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Empfehlungsschreiben

Besonders als Berufseinsteiger profitierst du massiv von der Ausstellung eines Empfehlungsschreibens. Denn wenn du gerade die Schule oder Uni abgeschlossen hast, kannst du meist noch keine relevanten beruflichen Erfahrungen, Erfolge, Qualifikationen oder Arbeitszeugnisse vorweisen. Eine Empfehlung kann die Unsicherheit potenzieller Arbeitgeber oder Vermieter lindern und deine Chancen erhöhen. In diesem Fachartikel bekommst du alle wichtigen Infos, Beispiele, Profitipps und kostenlose Vorlagen zum Download.

Ein Beitrag von Stefan Gerth

Empfehlungsschreiben

Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben – englisch: „Letter of Recommendation“ oder „Recommendation Letter“ – ist eine immer beliebter werdende Möglichkeit, deine Arbeitseinstellung und Fähigkeiten schriftlich beurteilen und so deine Angaben aus dem Bewerbungsschreiben glaubhaft bestätigen zu lassen.


Empfehlungsschreiben sind klar abzugrenzen von Arbeitszeugnissen, denn für diese gibt es strenge Vorlagen bezüglich der Zeugnisformulierungen. Arbeitszeugnisse müssen dir gegenüber wohlwollend formuliert sein. Zudem sind sie unpersönlicher als ein Empfehlungsschreiben.


Ausgestellt wird das Empfehlungsschreiben durch die sogenannten Referenzgebenden. Dabei gibt es keine Vorgaben, wer eine Empfehlung ausstellen darf. Im Regelfall stellt die referenzgebende Person in dem Schreiben die eigenen Erfahrungen mit dir und somit ihre persönliche Meinung über dich dar.

Stefan Gerth

Stefan Gerth

Geschäftsführer und Fachautor von Bewerbung.net

„Eine Empfehlung auszustellen, ist keine Pflicht: Die Referenzgebenden machen das freiwillig und sind nicht darauf festgelegt, dich in ein positives Licht zu rücken. Wählst du jedoch ausschließlich eine referenzgebende Person aus, die dir gegenüber wohlwollend eingestellt ist, sollte dieser Aspekt zu keinen Problemen führen.“

Wann kommen Empfehlungsschreiben zum Einsatz?

Empfehlungsschreiben werden meistens im beruflichen Kontext ausgestellt. Wenn ein Unternehmen ein Empfehlungsschreiben der ehemaligen Arbeitsstelle wünscht, ist dies meist schon in der Stellenausschreibung angegeben. Aber auch in zahlreichen anderen Bereichen kommen Empfehlungsschreiben zum Einsatz.


Allgemein existieren Empfehlungsschreiben für…

  • ... ein Praktikum 

  • ... ein Stipendium

  • ... die Zulassung zu einem Studium an einer privaten Hochschule

  • ... die Zulassung für einen zulassungsbeschränkten Studiengang

  • ... die Zulassung zu einem Auslandssemester

  • ... die Zulassung zum Master-Studiengang

  • ... die Zulassung zur Promotion

  • ... das Anmieten einer Wohnung

  • ... die Bewerbung bei einem Unternehmen

  • ... eine Beförderung

  • ... eine Bewerbung als Führungskraft

  • ... eine Referenz als Freiberufler bzw. Freiberuflerin

Aufbau & Inhalt eines Empfehlungsschreibens

Auch wenn es keinen vorgeschriebenen Aufbau für ein Empfehlungsschreiben gibt, sollte das Schreiben dennoch bestimmte Aspekte abdecken. Dabei hat sich folgender Inhalt bewährt:

Briefkopf des Empfehlungsschreibens

Im Briefkopf müssen die wichtigsten Kontaktdaten der ausstellenden Person und der empfangenden Person enthalten sein. Das bedeutet, die ausstellende Person gibt ihren Vor- und Nachnamen und ihre Firma bzw. Organisation an. Darüber hinaus ist es wichtig, dass sie eine Telefonnummer für eventuelle Rückfragen nennt. Es wird außerdem die Firma / Organisation und der Nachname der adressierten Person angegeben.


Im Anschluss daran sollte das aktuelle Datum und ein geeigneter Betreff angegeben werden. Darauf folgt dann die Ansprache der adressierten Person. Dabei sollte möglichst immer eine konkrete Ansprechperson ausfindig gemacht und nur im Notfall auf die allgemeine Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ zurückgegriffen werden.

Verhältnis zwischen ausstellender und empfohlener Person

Zu Beginn des Empfehlungsschreibens wird das berufliche, schulische oder akademische Verhältnis der ausstellenden Person und der empfohlenen Person dargestellt. Dabei wird auch geschildert, weshalb das beschriebene Verhältnis endete.

  • Beispielformulierung im beruflichen Kontext: „Frau Musterfrau war in der Zeit von April 2013 bis Januar 2019 in unserer Abteilung XYZ in der Position XYZ eingesetzt. Sie verließ die Musterunternehmen GmbH auf eigenen Wunsch, da sie sich beruflich weiterentwickeln möchte.“

  • Beispielformulierung im universitären Kontext: „Herr Mustermann hat im Oktober 2018 seinen Bachelor in XYZ gemacht. Ich habe Max Mustermann, geboren am 01.01.1995, bei seiner Bachelorarbeit betreut und kenne ihn darüber hinaus durch Seminare und Vorlesungen mit dem Schwerpunkt XYZ. Zudem war er in den letzten zwei Jahren als Tutor in der Muster Fakultät tätig.“

Tätigkeitsbeschreibung

Im darauffolgenden Abschnitt wird noch näher auf die Tätigkeiten der zu empfehlenden Person eingegangen und auch einzelne Tätigkeitsbereiche betrachtet.

  • Beispielformulierung im beruflichen Kontext: „Maria Musterfrau war insbesondere für die Bereiche XYZ und XYZ zuständig. Hier habe ich Frau Musterfrau als gewissenhafte und engagierte Mitarbeiterin erlebt. Sie arbeitete sich schnell in neue Aufgabenfelder ein und hat sich stets mit kreativen und effektiven Vorschlägen eingebracht. Die ihr übertragenen Aufgaben erledigte sie äußerst verantwortungsvoll und zielführend.“

  • Beispielformulierung im universitären Kontext: „Max Mustermann hat bei der Erstellung seiner Bachelorthesis bewiesen, dass er über einen längeren Zeitraum wissenschaftlich und präzise arbeiten kann. Die Bachelorarbeit zu dem Thema „Beispielthema“ wurde sehr erfolgreich (Note 1,2) abgeschlossen. In den Seminaren habe ich Max Mustermann als wissbegierig und engagiert erlebt.“

Bewertung der zwischenmenschlichen Beziehung

Anschließend wird der Fokus stärker auf die zwischenmenschliche Beziehung gelegt und die zu empfehlende Person wird auf persönlicher Ebene beurteilt. Dies hilft der empfangenden Person, nicht nur einen Einblick über die Leistungen, sondern auch über die Persönlichkeit der sich bewerbenden Person zu bekommen.

  • Beispielformulierung im beruflichen Kontext: „Auf persönlicher Ebene schätze ich Maria Musterfrau sehr, ich habe sie stets als wissbegierige, höfliche und sorgfältige Person erlebt. Auch unter den Kollegen war sie aufgrund ihrer hilfsbereiten und zuverlässigen Art sehr beliebt. Maria Musterfrau handelte stets überlegt und blieb auch in stressigen Situationen besonnen.“

  • Beispielformulierung im universitären Kontext: „Auf menschlicher Ebene schätze ich Herrn Mustermann als einen ehrgeizigen und gewissenhaften Studenten. Seine fachliche Kompetenz drückte Herr Mustermann stets freundlich aus, weshalb er sowohl bei seinen Kommilitonen als auch bei den Mitarbeitern meines Lehrstuhls beliebt war. Seine erfolgreichen Tutorentätigkeiten sind auf seine hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit zurückzuführen.“

Betonung der Eignung für den angestrebten Job

Im letzten Abschnitt geht es darum, dass die empfehlende Person ihre Unterstützung zusichert und gegebenenfalls die Qualifikationen und Erfolge der sich bewerbenden Person betont. Zusätzlich können die Soft Skills bewertet werden, um der adressierten Person zu verdeutlichen, worin im Falle einer Einstellung der Mehrwert für das Unternehmen besteht.

  • Beispielformulierung im beruflichen Kontext: „Ich bin davon überzeugt, dass Maria Musterfrau für die Position als XYZ in ihrer Beispielfirma GmbH bestens geeignet ist. Sie bringt sowohl die fachliche Qualifikation als auch die nötige berufliche Erfahrung mit. Darüber hinaus erledigte sie bereits ähnliche Aufgaben eigeninitiativ und effizient in unserer Musterunternehmen GmbH. Ich wünsche Maria Musterfrau auf persönlicher und beruflicher Ebene alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“

  • Beispielformulierung im universitären Kontext: „Sehr gerne unterstütze ich die Bewerbung von Max Mustermann für ein Stipendium für das Master-Studium der Beispielwissenschaften an der Universität Beispiel. Ich wünsche ihm alles Gute für die Zukunft und weiterhin viel Erfolg.“

Zum Schluss sollte die referenzgebende Person zusichern, dass sie für Rückfragen zur Verfügung steht. Mit der Grußformel und einer Unterschrift wird das Empfehlungsschreiben beendet.

Formale Anforderungen beim Verfassen eines Empfehlungsschreibens

Es existieren nicht viele Anforderungen, die beim Verfassen berücksichtigt werden müssen. Die folgenden Punkte solltest du dennoch beachten:

  • Das Schreiben sollte in etwa die Länge einer DIN A4-Seite umfassen

  • Du solltest das Firmenpapier oder das offizielle Papier der Universität bzw. Schule verwenden

  • Schreibe aus der Ich-Perspektive

  • Verzichte auf Superlative

  • Verwende keine leeren Floskeln, sondern aussagekräftige Formulierungen

  • Formuliere dein Schreiben nicht zu sachlich. Persönliche und emotionale Formulierungen in einem angemessenen Rahmen erhöhen die Glaubwürdigkeit und Aussagekraft.

Alle Beispielformulierungen sowie die wichtigsten Tipps zum Empfehlungsschreiben haben wir dir kompakt in einer PDF-Datei zusammengefasst. Lade sie dir jetzt kostenlos herunter!

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Empfehlungsschreiben anfordern - Beispielformulierungen

Da dir ein Empfehlungsschreiben nicht automatisch ausgestellt wird und die ausstellende Person dies freiwillig tut, musst du aktiv darum bitten. Beispielformulierungen für die Anfrage haben wir dir in den folgenden Abschnitten zusammengestellt.


Es ist wichtig, zunächst eine geeignete Person auszuwählen, die dir gerne eine Empfehlung ausstellt. Diese sollte in dem ausgewählten Bereich eine besondere Position haben und dich und deine Arbeitsleistung gut einschätzen können. Vorzugsweise wählst du eine Person aus, die einen besonders guten Ruf hat. Häufig sind Vorgesetzte oder Personalverantwortliche die Empfehlungsgebenden. Von anderen Angestellten ist abzuraten.  


Die folgenden Tipps solltest du bei deiner Anfrage berücksichtigen:

  • Stelle sicher, dass du über die Vorgaben des Empfehlungsschreibens informiert bist und dies an die verfassende Person weitergeben kannst. Bereite ggf. eine Vorlage vor, welche diese verwenden kann.

  • Gib schon in deiner Anfrage einen groben Überblick über den Verwendungszweck deines Empfehlungsschreibens und schaffe somit ein Gerüst für die Punkte, die in dem Schreiben enthalten sein sollten.

  • Frage die ausstellende Person – falls möglich – persönlich und in einem ruhigen Moment an. Solltest du kurz zuvor durch positive Leistungen / Erfolge aufgefallen sein, ist dies der optimale Zeitpunkt für eine Anfrage.

  • Gib der empfehlenden Person genügend Zeit zum Erstellen des Empfehlungsschreibens. Bei einer Absage aus zeitlichen Gründen solltest du nachfragen, ob du die ausgewählte führsprechende Person als Referenzkontakt angeben darfst.

  • Vereinbare am besten einen Gesprächstermin, um weitere Details zu besprechen. Bereite dich auf das Gespräch gut vor und halte – falls notwendig – wichtige Unterlagen und Informationen bereit.

Empfehlungsschreiben vom Professor für ein Stipendium / Studium

Rund um das Studium können Empfehlungsschreiben sehr hilfreich sein, manchmal werden sie sogar explizit verlangt. Das ist zum Beispiel bei der Zulassung zu vielen Masterstudiengängen oder bei der Bewerbung für ein Auslandsstudium mit beschränkter Teilnehmendenzahl der Fall.


Auch für die Bewilligung eines Stipendiums wird oft ein Empfehlungsschreiben gefordert. Dies erhöht deine Chancen, einen der begehrten Stipendienplätze zu bekommen und auf die Unterstützung zurückgreifen zu können, die beispielsweise das Deutschlandstipendium bietet.


Hast du gerade ein Hochschulstudium absolviert, kann dir ein Empfehlungsschreiben helfen, in der Arbeitswelt Fuß zu fassen. Dazu bittest du eine lehrende Person um eine Empfehlung. Eine gute Wahl ist eine Person, die beispielsweise deine Abschlussarbeit betreut hat oder die du als studentische Hilfskraft unterstützt hast.


Beispielformulierung für die Anfrage bei deinem Professor / deiner Professorin:

  • „Sehr geehrter Herr Professor Muster, nach meiner abgeschlossenen Bachelorarbeit beginnt für mich ein neuer Lebensabschnitt. Dazu möchte ich mich für den Master XY bewerben. Da Sie mich bei meiner Thesis betreut haben, möchte ich Sie fragen, ob Sie bereit wären, mir für meine Bewerbung ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Gerne würde ich die Details mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch besprechen.“

Empfehlungsschreiben von deinem Arbeitgeber 

Auch im Berufsumfeld können dir Empfehlungen einen großen Vorteil verschaffen. Für einen Jobeinstieg sind besonders Empfehlungsschreiben aus Praktika oder Empfehlungen von ehemaligen vorgesetzten Personen geeignet. Außerdem kannst du bei einer beruflichen Neuorientierung oder bei einer Bewerbung um eine Beförderung mit einer Empfehlung von deiner aktuell vorgesetzten Person punkten.


Wenn du das Unternehmen wechseln möchtest und eine Empfehlung für deine aktuellen Bewerbungen benötigst, solltest du erst dann um ein Schreiben bitten, wenn deine bevorstehende Kündigung schon eine Weile bekannt ist. Belege zudem unbedingt deine Erfolge und Leistungen.


Beispielformulierung für die Anfrage bei deinem Arbeitgeber / deiner Arbeitgeberin:

  • „Sehr geehrte Frau Muster, nachdem ich die letzten sechs Jahre in der Beispielabteilung tätig gewesen bin, würde ich mich gerne beruflich weiterentwickeln. Dazu möchte ich mich auf die freie Position als Leitung der Beispielabteilung bei der Beispielfirma GmbH bewerben. Ich würde mich freuen, wenn Sie mich bei diesem Schritt unterstützen. Sie haben mich in den letzten sechs Jahren begleitet und gefördert, dafür möchte ich mich bei Ihnen bedanken. Durch die langjährige Zusammenarbeit können Sie meine Kompetenzen sehr gut einschätzen, deshalb bitte ich Sie, mir ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Gerne können wir einen Termin ausmachen, um die Details zu besprechen.“

Stefan Gerth

Stefan Gerth

Geschäftsführer und Fachautor von Bewerbung.net

„Im Job können sich Empfehlungen deines Vereins oder Ehrenamtes bezahlt machen – vor allem, wenn du gerade in einen Beruf einsteigst. Damit lieferst du zugleich einen Nachweis für dein ehrenamtliches bzw. soziales Engagement.“

Empfehlungsschreiben von einem Kunden

Wenn du freiberuflich tätig und deshalb nicht fest in einem Unternehmen angestellt bist, solltest du in deiner Freelancer-Bewerbung dennoch nicht ohne Referenz auskommen. Die für dich infrage kommenden Ansprechpersonen sind deine Kundschaft und geschäftliche Kontakte. Wichtig ist, dass sie zufrieden mit dir sind und schon länger mit dir zusammenarbeiten. Die Empfehlungen kannst du anschließend möglichen Auftraggebenden vorlegen.


Eine beliebte Möglichkeit ist es, die besten Referenzen auf der eigenen Website auszustellen, damit potenzielle Auftraggebende sich schon vor dem ersten Kennenlernen einen Überblick über deine Eignung verschaffen können. Bevor du dies tust, solltest du die Person, die das Schreiben verfasst hat, unbedingt schriftlich um Einverständnis bitten.


Beispielformulierung für die Anfrage bei einer auftraggebenden Person:

  • „Sehr geehrter Herr Muster, vielen Dank für die positive Beurteilung unserer Zusammenarbeit in dem Beispielprojekt. Als Freiberufler profitiere ich von einer solch positiven Referenz, da sie meinen potenziellen Auftraggebenden Sicherheit bietet und dessen Entscheidung erleichtert. Nach meinem letzten Auftrag schrieben Sie mir: „Vielen Dank für die angenehme Betreuung und reibungslose Kommunikation. Die Qualität Ihrer Arbeit hat uns sehr überzeugt.“ Gerne würde ich Ihre Aussage mit namentlicher Nennung auf meiner Homepage zitieren. Über Ihr Einverständnis würde ich mich sehr freuen.“

Empfehlungsschreiben von deinem Lehrer

In der Schule wirst du eher selten mit dem Thema Empfehlungsschreiben konfrontiert. Trotzdem profitierst du von einer Empfehlung für anvisierte Stipendien, ein Au-pair, ein Freiwilliges Soziales Jahr oder ein Freiwilliges Ökologisches Jahr im Rahmen eines Gap Year. Hier sind die Lehrenden die besten Ansprechpersonen. Du kannst zudem davon profitieren, wenn du nach deinem Schulabschluss eine Ausbildung beginnst und dich noch in der Bewerbungsphase befindest.


Lehrende können im Rahmen des Empfehlungsschreibens dein Arbeitsverhalten und deine Motivation loben. Ein weiterer Bereich, in dem du als Schüler oder Schülerin eine Empfehlung einholen kannst, sind absolvierte Praktika und Nebenjobs.


Beispielformulierung für die Anfrage bei deinem Lehrer / deiner Lehrerin:

  • „Sehr geehrte Frau Muster, in den vergangenen zwei Jahren haben Sie meinen Leistungskurs sowie meinen Sportunterricht betreut und mich als Schülerin gut kennengelernt. Nach meinem Abitur möchte ich mich für ein Au-pair bewerben. Für die Bewerbung wird ein Empfehlungsschreiben gefordert, welches meine sozialen Kompetenzen aufgreift. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir diese Empfehlung ausstellen könnten.“

Empfehlungsschreiben vom Vermieter für eine neue Wohnung 

Mietwohnungen sind immer schwieriger zu bekommen. Nur wer aus der Masse der Bewerbenden heraussticht, bleibt im Gedächtnis. Mit einem Empfehlungsschreiben durch deine bisherige vermietende Person kannst du deine Chancen auf die Wohnung enorm steigern. Wichtig ist dabei, dass die empfehlende Person für Rückfragen telefonisch zu erreichen ist.


Beispielformulierung für die Anfrage bei deinem Vermieter / deiner Vermieterin:

  • „Sehr geehrter Herr Muster, wie ich Ihnen bereits mitgeteilt habe, muss ich aufgrund meines Jobwechsels umziehen. Um meine Chancen bei der Wohnungssuche zu erhöhen, möchte ich Sie fragen, ob Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen können. Ich denke, Sie können mich durch unser langjähriges Mietverhältnis und unsere gute Nachbarschaft als Mieter gut bewerten und einschätzen. Ich würde mich freuen, wenn Sie die Zeit hätten, in einem persönlichen Gespräch weitere Details zu besprechen.“

Weitere häufig gestellte Fragen zum Empfehlungsschreiben

Was ist der Unterschied zwischen Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben?

Das Empfehlungsschreiben zeichnet sich dadurch aus, dass es individuell für eine bestimmte ausgeschriebene Stelle verfasst wird. Dadurch soll die Übereinstimmung deiner Kompetenzen mit den Anforderungen einer bestimmten Stelle (Praktikum, Stipendium, Studium etc.) herausgestellt werden.


Das Referenzschreiben ist allgemeiner Natur. Das bedeutet, es wird nicht gezielt auf eine bestimmte Stelle angepasst, sondern soll sich bewusst an verschiedene adressierte Personen richten. Somit kannst du es im Gegensatz zum Empfehlungsschreiben immer wieder verwenden. Als freiberuflich tätige Person sind Referenzschreiben besonders interessant, denn in dem Fall bewirbst du dich um Kunden und Kundinnen.

Wohin gehört das Empfehlungsschreiben innerhalb der Bewerbung?
Das Empfehlungsschreiben gehört zum Anhang der Bewerbung und wird meistens hinter dem Lebenslauf eingefügt. Referenzkontakte gibst du wiederum im Anschreiben oder Lebenslauf direkt an. Bei mehreren Referenzgebenden bietet es sich an, eine gesonderte Seite mit Referenzen zu erstellen und diese hinter dem Lebenslauf einzufügen.
Wie viele Empfehlungsschreiben sollte ich in meine Bewerbung einfügen?
Es kommt hier auf Qualität statt Quantität an. Generell solltest du maximal drei Empfehlungsschreiben als Anhang zu deiner Bewerbung hinzufügen, da Personalverantwortliche meist keine Zeit haben, mehr Empfehlungen zu sichten und sonst die Gefahr besteht, dass wichtige Unterlagen übersehen werden.
Warum fragen Unternehmen nach Empfehlungsschreiben?
Ein Arbeitszeugnis dient zwar als Beleg für berufliche Qualifikationen. Jedoch ist die arbeitgebende Person verpflichtet, ein wohlwollendes Zeugnis für ehemalig Beschäftigte auszustellen und ist dabei an viele Vorschriften bezüglich der Formulierung gebunden. Das Empfehlungsschreiben hingegen wird freiwillig ausgestellt und spricht daher für eine positive Beziehung zwischen arbeitgebender und angestellter Person. Außerdem bietet ein Empfehlungsschreiben Informationen über die Persönlichkeit als Ergänzung zum Arbeitsverhalten.

Ein Foto von Stefan Gerth

Autor: Stefan Gerth

Stefan hat sich während seines Studiums der Wirtschaftswissenschaften an der Ruhr-Universität Bochum intensiv mit dem Thema Bewerbung beschäftigt. So entstand die Idee, ein Unternehmen zu gründen. Eine Idee, die er in 2011 realisiert hat. Stefan ist Gründer und Geschäftsführer der webschmiede GmbH (Die-Bewerbungsschreiber.de & Bewerbung.net), schreibt seit Jahren Fachbeiträge und gibt Interviews zum Thema professionelle Bewerbungsunterlagen.


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