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Referenzschreiben in der Bewerbung

Auf der Suche nach einem Job ist es entscheidend, sich von der Masse abzuheben. Gute Qualifikationen, Erfahrung auf dem gewünschten Gebiet und eine kreative Bewerbung sind der erste Schritt auf dem Weg zum Traumjob. Wenn du darüber hinaus deine Chancen auf ein Bewerbungsgespräch und eine Anstellung erhöhen willst, kannst du deiner Bewerbung ein Referenzschreiben beifügen. Wie du ein Referenzschreiben für dich einholst und es am besten im Bewerbungsprozess nutzen kannst, erfährst du hier.

Bei einem Referenzschreiben handelt es sich um ein Dokument, in dem ein Referenzgeber auf ca. einer DIN A4-Seite positiv über die berufliche Eignung und Arbeitsweise einer Person berichtet, um diese für eine bestimmte Position oder Stelle zu empfehlen.


Vielerorts sind Referenzschreiben bereits ein standardisierter und erwünschter Teil von Bewerbungen. Doch auch wenn diese nicht verlangt werden, bieten sie immer eine Art Entscheidungs- und Orientierungshilfe für den potenziellen Arbeitgeber und sind deshalb gern gesehen.


Als zuverlässige und unparteiische Quelle geben Referenzschreiben dem Leser Informationen über deine Arbeitsweise und Qualitäten.


Darüber hinaus bietet ein Referenzschreiben viele Vorteile, denn anders als bei einem Arbeitszeugnis ist die Ausstellung eines solchen nicht rechtlich vorgeschrieben. Es zeugt vom bloßen Wohlwollen des Referenzgebers und der freiwilligen Unterstützung dir gegenüber.

Wann sollte ich Referenzschreiben beifügen?

Referenzschreiben sind für jeden Berufseinsteiger und -wechsler eine großartige Möglichkeit, sich im Bewerbungsprozess abzuheben und seine individuellen Vorteile zu präsentieren. Besonders Berufseinsteigern, Auszubildenden oder Praktikanten, die ihrer Bewerbung noch kein Arbeitszeugnis beifügen können, bieten Referenzschreiben die Chance, persönliche Stärken zu betonen und zu belegen.


Ein Referenzgeber sollte bestenfalls neutral sein, um die Zuverlässigkeit der Referenz zu gewährleisten. Außerdem sollte die Person aus einer ranghöheren Position stammen, die deine Leistungen und Kompetenzen auch wirklich sachlich einschätzen kann.


Dementsprechend kommt dafür eher ein Vorgesetzter infrage. Ein Kollege, mit dem du jeden Tag deine Mittagspause verbringst oder ein Untergebener, der in deinem Ansehen aufsteigen will, eignet sich in den meisten Fällen nicht als Referenzgeber.

Generell gilt: Je höher die Stellung und das Ansehen deines Referenzgebers ist, desto hilfreicher ist das Referenzschreiben.

Welche deiner Bezugspersonen sich für dein individuelles Referenzschreiben eignet, hängt von deiner persönlichen Situation, dem Anstellungsverhältnis und deinen zukünftigen Karriereplänen ab. Je nach vorliegender Situation kommen folgende Personen als Referenzgeber in Frage:

  • Studenten: Dozenten, Betreuer bei Praktikumsstellen oder Nebenjobs

  • Praktikanten: Praktikumsbetreuer

  • Azubis: Ausbilder

  • Schüler: Lehrer

  • Berufswechsler: Ehemalige Vorgesetzte, vorausgesetzt die Jobsuche erfolgt nicht vertraulich.

Wie frage ich nach einem Referenzschreiben?

Da die Ausstellung eines Referenzschreibens anders als bei Arbeitszeugnissen nicht vorgeschrieben ist, musst du dich selbst um die Beantragung eines Referenzschreibens kümmern. Nachdem du dich für einen potenziellen Referenzgeber entschieden hast, solltest du bei der Anfrage ein paar Dinge beachten, um das bestmögliche Referenzschreiben zu erhalten.

  • Stelle deine Frage persönlich: Ob es um eine Beförderung im selben Unternehmen oder eine Referenz eines ehemaligen Chefs oder Kunden geht, ein persönlicher Termin ist immer der geeignete Rahmen. Bei einer schriftlichen Anfrage solltest du bedenken, ob du deine Jobsuche öffentlich betreibst oder die Einholung einer Referenz gegen dich verwendet werden kann.

  • Gute Leistungen sind die Voraussetzung: Biete deinem Referenzgeber gute Gründe, ein überzeugendes Schreiben zu erstellen und liefere Beispiele und Belege, die erwähnenswert wären.

  • Begründe deine Bitte: Mache deutlich, warum dir die Bewerbung wichtig ist und wieso du die Stelle bekommen solltest, um das Engagement für dein Referenzschreiben zu steigern.

Beispielformulierungen

  • Bitte an einen Vorgesetzten: „Sehr geehrter Herr Mustermann,
    ich bin seit XYZ Jahren für dieses Unternehmen in der Abteilung XYZ tätig und empfinde die Zusammenarbeit als äußerst produktiv und angenehm. Nun würde ich mich gerne beruflich weiterentwickeln und neue Erfahrungen auf dem Gebiet XYZ sammeln. Ich möchte mich noch einmal bei Ihnen für die hervorragende Zusammenarbeit und Betreuung bedanken. Da Sie meine Erfahrungen und Kompetenzen am besten beurteilen können, wäre ich Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir für den Bewerbungsprozess und meine weitere berufliche Entwicklung ein Referenzschreiben ausstellen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Maria Müller“

  • Bitte an einen Professor: „Sehr geehrter Herr Professor Mustermann,
    nachdem Sie im letzten Semester meine Bachelorarbeit zum Thema Beispiel-Problematik betreut haben, stehe ich kurz vor der Beendigung meines Studiums. Ich möchte mich daher für eine Stelle als Musterposition im Musterbereich bewerben. Da Sie sich im Rahmen meiner Bachelorarbeit genau mit meiner Arbeitsweise auseinandergesetzt und sich von meinem Fachwissen überzeugt haben, hoffe ich, dass Sie es in Betracht ziehen, mit der Ausstellung eines Referenzschreibens meinen Karriereeinstieg zu unterstützen. Gerne würde ich alle weiteren Details in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen besprechen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Maja Musterfrau“

  • Bitte an einen Kunden: „Sehr geehrter Herr Mustermann,
    vielen Dank für die gute Zusammenarbeit im Laufe des Auftrags XYZ und Ihr positives Feedback. Ich habe nun schon diverse Arbeiten in Ihrem Auftrag durchgeführt und Sie waren stets zufrieden mit der Qualität meiner Arbeit. Nach einem meiner letzten Aufträge schrieben Sie mir: „Vielen Dank für die schnelle und ordentliche Durchführung! Sowohl die Qualität Ihrer Arbeit als auch Kommunikation und Service sind äußerst zufriedenstellend.“
    Da mir positive Rückmeldungen in Form von Referenzschreiben sehr helfen können, Kundschaft zu generieren, würde es mich freuen, wenn Sie mir ein solches ausstellen. Gerne können sie sich für weitere Details mit mir in Verbindung setzen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Maja Musterfrau.“

Einverständnis einholen

Bevor du ein Referenzschreiben nutzt, solltest du bei der Quelle deiner Referenz anfragen, ob du diese auch für deine Bewerbung verwenden darfst. Es kann vorkommen, dass der Referenzgeber von deinem potenziellen neuen Arbeitgeber kontaktiert wird, um nähere Informationen über dich einzuholen.

Die Erlaubnis einer Kontaktaufnahme muss schriftlich hinzugefügt werden und kann einen großen Vorteil bieten, denn die Kontaktaufnahme zum Referenzgeber bietet dem Personaler eine Form der Sicherheit, da er sich bei der Entscheidung auf seriöse Quellen und Erfahrungsberichte beziehen kann.

Falls dies nicht erwünscht ist, solltest du die Referenz nicht verwenden, denn das Ziel sind schließlich positive Berichte und du möchtest weder dich noch deinen Unterstützer in eine prekäre Situation bringen.

Aufbau und Formulierung eines Referenzschreibens

Entsprechend der Funktion kommt einem Referenzschreiben ein hoher Grad an Individualität zu, denn es sollen ja schließlich die individuellen Qualitäten einer Person dargestellt werden. Um den persönlichen Charakter der Einschätzung und des Schreibens an sich zu betonen, werden Referenzschreiben für die Bewerbung immer in Ich-Form geschrieben.


Einer festen Reihenfolge wird dabei nicht gefolgt, doch es gibt einige Informationen, die in keinem Referenzschreiben fehlen dürfen.

Inhalt des Briefkopfes:

  • Name des Ausstellers

  • Unternehmen / Institution

  • Postanschrift des Unternehmens

  • Telefonnummer falls Rückfragen bestehen

  • Ort und Tag der Ausstellung

Referenzschreiben Briefkopf

Inhalt der Einführung:

  • Selbstvorstellung des Referenzgebers und der Beziehung zum Bewerber

  • Hintergründe der Ausstellung des Dokuments (z.B. beendete Anstellung)

Beispielformulierungen

  • Von einem Vorgesetzten:Referenzschreiben für Max Mustermann
    Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Herr Mustermann dazu entschlossen, nach neuen beruflichen Herausforderungen zu suchen. Als bisheriger, äußerst zufriedener Vorgesetzter bedauere ich diese Entscheidung sehr, doch ich kann Herrn Mustermann für eine Anstellung dieser Art nur weiterempfehlen.“

  • Von einem Kunden:Referenzschreiben für Herrn Mustermann
    Herr Mustermann hat vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ den Auftrag XYZ für mich durchgeführt und ihn zu meiner vollsten Zufriedenheit erfüllt. Als Kunde war ich mit der Zusammenarbeit, der Durchführung und auch dem Endergebnis sehr zufrieden.
    Mein Auftrag erforderte diverse handwerkliche Fähigkeiten und ein hohes Maß an Geschicklichkeit und Durchhaltevermögen.“

  • Von einem Betreuer: „Referenzschreiben für Maja Musterfrau
    Frau Musterfrau hat bei uns im Zeitraum vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ ein Praktikum in der Abteilung XYZ absolviert. Dabei war ich ihr Betreuer und somit für die Einarbeitung und Kontrolle der erbrachten Leistungen zuständig.“

Der sachliche Teil der Empfehlung beinhaltet:

  • Bisherige Tätigkeiten und Aufgaben

  • Abschlüsse (Ausbildung, Bachelor, Master)

  • Zertifikate durch Weiterbildungen und Lehrgänge

  • Besondere Erfolge und Projekte im Zeitraum der Anstellung, des Praktikums, der Beschäftigung, usw.

Beispielformulierungen

  • Von einem Vorgesetzten: „Zwischen dem TT.MM.JJJJ und dem TT.MM.JJJJ hat Herrn Mustermann als Assistent in der Abteilung XYZ für mich gearbeitet und dabei seine Aufgaben immer mit größtem Engagement und äußerst zufriedenstellend bewältigt. Er ist ein sehr verantwortungsvoller Angestellter, der durch seinen Abschluss XYZ über viel Erfahrung verfügt.
    Durch seine jahrelange Arbeitserfahrung und die Weiterbildung zum XYZ zeigt Herr Mustermann eine hohe Selbstständigkeit. Aus diesem Grund genießt er bis heute einen sehr guten Ruf bei unseren zufriedenen Kunden, denn auch in schwierigen Situationen fiel er immer als Problemlöser auf.“

  • Von einem Kunden: „Schon bei der Planung des Auftrags überzeugte Herr Mustermann durch Kreativität und Engagement. Seine Detailorientierung bei der Anfertigung führte zu einem äußerst zufriedenstellenden Ergebnis und das hochwertige Endprodukt lässt keine Zweifel an seinen Fähigkeiten und Kenntnissen. Besonders erwähnenswert ist die filigrane Umsetzung der Leistung XYZ, die im Rahmen meines Auftrags durchgeführt wurde.“

  • Von einem Professor: „In meinen Kursen erfüllt Herr Mustermann seine Aufgaben immer mit größtem Engagement und durch seine kritische Denkweise bereichert er jeden Kurs. Die unter meiner Aufsicht erstellten Arbeiten zeugen von Kreativität und fachlicher Kompetenz, sodass auch schwierigere Themen und Diskurse kein Problem für ihn darstellen."

Der subjektive Teil der Empfehlung beinhaltet:

  • Positive Erfahrungen durch die Zusammenarbeit

  • Arbeitseinstellung, Sozialer Umgang und Softskills

  • Positive Rückmeldungen von Kollegen, Kunden und Vorgesetzten

Beispielformulierungen

  • Von einem Ausbilder: „Von Anfang an zeichnete sich Frau Musterfrau durch ein hohes Maß an Engagement und eine außerordentliche Sorgfalt aus. Darüber hinaus glänzte sie nicht nur durch Eigeninitiative und eine eigenständige Arbeitsweise, sondern auch durch Teamfähigkeit und brachte sich mit ihrer Hilfsbereitschaft sofort in das bestehende Team ein. Ebenso war sie Anregungen und Kritik gegenüber aufgeschlossen und zu jeder Zeit lernwillig.“

  • Von einem Vorgesetzten: „Neben hervorragenden fachlichen Qualifikationen zeichnet sich Herr Mustermann durch Freundlichkeit und Zuverlässigkeit im Umgang mit Kollegen und Kunden aus. Durch seine Hilfsbereitschaft und Teamfähigkeit ist er im Kollegium sehr beliebt und die Zusammenarbeit ist immer unkompliziert und produktiv. Darum halte ich ihn für eine vortreffliche Wahl für jede Beschäftigung im Bereich XYZ und empfehle ihn für jede Anstellung dieser Art.“

  • Von einem Professor: „Auf menschlicher Ebene ist Herr Mustermann ein selbstständiger und verantwortungsvoller Student, der stets durch Motivation und gute Umgangsformen glänzt. Aus diesem Grund genießt er unter seinen Professoren und Mitarbeitern einen sehr guten Ruf, der sich in seinen ausgezeichneten Leistungen und Noten widerspiegelt.
    Neben der hervorragenden fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr Mustermann durch Freundlichkeit im Umgang mit Studierenden und dem Lehrkörper aus.“

Der Schluss beinhaltet:

Schlussteil Referenzschreiben

Integration des Referenzschreibens in die Bewerbungsmappe

Nachdem du einige Referenzschreiben aus verschiedenen Quellen eingeholt und deren Eignung für deine Bewerbung überprüft hast, stellt sich noch die Frage, wo du diese bestmöglich in deine Bewerbungsmappe integrierst.

Wie viele Referenzschreiben sollte ich beifügen?

Wenn in der Stellenausschreibung nicht explizit Referenzen gefordert sind, was äußerst selten der Fall ist, musst du auch nicht zwangsläufig Referenzschreiben angeben.


Wenn du zur positiven Verstärkung deiner Fähigkeiten und Leistungen dennoch Referenzschreiben angeben willst, solltest du ein paar Dinge beachten:


Nur ein Referenzschreiben erbringt meist nicht die gewünschte Wirkung, deshalb solltest du in diesem Fall lieber auf die Nennung des Referenzschreibens verzichten, denn es stellt sich sonst eventuell die Frage, warum du in deiner Berufslaufbahn lediglich eine Referenz erhalten hast.

Diese Regel gilt jedoch nicht für Berufseinsteiger, denn diese verfügen meist nicht über viel Arbeitserfahrung, sodass jede Erwähnung einer Referenz umso wertvoller ist.

Doch auch ein Übermaß an Referenzschreiben kann seine Wirkung verfehlen, denn es kann den Leser überfordern und darüber hinaus unglaubwürdig und angeberisch wirken.

Ein gutes Mittelmaß stellen ungefähr 3 Referenzschreiben dar. So wird deutlich, dass du mehrfach positiv aufgefallen bist, dennoch steht dein Bewerbungsschreiben weiterhin im Mittelpunkt deiner Bewerbungsmappe und wird nicht überschattet.

Wo und wie nenne ich die Referenzschreiben?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Referenzschreiben in der Bewerbung zu erwähnen oder zu integrieren. Du solltest dabei zu jedem Referenzgeber einige wichtige Informationen nennen:

  • Name

  • Position

  • Art der Beziehung zum Referenzgeber

  • Kontaktdaten

Eine Bewerbungsmappe richtet sich immer nach einer bestimmten Ordnung, die auch durch deine Referenzschreiben nicht gestört werden sollte.

Wenn du gerne deine Referenzschreiben vollständig mit abgeben möchtest, findest du hinter dem Bewerbungsschreiben oder dem Lebenslauf den richtigen Platz dafür. Die richtige Position hängt ganz davon ab, wo und in welchem Kontext du dich auf die Referenz beziehst. Sollest du jedoch auch ein Motivationsschreiben beifügen, empfiehlt es sich, die Referenzschreiben der Übersichtlichkeit halber ganz am Ende einzufügen.

Neben dem Einfügen vollständiger Referenzschreiben besteht auch die Möglichkeit, seine Referenzen in Kurzform im Bewerbungsschreiben oder Lebenslauf zu nennen. Weitere Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten erhältst du in unserem Artikel „Referenzen in der Bewerbung.“

Referenzschreiben Muster – 4 kostenlose Vorlagen

Da Referenzschreiben und ihr Inhalt immer von der Situation der Ausstellung und den individuell erworbenen Fähigkeiten und Erfahrungen abhängen, stellen wir dir vier Referenzschreiben Vorlagen für verschiedene Beschäftigungsstrukturen und Situationen als kostenlosen Download bereit.