Verwaltungsfachangestellter / -angestellte

Du findest Vorschriften, Daten und Zahlen nicht langweilig und hast sogar Freude daran, sie zu erarbeiten und umzusetzen? Dann könnte der Beruf Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter* für dich der passende sein.

Die Entscheidung, deine Karriere in diese Richtung zu lenken, ist schon gefallen und du brauchst Informationen, wie es garantiert mit der Bewerbung funktioniert? Jede Menge Wissen und Tipps rund um diesen Beruf und die Bewerbung findest du hier.

Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte

Berufsbild Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungsfachangestellte übernehmen Verwaltungstätigkeiten sowie die Büroorganisation in Institutionen und Behörden. Sie haben täglich mit Zahlen, Daten, Statistiken und Formularen zu tun. Außerdem erarbeiten sie Verwaltungsvorschriften, setzen diese um und kontrollieren, ob die Verordnungen eingehalten werden.

Dieser Beruf zeichnet sich durch einen geregelten Tagesablauf aus, der mit viel Planung, Organisation und dem Kontakt mit Menschen verbunden ist.




Aufgaben – Dein Arbeitsalltag

In erster Linie bearbeitest du Verwaltungsvorgänge, hast dabei den Überblick über die aktuelle Rechtslage und stellst Genehmigungen aus. In Berichten dokumentierst du amtliche Vorgänge und sorgst dafür, dass die Akten immer auf dem neuesten Stand sind.

Gibt es Auflagen, überwachst du deren Einhaltung und korrekte Ausführung. Dazu empfängst und bearbeitest du die Post und kommunizierst entsprechende Anordnungen sowie Vorschriften rund um den betroffenen Sachverhalt. Das ist zum Beispiel bei Auszahlungen von Investitionsförderungen oder Steuerabgaben der Fall.

Je nach Tätigkeitsprofil bist du für innerbehördliche Abläufe verantwortlich, verwaltest das Personal und führst die Berechnung von Gehältern sowie den Einkauf von Büromaterialien durch.

Als Verwaltungsfachangestellte in einem Amt stellst du Urkunden aus und klärst Bürger über ihre jeweiligen Rechte und Pflichten auf.

Servicecenter einer Behörde

  • Bürger empfangen und bei ihren Anliegen beraten

Standesamt

  • Geburtsurkunden, Steuerformulare und Eheurkunden ausstellen

Einwohnermeldeamt

  • Pässe sowie Personalausweise ausstellen und Wohnsitzangelegenheiten verwalten
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Arbeitsbereiche – Typische Branchen

Als Verwaltungsfachangestellte arbeitest du in verschiedenen Einrichtungen des öffentlichen Dienstes, wie beispielweise in der Gemeindeverwaltung oder im Rathaus. Zudem kannst du an Universitäten oder in Ämtern auf Landesebene bis hin zur Bundesverwaltung arbeiten.

Als Verwaltungsfachangestellte wählst du zwischen verschiedenen Tätigkeitsfeldern aus. Diese sind recht unterschiedlich aufgestellt, ähneln sich jedoch in den grundlegenden Arbeiten.

  • Bundesverwaltung
  • Kommunalverwaltung
  • Landesverwaltung
  • Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie Handwerksorganisationen
  • Kirchenverwaltung der Mitgliedskirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD)

Dein typischer Arbeitsplatz ist an einem Schreibtisch in einer klassischen Büroatmosphäre. Dabei ist dein Arbeitsalltag durch die Öffnungszeiten der Behörde gut strukturiert. Unter Umständen können Außentermine oder Dienstreisen anfallen.

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Karriere als Verwaltungsfachangestellte

Ausbildung – Inmitten von Theorie und Praxis

Verwaltungsfachangestellte ist ein anerkannter Ausbildungsberuf im öffentlichen Dienst, den du innerhalb von drei Jahren erlernst. Es handelt sich dabei um eine duale Ausbildung, bei der du sowohl in deinem Ausbildungsbetrieb tätig bist als auch die Berufsschule besuchst.

Einen vorgeschriebenen Schulabschluss für die Ausbildung gibt es nicht. Statistiken des Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) zeigen jedoch, dass rund die Hälfte der Auszubildenden das Abitur oder Fachabitur besitzen, die anderen verfügen über die Mittlere Reife.

Schulabschlüsse Verwaltungsfachangestellte

 

Deine Ausbildung wird in einem Berichtsheft dokumentiert, welches dein Ausbilder kontrolliert. Die Zwischenprüfung erfolgt im zweiten Ausbildungsjahr und nach drei Jahren findet die Abschlussprüfung zur staatlich anerkannten Verwaltungsangestellten statt.

Betriebliche Ausbildung

Hast du dich für eine Fachrichtung entschieden und die Zusage für die Ausbildung erhalten, durchläufst du alle Abteilungen der Institution. Gewöhnlich steht dir ein erfahrener Kollege als Mentor zur Seite. Er führt dich in alle Verwaltungsaufgaben ein und steht dir bei Problemen und Rückfragen zur Seite.

Hier lernst du …

  • … mit dem PC, Zahlen, Statistiken, Grafiken und dem Schriftverkehr umzugehen.
  • … was in der Gesprächsführung und im direkten Kontakt mit Bürgern wichtig ist.
  • … wie die praktische Arbeit im Team funktioniert.

Schulische Ausbildung

Der Beruf Verwaltungsfachangestellte erfordert eine solide theoretische Grundlage. Du musst nicht jede Verwaltungsvorschrift auswendig lernen, aber im Ernstfall genau wissen, wo du nachschlagen kannst und wie die Vorgaben anzuwenden sind.

Hier lernst du …

  • … die Grundlagen der öffentlichen Verwaltung und das Prinzip Sozialstaat kennen.
  • … was die Aufgaben des Staates und seiner einzelnen Organe sind.
  • … wie das deutsche und europäische Rechtssystem funktioniert.
  • … die Basics von Marktwirtschaft und Wirtschaftspolitik.

Die Ausbildungsinhalte werden je nach gewähltem Schwerpunkt unterschiedlich gewichtet. Darüber hinaus erlangst du wichtige Kenntnisse in Datenverarbeitung, Buchführung, Controlling, Personalverwaltung, dem Erstellen von Schriftverkehr, Protokollen und Berichten sowie der Anwendung von Rechtsvorschriften.

Quiz – Wie gut kennst du dich mit dem Beruf aus?

Beantworte die folgenden Fragen und finde heraus, ob du bereit für eine Bewerbung bist!

Wie gut kennst du dich mit dem Beruf Verwaltungsfachangestellte aus?

Weiterbildungsmöglichkeiten – Deine Berufsaussichten

Durch deine Ausbildung bringst du gute Voraussetzungen für eine vielversprechende Karriere mit. Im Anschluss an deine Ausbildung kannst du bei einer Behörde oder im Personalwesen als Sachbearbeiter einsteigen.

Zudem kannst du als Fachassistent im Jobcenter tätig sein und die Klienten entsprechend betreuen und beraten. Daneben bieten sich weitere Fortbildungsmöglichkeiten an.

Aufstiegslehrgang zum Verwaltungsfachwirt

  • Zugang zum gehobenen Dienst
  • Bessere Bezahlung
  • Mehr Verantwortung
  • Voraussetzung: drei Jahre Berufserfahrung

Studium an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung

  • Diplom-Verwaltungswirt
  • Betriebswirt für Verwaltung
  • Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement
  • Bachelor of Arts in Public Management
TIPP Beachte, dass du für die Beamtenlaufbahn in der Regel ein Studium vorweisen musst. Dieses kannst du berufsbegleitend absolvieren. Dabei ist das Abitur nicht immer Pflicht, um zu studieren. In vielen Fällen reicht die abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte.

Gehalt – Wie viel verdienen Verwaltungsfachangestellte?

Dein Gehalt wird durch den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst geregelt. Dabei gibt es von Bundesland zu Bundesland kleine Unterschiede bei der Höhe des Lohns, dennoch liegt der Verdienst eng beieinander.

In der Ausbildung bekommst du ein Ausbildungsgehalt, das mit jedem Jahr steigt. Nach der Ausbildung beziehst du zunächst ein Einstiegsgehalt. Dieses hängt von deiner Eingruppierung in die Entgeltgruppe ab. Mit zunehmender Berufserfahrung kannst du über die Jahre deinen Bruttoverdienst aufstocken.

Ausbildungsgehalt Verwaltungsfachangestellte
Gehaltsvergleich Verwaltungsfachangestellte

Gehaltsvergleich: Verdienst du weniger als der Durchschnitt?

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Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte

Du hast eine interessante Ausschreibung für die Ausbildung Verwaltungsfachangestellte gefunden und überlegst jetzt, wie du von dir überzeugen kannst? Hier findest du Bewerbungsmuster zum Download und hilfreiche Tipps für rundum gelungene Bewerbungsunterlagen.

Die Grundregel für jede Bewerbung lautet, dass du mit Einheitlichkeit, Vollständigkeit und Fehlerfreiheit von deiner Motivation und deinen Fähigkeiten überzeugst. Der Arbeitgeber muss dir abnehmen, dass die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten genau dein Ding ist und du dafür die notwendigen persönlichen Voraussetzungen mitbringst.

Dazu erstellst du ein überzeugendes Bewerbungsschreiben. Hier kommen die sogenannten Soft Skills ins Spiel, die als soziale Kompetenzen bezeichnet werden. Außerdem solltest du deine Hard Skills einbringen, die du dann noch einmal in deinem Lebenslauf belegst. Damit sind alle belegbaren und messbaren Fähigkeiten wie Schulnoten, Fremdsprachen und Computerkenntnisse gemeint.

TIPP Mit ausgeprägten Soft Skills wie Flexibilität, Teamwork und Empathie, die in deiner Bewerbung hervorstechen, kannst du eine mittelmäßige Schulnote in einem relevanten Fach wettmachen und dich gegen andere Bewerber durchsetzen. Wichtig ist, dass du diese sozialen Kompetenzen auch belegen kannst.

In die Bewerbungsmappe gehören zusätzlich zu Anschreiben, Lebenslauf und ggf. Deckblatt außerdem dein letztes Schulzeugnis oder das Abschlusszeugnis und Referenzen wie Zertifikate von bereits absolvierten Praktika. Schon bei der Bewerbung für eine Ausbildung ist es wichtig, dass du mit Individualität glänzt. Dazu gehört ein vom Profi aufgenommenes Bewerbungsfoto.




Bewerbungstipps – Das Must-have für deine Bewerbung

Ein sicherer Umgang mit Menschen, gute EDV-Kenntnisse (Elektronische Datenverarbeitung) und ein organisiertes Arbeiten sind Fähigkeiten, die dir für den Job als Verwaltungsfachangestellte zugutekommen. Mit folgenden Fragen kannst du relevante Informationen für deine Bewerbung herausfinden:

  • Bist du gut darin, Fristen und Termine einzuhalten?
  • Warum findest du den Beruf Verwaltungsfachangestellte interessant?
  • Wieso hast du dich für dieses Unternehmen entschieden?
  • Hast du bereits ein Praktikum in der Verwaltung absolviert?
  • Interessierst du dich für einen beruflichen Aufstieg?
  • Was möchtest du noch aus der Praxis lernen?
  • Warum hast du dich für diese Ausbildung entschieden?
  • Welche deiner Talente / Fähigkeiten kannst du besonders gut in diesem Beruf einsetzen?

Im Anschreiben solltest du Kernkompetenzen wie Pünktlichkeit, termingerechtes Arbeiten, Zuverlässigkeit und Freude im Umgang mit Texten sowie Statistiken herausstellen. Zusätzliche Pluspunkte sammelst du durch gute Noten in Deutsch, Mathe, Wirtschaft und Politik.

Der Beruf Verwaltungsfachangestellte passt zu dir, wenn …

  • … du eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise hast.
  • … du komplizierte Sachverhalte auf den Punkt bringen kannst.
  • … du ein Kommunikationstalent bist.
  • … du sichere Deutschkenntnisse und Freude am Umgang mit Texten hast.
  • … dir der Umgang mit Zahlen Freude bereitet.
  • … du ein gutes Gedächtnis besitzt.
  • … du ein seriöses, freundliches Auftreten hast.
  • … du vertrauensvoll mit behörden- und personenbezogenen Informationen umgehst.
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Bewerbungsvorlagen für Verwaltungsfachangestellte

Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten:

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Berufseinstieg als Verwaltungsfachangestellte:

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Berufserfahrene Verwaltungsfachangestellte:

Bewerbung Verwaltungsfachangestellte berufserfahren

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*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Berufsbezeichnungen und berufsbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die weibliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung. Danke für dein Verständnis.