Zeitmanagement

Ein erfolgreiches Zeitmanagement befähigt dich innerhalb eines limitierten Zeitfensters effizient zu arbeiten, ohne dabei zu viel Leerlaufzeit anzuhäufen. Im Zentrum stehen dabei Arbeitstechniken, die dafür sorgen, dass die vorhandene Zeit optimal genutzt wird. Es dient dazu, die dir zur Verfügung stehende Zeit so produktiv und effizient wie möglich zu nutzen.

Wichtig ist erfolgreiches Zeitmanagement vor allem im Beruf. Mit einer effektiven Arbeitsweise verbesserst du deine Leistungen und kannst durch deine gute Organisation punkten. Auch wenn du nicht immer alle Aufgaben schaffen kannst, hilft dir ein gutes Zeitmanagement dabei, den Überblick zu behalten.

Der Sinn einer sinnvollen Zeitplanung besteht aber nicht darin, noch mehr Arbeit in einen ohnehin schon vollen Arbeitstag zu integrieren. Im Gegenteil: Effizient organisierte Arbeitsabläufe sollen dazu beitragen, dir mehr Freiraum für deine Freizeit zu verschaffen und deine Work-Life-Balance zu verbessern.

Zudem ist Zeitmanagement auch im Privaten unerlässlich, sodass du deinen Alltag dank bewusster und priorisierter To-do’s strukturiert bewältigen kannst. Durch die Konzentration auf das Wesentliche und das Erledigen vorgenommener Aufgaben, kannst du dich in deiner Freizeit wirklich entspannen. Wenn du deine Arbeit richtig strukturierst und den notwendigen Aufgaben die entsprechende Priorität zuordnest, bist du weniger anfällig für Stress, da du ruhigen Gewissens abschalten kannst.

Sogar beim Erstellen von Bewerbungsunterlagen ist gutes Zeitmanagement enorm hilfreich. Eine gute Strukturierung deiner To-do's bedeutet, dass du einen klaren Plan vor Augen hast und genug Zeit für die Erstellung deiner Bewerbungsmappe, das Einholen von Referenzen sowie die Vorbereitung für das Vorstellungsgespräch bleibt.

Eine ABC-Analyse steht am Anfang deiner Zeitmanagement Karriere. Sie dient dazu, den derzeitigen Stand deines Zeitplans zu erfassen. Am Ende einer ABC-Analyse erhälst du eine Übersicht, die dir aufzeigen soll, in welchem Verhältnis Aufwand und Ertrag deiner Arbeitsabläufe stehen.

Die ABC-Methode ist schnell und unkompliziert anwendbar. Hierbei wird zwischen sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben unterschieden. Bei den meisten Menschen bzw. Unternehmen sieht die Aufteilung nach einer Analyse wie folgt aus:

Arbeitsvorgänge der Kategorie A sind meistens nicht delegierbar und stiften den größten Mehrwert. Ihre Ausführung ist sehr wichtig und du solltest nur ein bis zwei dieser Aufgaben am Tag einplanen, um diese konzentriert bewältigen zu können. Im Endeffekt ist es ideal, wenn du dieser Aufgabengruppe 70% deiner Zeit widmest.

B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und können möglicherweise auch delegiert werden. Hiervon kannst du zwei bis drei am Tag erledigen und 20% deiner Zeit dafür aufwenden.

Die Arbeitsvorgänge der Kategorie C nehmen oft die meiste Zeit in Anspruch, liefern jedoch den geringsten Ertrag. Hierunter fallen hauptsächlich Routinearbeiten wie Papierkram, Telefonieren, die Ablage oder generelle Verwaltungsaufgaben. Daher sollte hier das Verhältnis Zeit zu Ertrag umgekehrt werden: Verwende nur ca. 10% deiner Zeit für diese Aufgaben.

Im ersten Schritt müssen alle Aufgaben und Aktivitäten des Tages schriftlich festgehalten werden. Als Nächstes wird für jede Aufgabe die Bearbeitungszeit geschätzt. Da man nie weiß, welche unvorhergesehenen Aufgaben (z.B. Übernahme von Aufgaben eines kranken Kollegen, Kundentelefonate etc.) anfallen können, ist eine Pufferzeit vorgesehen.

Generell sollen nur 60 Prozent der gesamten Arbeitszeit auf die Aufgaben verteilt werden. 20 Prozent sind für die unvorhergesehenen Aktivitäten eingeplant, und die restlichen 20 Prozent für soziale Kontakte (Gespräche mit Kollegen etc.).

Natürlich hängt die Effektivität dieser Methodik stark vom jeweiligen Beruf ab. Die Aufgaben eines kreativen Jobs sind mit Sicherheit insbesondere bezüglich des Zeitfensters schwerer zu definieren.

Diejenigen Aktivitäten, die dringend, aber nicht wichtig sind, können an Kollegen delegiert oder zeitlich verschoben werden. Aufgaben, die als unwichtig und nicht dringend eingestuft werden, können gelöscht oder ggf. weit verschoben werden.

Wenn du nach dieser Methode arbeitest, fällt es dir leichter anstehende Aufgaben zu priorisieren und deine Ziele schneller zu erreichen.

Das Paretoprinzip geht auf den berühmten Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfried Pareto zurück. Während seiner Untersuchung der Verteilung des Bodenbesitzes in Italien fand er heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen. Diese Entdeckung übertrug er auf Arbeitsprozesse. Demnach stellte er fest, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden können.

Um dies einmal etwas deutlicher darzustellen, denken wir uns ein alltägliches Szenario: Im Büro ist viel zu tun. Auf unserer To-do-Liste stehen 2 große Projekte und 8 kleine Aufgaben, die wir innerhalb einer gewissen Zeit erledigen müssen. Die 2 großen Projekte sind wichtig für unser Unternehmen, aber schnell zu erledigen – daher machen sie 20% unseres Zeitplans aus. Die 8 kleinen Aufgaben sind eher nebensächlich, aber sind zusammen sehr aufwendig – daher beanspruchen sie 80% unserer Zeit.

Konzentrieren wir uns zuerst auf die 2 großen Projekte und arbeiten diese erfolgreich ab, haben wir lediglich 20% unserer Arbeitszeit verbraucht, aber 80% des gewünschten Ergebnisses (aufgrund des Vorrangs der Aufgaben) erzielt. Wer seine Prioritäten im Berufsleben richtig setzt, erspart sich im Endeffekt viel Stress und gewinnt eine Menge Zeit.

Die Pomodoro-Technik ist ebenfalls die Erfindung eines Italieners. Francesco Cirillo nutzte bei der Erfindung dieser Zeitmanagement-Methode eine Eieruhr in Form einer Tomate, daher der Name Pomodoro (Tomate).

Mithilfe der Pomodoro-Technik wird der Arbeitstag in 25-minütige Blöcke eingeteilt, die für das Bewältigen von Aufgaben vorgesehen sind. Nach einem 25 Minuten Block folgt eine Pause von 5 Minuten. Nach vier Arbeitsblöcken wird eine Pause von 30 Minuten eingelegt.

Große Aufgaben sollten dabei in kleinere Teilaufgaben unterteilt und somit stückweise in den Blöcken abgearbeitet werden. Durch das enge Zeitfenster entsteht die notwendige Motivation, die Arbeit in diesen Blöcken zu absolvieren und somit den Zeitplan einzuhalten.

Neben bewährten Apps existieren online ebenfalls viele verschiedene Spiele, mit denen du deine Fähigkeiten testen kannst. Oft geht es hierbei um einen Wettkampf gegen die Zeit. Dabei ist es entscheidend, deine Aufgaben zu priorisieren und dementsprechend effiziente Entscheidungen zu treffen. So kannst du spielerisch deine Zeitmanagement-Skills verbessern und hast dabei noch Spaß!