Allgemeines über das Telefoninterview

Ein Telefoninterview unterscheidet sich in einigen grundsätzlichen Punkten von einem normalen Bewerbungsgespräch, dementsprechend musst du die Änderung einiger Rahmenbedingungen beachten.

Gründe für Telefoninterviews

Deine mühevoll erstellte Bewerbung hat sich ausgezahlt und jetzt steht ein Vorstellungsgespräch an? Super! Aber huch, du wurdest nicht gebeten, persönlich vorbeizuschauen, sondern zu einem Telefoninterview eingeladen?

Dies kann verschiedene Gründe haben:

  • Klären offener Fragen, deren Antworten deiner Bewerbung nicht zu entnehmen sind
  • Personaler möchten eine Vorauswahl unter allen Bewerbern treffen
  • Ein erstes Kennenlernen
  • Anfahrt, Zeit und Kosten ersparen (zu Beispiel bei Bewerbungen im Ausland)
TIPP Der Grund für ein Telefoninterview verrät möglicherweise etwas über den Umfang des Bewerbungsgesprächs. Also höre gut zu, was der Personaler dir bei der Anfrage für das Gespräch sagt.

Oft wird das Telefonat als eine Art Vorauswahl für ein Assessment-Center genutzt, wofür nur eine gewisse Bewerberanzahl zugelassen ist.

Antwort auf den Terminvorschlag

In den meisten Fällen wird dir ein Termin oder sogar mehrere Termine vorgeschlagen. Wenn du einen Termin bestätigen möchtest, kannst du einfach eine E-Mail an den zuständigen Personaler schreiben.

Beispielformulierung für eine Zusage:

Sehr geehrter Frau Muster,

vielen Dank für die Einladung zum Telefoninterview.
Gerne möchte ich Ihnen mit dieser E-Mail den vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 10 Uhr bestätigen.
Falls sich etwas ändern sollte, lassen sie es mich gerne wissen.

Mit freundlichen Grüßen,
Maria Mustermann

Es ist kein passender Terminvorschlag dabei? Kein Problem! Du kannst freundlich erwähnen, dass es dir nicht möglich ist, einen der Termine einzurichten und dann ein paar Alternativtermine mitsenden. Das Unternehmen wird dir dann Rückmeldung dazu geben.

Beispielformulierung für Alternativtermine:

Sehr geehrter Herr Muster,

ich habe mich sehr über die Einladung zum Telefoninterview gefreut. Die vorgeschlagenen Termine kann ich so leider nicht einrichten. Daher biete ich Ihnen folgende Termine als Alternative:

  • TT.MM.JJJJ 12-18 Uhr
  • TT.MM.JJJJ ganztägig

Falls Ihnen einer der Termine zusagt, lassen Sie es mich gerne wissen!

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann

STIFT Achte beim Abgeben eines Alternativvorschlags darauf, dass dein Interesse an dem Bewerbungsgespräch deutlich wird und es nicht wie eine Ausrede für eine Absage klingt!

Natürlich kannst du auch einfach deine Absage mitteilen, falls du doch nicht mehr an dem Job interessiert bist.

Beispielformulierung für eine Absage:

Sehr geehrter Herr Muster,

ich habe Ihre Einladung zum Telefoninterview erhalten und bedanke mich vielmals dafür. Leider muss ich Ihnen jedoch mitteilen, dass ich kein Interesse mehr an der ausgeschriebenen Stelle habe.
Vielen Dank für Ihre Mühe und weiterhin viel Erfolg für die Zukunft Ihres Unternehmens.

Mit freundlichen Grüßen,
Maria Mustermann

Wer ruft wen an?

Deine Wunschfirma könnte dich unerwartet anrufen. Nimm Anrufe unbekannter Nummern an, falls sich dein potenzieller Arbeitgeber dahinter verbirgt. Unabhängig davon, wer dich anruft, solltest du dich während des Bewerbungszeitraums am besten immer mit vollem Namen am Telefon melden!

Die Anfrage für das Telefoninterview kommt entweder per E-Mail oder bereits direkt per Anruf. Wenn daraus nicht klar wird, wie das weitere Vorgehen ist, kannst du zum Beispiel in deiner Antwortmail oder direkt am Telefon nachfragen, ob du zum angegebenen Termin anrufen sollst oder angerufen wirst.

Leitfaden: Was dich erwartet

Ein Telefoninterview setzt sich genau wie das Bewerbungsgespräch aus mehreren Phasen zusammen. Die Reihenfolge dieser Phasen kann allerdings variieren, also klammere dich nicht zu sehr an vorgefertigte Muster.

Ablauf eines Telefoninterviews

Die Begrüßung sollte freundlich und förmlich sein. Darauf folgt ein kurzes Kennenlernen bzw. Small Talk zum lockeren Einstieg. Oft wirst du vom Personaler gebeten, dich kurz selbst zu präsentieren. Nutze dafür deine Bewerbung bzw. deine Unterlagen. Kurz darauf wird dein Gegenüber das Unternehmen vorstellen und das Wichtigste erläutern.

Am Ende bleibt noch Raum für Rückfragen oder generell Fragen von beiden Seiten. Zum Schluss dann noch eine höfliche Verabschiedung und schon hast du es geschafft.

TIPP Wichtig für deine kurze Selbstpräsentation: Achte darauf, dass du nicht bloß die Stationen abklapperst. Dein Arbeitgeber möchte etwas über dich erfahren, was zwischen den Zeilen steht. Den ausgedruckten Lebenslauf hat er vermutlich selbst vor sich liegen. Mache dir also im Vorfeld Gedanken darüber, was du gerne von dir preisgeben und was du besonders hervorheben möchtest.

Dauer eines Telefoninterviews

Grob lässt sich sagen, dass ein Telefoninterview zwischen 15 und 30 Minuten dauert. Das kann aber von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Du solltest immer genügend Zeit für das Gespräch einplanen, um auf keinen Fall das Telefonat vorzeitig abbrechen zu müssen.

Es kann passieren, dass der Anruf nicht zur verabredeten Zeit eingeht. Lass dich dann bloß nicht verrückt machen! Es kann immer mal sein, dass etwas dazwischenkommt. Allerdings solltest nicht du die Verspätung haben, das macht einen schlechten Eindruck.

Vorbereitung auf das Telefonat

Die ersten Schritte hast du bereits gemeistert. Du hast dich mit dem Unternehmen auf einen Termin geeinigt und möchtest jetzt mit der Vorbereitung beginnen.

Grundlagen bei der Vorbereitung

Grundsätzlich kannst du dich so vorbereiten, wie du es auch für ein persönliches Vorstellungsgespräch tun würdest. Suche Informationen über das Unternehmen und beispielsweise dessen Werte heraus oder mache dir Notizen zur Beantwortung von typischen Fragen im Bewerbungsgespräch.
Typische Fragen sind zum Beispiel:

  • Warum wollen Sie für unser Unternehmen arbeiten?
  • Warum sollten wir gerade Sie einstellen?
  • Warum wollen Sie Ihren Job wechseln?
  • Was sind Ihre Stärken und Schwächen?

Auf unserer Seite zum Thema „Typische Fragen im Bewerbungsgespräch“ findest du eine Vielzahl an möglichen Fragen mit den passenden Antworten.

DOKUMENT Falls dir das Formulieren deiner Stärken und Schwächen schwerfällt, findest du Beispiele für Fragen und Antworten sowie einen Selbsttest auf unserer Seite „Stärken und Schwächen im Vorstellungsgespräch“.

Der Vorteil eines Telefongesprächs ist, dass du deine Bewerbungsunterlagen, wie zum Beispiel deinen Lebenslauf und dein Bewerbungsschreiben, aber auch deine privaten Notizen vor dir liegen haben kannst. Nutze sie als Orientierung bzw. Hilfestellung. Versuche, die wichtigsten Aspekte zusammenzufassen und alles zu sortieren. Denn bei fehlender Ordnung oder einer zu großen Masse an Material, kann Chaos entstehen.

Zusätzlich zu deinen Notizen kannst du auf deinem Laptop die Firmenwebsite öffnen, um auch da auf Informationen zuzugreifen und diesbezügliche Fragen zu beantworten.

TIPP Bedenke: Das bloße Öffnen der Firmenwebsite und das Bereithalten deiner Unterlagen ersetzen niemals eine gründliche Vorbereitung!




Schau dir wiederholt die Stellenanzeige an, um zu wissen, was dieses Unternehmen konkret erwartet. Die angegebenen Anforderungen solltest du mit den Kompetenzen und Qualifikationen aus deinen Bewerbungsunterlagen verbinden. Wichtig ist auf jeden Fall, dass sich keine Unstimmigkeiten ergeben. Das lässt dich unglaubwürdig wirken.

DOKUMENT Falls du Probleme bei der Erstellung deiner Bewerbungsunterlagen hast, findest du in unserem Bewerbungsshop hilfreiche Ratgeber und Leitfäden. Darüber hinaus bieten wir dir zahlreiche professionelle Bewerbungsdesigns mit Mustertexten.

Voraussetzungen für ein reibungsloses Telefoninterview

Damit es überhaupt zu einem Bewerbungsgespräch per Telefon kommen kann, solltest du sichergehen, dass unbekannte Nummern dich erreichen können und nicht geblockt werden. Außerdem muss während des Gesprächs eine gute Verbindung garantiert sein, um Komplikationen oder Verständnisprobleme zu vermeiden.

Achte zusätzlich auf ein ruhiges Umfeld: Lärmbelästigungen und Ablenkungen jeder Art solltest du vermeiden, damit du dich einwandfrei konzentrieren kannst. Hierzu kannst du dir zum Beispiel einen ruhigen Raum in deiner Wohnung suchen, indem du optimalerweise deine Notizen vor dir ausbreiten kannst.

Nervosität und Unsicherheit überwinden

Wenn du unsicher oder nervös vor wichtigen Gesprächen bist, übe mit deiner Familie oder Freunden. Sie können dir Feedback über dein Fremdbild geben und dir so helfen, dich zu verbessern. Halte dich in der Vorbereitung nicht zu sehr an fixe Reihenfolgen oder Skripte, denn eine unerwartete Frage könnte dich so aus dem Konzept bringen. Sei darauf vorbereitet, flexibel und spontan zu reagieren!

PRO Falls du bevorzugt mit Profis arbeiten möchtest, kannst zum Beispiel ein Coaching des Unternehmens von Rundstedt buchen. Unser Partner
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Englisch im Telefoninterview

Je nachdem, auf welche Stelle oder bei welchem Unternehmen du dich bewirbst, kann es sein, dass die Sprache während des Telefoninterviews von Deutsch auf Englisch wechselt oder das gesamte Interview auf Englisch geführt wird. Sei also gerade bei internationalen Unternehmen darauf vorbereitet, dass du möglicherweise auf Englisch sprechen musst.

TIPP Falls du eine kleine Auffrischung oder Anregung benötigst, schau auf unserer Seite für Englisch im Vorstellungsgespräch vorbei. Hier findest du mögliche Fragen und Tipps zum Sprachstil.

Checkliste: Bist du gut vorbereitet?

Das war ganz schön viel Input. Deswegen kannst du hier kurz checken, ob du an alles gedacht hast:

  1. Informationen über das Unternehmen rausgesucht
  2. Stellenanzeige noch einmal gelesen
  3. Unterlagen gut sortiert und evtl. zusammengefasst
  4. Verbindung des Telefons gecheckt
  5. Einen ruhigen Ort der Konzentration gefunden
  6. Bei Nervosität ein wenig geübt

Während des Telefoninterviews: Tipps für die Durchführung

Nach der ausgiebigen Vorbereitung ist es endlich so weit. Der Tag des Telefoninterviews ist da! Neben der Vorbereitung ist es natürlich genauso wichtig, wie du dich im Gespräch präsentierst.

Begrüßung

Nachdem du dich auf förmliche Art am Telefon gemeldet hast, wird sich dein Gesprächspartner kurz mit Namen und Firmenname vorstellen. Bevor das eigentliche Bewerbungsgespräch startet, kannst du die Gelegenheit nutzen, dich für die Einladung zum Bewerbungsgespräch zu bedanken.

Die Begrüßungsphase geht oft mit ein wenig Small Talk einher, worauf du gerne eingehen sollst. Das lockert die Situation auf und nimmt dir die Anspannung.

Hier ein paar Beispiele für den Gesprächseinstieg:

„Guten Tag, Herr Mustermann. Erst einmal möchte ich mich sehr für die Einladung zum Telefonat bedanken.“

„Ich freue mich, Sie kennenzulernen, Frau Muster. Schön, dass wir uns auf einen Termin einigen konnten. Ich freue mich auf das Gespräch!“.

Sprache, Haltung und körperliches Wohlbefinden

Dein persönliches Wohlbefinden ist der Schlüssel für überzeugendes Verhalten und eine klare Stimme. Bei der Übermittlung von Selbstvertrauen und -sicherheit über das Telefon musst du dich, anders als beim persönlichen Vorstellungsgespräch, auf deine Stimme verlassen.

Schaffe eine für dich angenehme Atmosphäre. Du kannst zum Beispiel für deine Situation angemessene Kleidung anziehen, um dich besser in das Bewerbungsgespräch einzufühlen. Auch die Körperhaltung kann dir dabei helfen, dich in die Situation einzufinden.

Achte dazu auf folgende Dinge:

  • Eine aufrechte Sitzhaltung
  • Nicht hektisch werden
  • Ruhig und deutlich sprechen
  • Sei dir der seriösen Situation bewusst
  • Gewählte Ausdrucksweise
  • Positive Ausstrahlung

Ein freundliches Lächeln macht sich auch am Telefon bemerkbar! Achte auf deine Mimik und es wird sich in deiner Stimme positiv bemerkbar machen. Vergiss dabei deine Gestik nicht, denn wildes Herumfuchteln kann zu ungewollten Nebengeräuschen und somit zur Unverständlichkeit auf der anderen Seite der Leitung führen.

DOKUMENT Um bei heiklen Fragen, zum Beispiel über Lücken im Lebenslauf, nicht ins Stottern zu kommen, kannst du passende Antworten in deinen Notizen unterbringen.




Ein Getränk im Vorstellungsgespräch ist immer eine gute Idee. So lässt sich Husten oder ein trockener Mund im Notfall verhindern.

Wenn du mal einen Augenblick zum Runterkommen oder kurzem Nachdenken benötigst, kann ein Schluck deines Lieblingsgetränks zur Beruhigung beitragen. Zu empfehlen ist hierbei ein kohlensäurearmes Getränk, um nicht aufstoßen zu müssen. Halte das Mikrofon außerdem ein Stück von deinem Mund weg.

TIPP Im besten Fall trinkst du, wenn der andere gerade redet. So bekommt der Personaler es nicht zwingend mit und es entstehen keine längeren Pausen beim Sprechen.

Mache dir Notizen

Finde einen Weg, die wichtigsten Infos zu dokumentieren. Du kannst entweder Blatt und Papier oder deinen Computer nutzen, um deine Notizen festzuhalten. Dies kann hilfreich sein, wenn du zu einem zweiten Vorstellungsgespräch eingeladen wirst und das Telefoninterview in Erinnerung rufen möchtest oder wenn dir ausschlaggebende Infos vom Personaler mitgeteilt werden.

Eigene Fragen stellen

Wie auch im klassischen Vorstellungsgespräch, ist zu empfehlen, zum Abschluss des Gesprächs ein paar eigene Fragen zu stellen. Das vermittelt deinem Gegenüber Interesse und hinterlässt einen positiven Eindruck. Fragen kannst du dir bereits im Voraus zu folgenden Themen überlegen:

  • Stellenausschreibung
  • Weiterbildungen
  • Arbeitsbereiche
  • Arbeitszeiten
  • Einstellungsverfahren

Auch Fragen, die sich während des Interviews ergeben kannst du ohne Bedenken stellen. Versuche, deine Fragen in den Gesprächsverlauf einzubauen. Sollte das nicht funktionieren, schreibe sie zu den eben erwähnten Notizen. Du kannst dann einfach am Ende des Interviews nachfragen.

No-Go’s

Mache dir keine Sorgen: Kein Arbeitgeber erwartet Perfektion von dir! Allerdings gibt es einige Sachen, die du vermeiden solltest.

  • Unhöflichkeit (unerlaubtes Duzen, den Personaler nicht aussprechen lassen, etc.)
  • Schlechte / gar keine Vorbereitung (vermittelt Desinteresse)
  • Unangebrachte Ansprüche stellen (z. B. überdurchschnittliches Gehalt)
  • Ständige Ein-Wort-Antworten geben
  • Überheblich werden

Nachbereitung des Interviews

Du hast es geschafft! Nun gibt es trotzdem noch einige Dinge, die du tun kannst, um deine Erfahrung abzurunden und deine Chancen auf den Job zu steigern.

So bleibst du in Erinnerung

Wenn die Möglichkeit dazu besteht, biete dem Personaler an, Ergänzungen deiner Unterlagen per E-Mail zuzusenden. Ansonsten besteht die Option, dich später per E-Mail für das Gespräch zu bedanken. So erzielst du, dass du dich beim Unternehmen noch einmal ins Gedächtnis rufst und dein Wiedererkennen gegenüber den anderen Bewerbern steigerst.

Beispielformulierung:

Sehr geehrte Frau Muster,

gerne möchte ich mich für das informative Telefonat bedanken. Hoffentlich konnte ich Ihnen so die Möglichkeit bieten, mich als Person besser kennenzulernen und alle offenen Fragen zu klären.
Falls doch noch Unklarheiten bestehen sollten, stehe ich Ihnen immer gerne zur Verfügung.

Ich freue mich, von Ihnen zu hören!

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann

Falls du am Anfang des Gesprächs den Namen deines Gegenübers erfährst, notiere ihn und sprich den Personaler mit Namen an. Vor allem eine persönlich ausgerichtete Verabschiedung am Ende des Telefonats hinterlässt einen positiven Eindruck!

Rückmeldung nach dem Telefoninterview

Oft wird dir eine grobe Angabe dazu gegeben, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst. Hast du über diesen Zeitraum hinaus noch nichts vom Unternehmen gehört, ergreife Initiative und melde dich bei der Firma. Das zeigt Interesse und du bekommst Auskunft über den aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses.

TIPP Achte darauf, nicht früher als zur angegeben Zeit nachzufragen. Du könntest dadurch aufdringlich wirken.

Selbstreflexion

Nach dem Telefoninterview kannst du kurz durchatmen und dann alles noch einmal durchgehen. Was lief ganz gut und was ist vielleicht sogar ausbaufähig? Dokumentiere deine Erfahrungen, um sie dir beim nächsten Mal zunutze zu machen.

Fragen, die du dir stellen könntest, wären zum Beispiel:

  • Konnte ich alles, was ich mir vorgenommen habe, so umsetzen, wie ich es wollte?
  • War ich ausreichend vorbereitet oder könnte ich das nächste Mal mehr tun?
  • Welche Fragen wurden mir gestellt, auf die ich nicht vorbereitet war?
  • Kam ich mit der Anordnung meiner Unterlagen und Notizen gut zurecht?
  • Verlief meine Selbstpräsentationsphase gut oder sollte ich etwas abändern?
  • War der Ort für das Telefoninterview geeignet oder gab es Ablenkungen?