nicht verpflichtend. Es wäre also dein gutes Recht, keine Absage, ob als Personaler*in oder als Bewerber*in, zu schreiben. Für das Verfassen einer solchen Absage sprechen jedoch mehrere Gründe.
Wann sage ich eine Stelle ab?
Wenn du als Bewerber*in kein Interesse mehr an einer Stelle hast, solltest du dies früh kommunizieren. Den Personaler*innen gegenüber ist es nur fair, so früh wie möglich wieder abzusagen. Wenn du dir also sicher bist, dass die Stelle doch nicht deinen Ansprüchen entspricht oder ihr euch nicht einigen könnt (z.B. auf ein Gehalt), sage rechtzeitig ab.
Sage ich telefonisch oder per E-Mail ab?
Hier gibt es keine bessere oder schlechtere Variante. Hauptsache, du teilst dem Unternehmen schnellstmöglich dein Anliegen mit und klärst sie über die Absage der Bewerbung auf. Du kannst auch anrufen und Bescheid geben, dass du den Rückzug schriftlich bestätigt hast.
Kann ich mich nach eigener Absage erneut Bewerben?
Ja, du kannst dich nach eigener Absage bei dem gleichen Unternehmen erneut bewerben. Sollten Absage und erneute Bewerbung in der gleichen Bewerbungsperiode liegen, bietet es sich sogar an, dies in der Absage zu nennen.
Absage der Bewerbung wegen Schwerbehinderung?
Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gilt die Schwerbehinderung von Bewerber*innen als unzulässiger Grund für eine Absage der Bewerbung. Eine so begründete Absage kann rechtliche Schritte gegen das Unternehmen nach sich ziehen.
Wie formuliere ich eine moderne Absage?
Individualität ist modern, sowohl bei Bewerbungen als auch bei Absagen. Moderne Absagen beinhalten möglichst wenige generische Phrasen und richten sich individuell an das betreffende Unternehmen oder die Bewerber*innen. Sie gehen auf die Beweggründe der absagenden Partei ein und sorgen für möglichst wenig Umstände.
Autor: Stefan Gerth
Stefan hat sich während seines Studiums der Wirtschaftswissenschaften an der Ruhr-Universität Bochum intensiv mit dem Thema Bewerbung beschäftigt. So entstand die Idee, ein Unternehmen zu gründen. Eine Idee, die er in 2011 realisiert hat. Stefan ist Gründer und Geschäftsführer der webschmiede GmbH (Die-Bewerbungsschreiber.de & Bewerbung.net), schreibt seit Jahren Fachbeiträge und gibt Interviews zum Thema professionelle Bewerbungsunterlagen.
