Kundendienstmitarbeiter / -mitarbeiterin

Du bist ein Kommunikationstalent und liebst die Zusammenarbeit mit anderen Menschen? Du verstehst es, Sachverhalte verständlich zu erklären und kannst dir vorstellen, das Aushängeschild deiner Firma zu werden? Dann ist eine Tätigkeit im Kundendienst das Richtige für dich!

Im Folgenden stellen wir dir nicht nur den Arbeitsalltag als Kundendienstmitarbeiter / Kundendienstmitarbeiterin* vor, sondern liefern dir auch das notwendige Wissen rund um Ausbildung, Weiterbildung und Bewerbung. Profitiere zudem von unseren kostenlosen Mustervorlagen für dein Bewerbungsschreiben.

Steckbrief Kundendienstmitarbeiter

Berufsbild „Mitarbeiter im Kundendienst“

In dieser verantwortungsvollen Position bildest du eine Schnittstelle zwischen Vertrieb, Marketing und Kunden. Du erfüllst wichtige organisatorische Aufgaben und versorgst deine Gesprächspartner mit wertvollen Informationen. Das Beste daran? Passende Jobs gibt es in fast jeder Branche.

Es gibt keine allgemeingültige Ausbildung und die Berufsbezeichnung ist nicht zertifiziert, sodass Ausschreibungen recht unterschiedliche Tätigkeitsbereiche beschreiben können. Fast jedes Unternehmen ist jedoch auf einen qualifizierten Kundendienst angewiesen, der die Zufriedenheit der Kunden sicherstellt.

TIPPWie wichtig ein guter Kundenservice ist, kannst du dir am besten verdeutlichen, wenn du über deine eigenen Erfahrungen nachdenkst. Wann hast du das letzte Mal eine Frage an ein Unternehmen gehabt und wie wurde dir in diesem Moment weitergeholfen? Warst du zufrieden?

Aufgaben – dein Arbeitsalltag auf einen Blick

Die Aufgaben eines Kundendienstmitarbeiters sind vielseitig und variieren je nach Unternehmensgröße und Branche. Grundsätzlich wird dein Arbeitsalltag davon bestimmt, Kunden bei ihren Fragen und Problemen weiterzuhelfen. Mit deiner kompetenten und lösungsorientierten Art bindest du die Kunden dabei langfristig an dein Unternehmen.

Zu deinen weiteren Tätigkeiten gehören die Bearbeitung von Reklamationen, die Weitergabe von Informationen und die Koordination und Annahme von Aufträgen. Die Grenzen zum Vertrieb sind nicht immer klar abgesteckt, sodass auch die Neukundengewinnung zu deinem Aufgabenspektrum zählen kann. Darüber hinaus erwarten dich folgende Aufgaben:

  • Überwachung von Bestellungen
  • Pflege von Stammdaten
  • Dokumentation bestimmter Vorgänge
  • Einsetzen des organisatorischen und administrativen Know-hows

Es macht einen Unterschied, ob dein Betrieb Autos herstellt oder Beratungsdienstleistungen verkauft. Abhängig von der Branche musst du dich als Kundendienstmitarbeiter daher umfassend in die Produkt- oder Dienstleistungspalette deines Unternehmens einarbeiten, um den Kunden die bestmögliche Beratung bieten zu können.

TIPPTätigkeiten im Kundenservice tragen recht unterschiedliche Namen, die im Kern aber ähnliche Aufgaben bezeichnen. Beispielsweise: Sachbearbeiter im Kundendienst, Kundendienstmitarbeiter, Mitarbeiter Customer Service, Customer Service Representative, Kundenbetreuer, etc.

Eine Besonderheit stellt der technische Kundendienst dar: Hier unterstützt du Kunden bei IT- oder Hardwareproblemen, wobei ein besonderes Fachwissen erforderlich ist.

Arbeitsbereiche – Einsatzorte im Kundendienst

Kundendienstmitarbeiter werden in fast allen Branchen benötigt, sodass sich kaum typische Arbeitsbereiche ausmachen lassen. Klassische Branchen sind z. B.:

  • Automobilindustrie
  • Informationsdienstleistungen
  • Elektrobranche
  • Versandhandel & Onlineshops
  • Krankenkassen
  • Pharmabranche

So unterschiedlich wie die Arbeitsbereiche können auch die Arbeitsorte ausfallen. Teilweise hast du persönlichen Kontakt mit den Kunden, in vielen Fällen läuft die Kommunikation aber über Telefonzentralen, E-Mails oder Chats.

Karriere im Kundenservice

Da es keine anerkannte Ausbildung zum Kundendienstmitarbeiter gibt, führen ganz unterschiedliche Wege in diesen Beruf.

Oft fordern Unternehmen eine kaufmännische Ausbildung, doch in vielen Fällen ist sogar ein betriebswirtschaftlicher Studienabschluss notwendig, um im Kundendienst durchzustarten. Es gibt jedoch auch sehr viele Stellen, für die lediglich Berufserfahrung in der Kundenbetreuung gewünscht ist – manchmal reichen selbst Freude und Interesse am Kundenkontakt.

Ein Quereinstieg in den Kundenservice ist also einfacher möglich als in anderen Berufsfeldern. Beachte hierbei, dass dein Bildungsabschluss durchaus Einfluss auf dein späteres Gehalt haben kann.

Ausbildung – Viele Wege führen in den Kundendienst

In manchen Branchen ist es zwingend notwendig, umfangreiches branchenspezifisches Fachwissen aufzuweisen. Schließlich kannst du die IT-Probleme eines Kunden nicht am Telefon lösen, wenn du selbst keine Ahnung davon hast! Dies ist z. B. in den Bereichen Technik, IT und Pharmazie oft der Fall. Hier kann eine Ausbildung zum Elektroniker oder Fachinformatiker Voraussetzung sein.

Für Berufseinsteiger werden häufig Trainee-Programme angeboten, die gleichsam einer Ausbildung für die Kundendiensttätigkeit in einem bestimmten Unternehmen oder einer spezifischen Branche darstellen. Neben dem praktischen Know-how für den Berufsalltag erlangst du hier auch fachspezifisches Wissen und lernst, deine Soft Skills gewinnbringend einzusetzen.

Quiz – Wie gut kennst du dich mit dem Beruf aus?

Beantworte die folgenden Fragen und finde heraus, ob du bereit für eine Bewerbung bist!

Bist du schon fit für den Beruf im Kundendienst und kannst mit deiner Bewerbung starten?

Weiterbildungsmöglichkeiten – Die Karriereleiter aufsteigen

Ein Job im Kundenservice ist keine berufliche Sackgasse. Von hier aus ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten, sich auf persönlicher und fachlicher Ebene weiterzuentwickeln, mehr Verantwortung zu übernehmen und in die nächste Gehaltsklasse aufzusteigen.

Nach einigen Jahren Berufserfahrung kannst du z. B. in folgende Positionen aufsteigen:

  • Teamleiter
  • Customer Service Manager
  • Leiter Customer Service
  • Customer Service Associate

Neben der Mitarbeiterführung übernimmst du in diesen spannenden Positionen auch verstärkt organisatorische Aufgaben und bist für die Betreuung besonders wichtiger Kunden zuständig. Zudem kannst du dich im Vertrieb spezialisieren und z. B. im Key Account Management arbeiten.

Für die Weiterentwicklung gibt es kein einheitliches Erfolgsrezept. Wichtig ist es, dass du dich regelmäßig weiterbildest und, wenn möglich, unternehmensinterne Fördermöglichkeiten wahrnimmst.

STIFTAls Kundendienstmitarbeiter erlernst du Fähigkeiten, die in fast jeder Branche relevant sind. Wenn du also bereit bist, dir neues branchenspezifisches Fachwissen anzueignen, ist ein Branchenwechsel oft einfacher möglich als in anderen Berufen.

Gehalt – Welcher Lohn erwartet dich?

Was du schlussendlich verdienst, hängt davon ab, wie viel Berufserfahrung du mitbringst, welchen Bildungsabschluss du besitzt und in welcher Branche du tätig bist. Ein besonders gutes Gehalt erwartet z. B. ein Mitarbeiter im technischen Kundendienst.

Zudem wirkt sich ein Hochschulabschluss positiv auf dein Gehalt – und vor allem auf dessen Entwicklung im Zuge deines Berufslebens – aus. Dies zeigt dir die folgende Tabelle:

Gehaltsvergleich Kundendienst

In der Regel fällt der Lohn bei größeren Unternehmen deutlich besser aus als bei kleinen Unternehmen. Allerdings solltest du nicht außer Acht lassen, dass du in kleinen Betrieben eventuell schneller mehr Verantwortung übernehmen und somit beruflich aufsteigen kannst.

Bewerbung im Kundendienst

Du hast dich für eine Karriere im Kundendienst entschieden, hast aber noch Probleme mit der Gestaltung deiner Bewerbungsunterlagen? Wir helfen Dir! Hier findest du Tipps und Tricks für die Gestaltung einer erfolgreichen Bewerbungsmappe.

Achte bei der Bewerbung darauf, die Anforderungen der Stellenausschreibung gründlich durchzulesen und in deinem Anschreiben aufzugreifen. Bei vielen Ausschreibungen wird dir auffallen, dass den Unternehmen vor allem deine persönlichen Fähigkeiten sehr wichtig sind. Ein freundliches und kommunikatives Auftreten und Offenheit gegenüber anderen Menschen sind daher unabdingbar.

Praktische Erfahrungen in Service, Vertrieb oder Kundenbetreuung, sei es durch Praktika, Ausbildung oder Nebentätigkeiten, sind ebenfalls große Pluspunkte.

TIPPGerade bei Bewerbungen auf einen Ausbildungs- oder Traineeplatz ist oft etwas Fantasie gefragt, da du nur wenig praktische Erfahrungen mitbringst. Kommunikationsstärke, Einsatzbereitschaft und Ausdrucksvermögen lassen sich aber anhand von Schulnoten, Praktika, AGs etc. eindrucksvoll belegen.

Gestalte eine übersichtliche Bewerbungsmappe mit einem einheitlichen Layout. Beziehe dich innerhalb deiner Bewerbung nur auf relevante Informationen und vermeide Grammatik- sowie Rechtschreibfehler. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben inhaltlich stimmig sind und einen lückenlosen Werdegang aufweisen.

Bewerbungstipps – Wertvoller Service für deine Bewerbung

Die folgenden Fragen solltest du im Anschreiben unbedingt aufgreifen und positiv beantworten, wenn du eine Karriere im Kundenservice anstrebst:

  • Hast du Freude an Kommunikation?
  • Kannst du im Kundenkontakt schnell und zielorientiert reagieren?
  • Macht es dir Freude, anderen Menschen weiterzuhelfen?
  • Verfügst du über eine kaufmännische Denkweise?
  • Bringst du bereits erste relevante Praxiserfahrungen mit?
  • Warum interessiert dich die Produktpalette der Firma?
  • Hast du deine Belastbarkeit und Stressresistenz bereits unter Beweis gestellt?
  • Bist du bereit, dich in die spezifischen inhaltlichen Anforderungen deiner Branche einzuarbeiten?

Auf Erfahrungen aus Nebentätigkeiten (z. B. in der Gastronomie, Ferienjobs etc.) kannst du im Kundendienst aufbauen und zurückgreifen. Vergiss daher auf keinen Fall, diese Punkte in deinen Unterlagen zu erwähnen. Als erfolgreicher Kundendienstmitarbeiter solltest du vor allem folgende Eigenschaften mitbringen:

  • Offenheit gegenüber anderen Menschen
  • Eloquenz, Empathie und Schlagfertigkeit
  • Ausgeprägte Stressresistenz
  • Lösungsorientierung
  • Spürbare Begeisterung für dein Unternehmen
  • Weiterbildungsbereitschaft
  • Einen sicheren Umgang mit Grammatik, Rechtschreibung und Fachbegriffen
  • Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

Bewerbungsvorlagen für Kundendienstmitarbeiter

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Kundendienstmitarbeiter berufserfahren:

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*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Berufsbezeichnungen und berufsbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die weibliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung. Danke für dein Verständnis.