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Zeitmanagement

Erfolgreiches Zeitmanagement ist nicht nur im beruflichen Alltag wichtig, sondern auch im Privaten. Wir zeigen dir verschiedene Methoden und Tools, mit denen du dein Zeitmanagement optimieren kannst. Neben hilfreichen Tipps erhältst du von uns zudem einen Zeitmanagement Ratgeber, den du dir kostenlos herunterladen kannst.

Ein Beitrag von Jan Werk

Zeitmanagement Definition - Was ist es und warum ist es wichtig?

Ein erfolgreiches Zeitmanagement befähigt dich innerhalb eines limitierten Zeitfensters effizient zu arbeiten, ohne dabei zu viel Leerlaufzeit anzuhäufen. Im Zentrum stehen dabei Arbeitstechniken, die dafür sorgen, dass die vorhandene Zeit optimal genutzt wird. Es dient dazu, die dir zur Verfügung stehende Zeit so produktiv und effizient wie möglich zu nutzen.


Wichtig ist erfolgreiches Zeitmanagement vor allem im Beruf. Mit einer effektiven Arbeitsweise verbesserst du deine Leistungen und kannst durch deine gute Organisation punkten. Auch wenn du nicht immer alle Aufgaben schaffen kannst, hilft dir ein gutes Zeitmanagement dabei, den Überblick zu behalten.


Der Sinn einer sinnvollen Zeitplanung besteht aber nicht darin, noch mehr Arbeit in einen ohnehin schon vollen Arbeitstag zu integrieren. Im Gegenteil: Effizient organisierte Arbeitsabläufe sollen dazu beitragen, dir mehr Freiraum für deine Freizeit zu verschaffen und deine Work-Life-Balance zu verbessern.


Zudem ist Zeitmanagement auch im Privaten unerlässlich, sodass du deinen Alltag dank bewusster und priorisierter To-do’s strukturiert bewältigen kannst. Durch die Konzentration auf das Wesentliche und das Erledigen vorgenommener Aufgaben, kannst du dich in deiner Freizeit wirklich entspannen. Wenn du deine Arbeit richtig strukturierst und den notwendigen Aufgaben die entsprechende Priorität zuordnest, bist du weniger anfällig für Stress, da du ruhigen Gewissens abschalten kannst.


Sogar beim Erstellen von Bewerbungsunterlagen ist gutes Zeitmanagement enorm hilfreich. Eine gute Strukturierung deiner To-do's bedeutet, dass du einen klaren Plan vor Augen hast und genug Zeit für die Erstellung deiner Bewerbungsmappe, das Einholen von Referenzen sowie die Vorbereitung für das Vorstellungsgespräch bleibt.

Auch Schüler und Studenten werden heutzutage sehr gefordert und haben schon in jungen Jahren mit einem stressigen Alltag zu kämpfen. Eine effektive Verteilung der Zeit fördert vor allem die Motivation, die Bereitschaft zum Lernen und räumt ebenfalls mehr Platz für Freizeit ein.

Zeitmanagement-Methoden

Um dich bei einem optimalen Zeitmanagement zu unterstützen, gibt es mehrere Methoden. Wir stellen dir hier einige Techniken vor, mit deren Hilfe du deinen (beruflichen) Alltag strukturieren und Aufgaben kategorisieren kannst.


Für ein optimales Zeitmanagement können zum Beispiel diese Methoden angewendet werden:

  • ABC-Methode

  • ALPEN-Methode

  • Eisenhower-Prinzip

  • Pareto-Prinzip

  • Pomodoro-Technik

Die ABC-Methode

Eine ABC-Analyse steht am Anfang deiner Zeitmanagement Karriere. Sie dient dazu, den derzeitigen Stand deines Zeitplans zu erfassen. Am Ende einer ABC-Analyse erhälst du eine Übersicht, die dir aufzeigen soll, in welchem Verhältnis Aufwand und Ertrag deiner Arbeitsabläufe stehen.


Die ABC-Methode ist schnell und unkompliziert anwendbar. Hierbei wird zwischen sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben unterschieden. Bei den meisten Menschen bzw. Unternehmen sieht die Aufteilung nach einer Analyse wie folgt aus:

  • A-Aufgaben haben einen Wert von 65%, jedoch wird für sie nur 15% der Zeit aufgewendet.

  • B-Aufgaben haben einen Wert von 20%, hier fällt ein Zeitaufwand von ebenfalls 20% an.

  • Aufgaben der Kategorie C hingegen haben einen Wert von 15%, nehmen aber 65% der Zeit in Anspruch.

Restrukturierung mit der ABC-Methode

Arbeitsvorgänge der Kategorie A sind meistens nicht delegierbar und stiften den größten Mehrwert. Ihre Ausführung ist sehr wichtig und du solltest nur ein bis zwei dieser Aufgaben am Tag einplanen, um diese konzentriert bewältigen zu können. Im Endeffekt ist es ideal, wenn du dieser Aufgabengruppe 70% deiner Zeit widmest.


B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und können möglicherweise auch delegiert werden. Hiervon kannst du zwei bis drei am Tag erledigen und 20% deiner Zeit dafür aufwenden.


Die Arbeitsvorgänge der Kategorie C nehmen oft die meiste Zeit in Anspruch, liefern jedoch den geringsten Ertrag. Hierunter fallen hauptsächlich Routinearbeiten wie Papierkram, Telefonieren, die Ablage oder generelle Verwaltungsaufgaben. Daher sollte hier das Verhältnis Zeit zu Ertrag umgekehrt werden: Verwende nur ca. 10% deiner Zeit für diese Aufgaben.

Die ABC-Methode zielt darauf ab, die Verteilung deiner Arbeitszeit zu hinterfragen. Mit einer veränderten Priorisierung solltest du wichtigeren Aufgaben auch mehr Zeit zugestehen.

ALPEN-Methode

Das Akronym ALPEN steht für die Begriffe:

  • Aktivitäten/Aufgaben

  • Länge

  • Pufferzeit

  • Entscheidungen

  • Nachkontrolle

Im ersten Schritt müssen alle Aufgaben und Aktivitäten des Tages schriftlich festgehalten werden. Als Nächstes wird für jede Aufgabe die Bearbeitungszeit geschätzt. Da man nie weiß, welche unvorhergesehenen Aufgaben (z.B. Übernahme von Aufgaben eines kranken Kollegen, Kundentelefonate etc.) anfallen können, ist eine Pufferzeit vorgesehen.


Generell sollen nur 60 Prozent der gesamten Arbeitszeit auf die Aufgaben verteilt werden. 20 Prozent sind für die unvorhergesehenen Aktivitäten eingeplant, und die restlichen 20 Prozent für soziale Kontakte (Gespräche mit Kollegen etc.).


Natürlich hängt die Effektivität dieser Methodik stark vom jeweiligen Beruf ab. Die Aufgaben eines kreativen Jobs sind mit Sicherheit insbesondere bezüglich des Zeitfensters schwerer zu definieren.

Zeitmanagement Methode Eisenhower-Prinzip

Eisenhower-Prinzip

Bei dieser Vorgehensweise (benannt nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower) wird jede Aufgabe in einer Matrix nach der Wichtigkeit (wichtig/unwichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) eingeteilt.


Die wichtigen und dringenden Aufgaben müssen als erstes erledigt werden.


Die Tätigkeiten, die als wichtig, aber als nicht so dringend bewertet wurden, sollten eingeplant und ebenfalls zeitnah angegangen werden.


Diejenigen Aktivitäten, die dringend, aber nicht wichtig sind, können an Kollegen delegiert oder zeitlich verschoben werden.


Aufgaben, die als unwichtig und nicht dringend eingestuft werden, können gelöscht oder ggf. weit verschoben werden.

Wenn du nach dieser Methode arbeitest, fällt es dir leichter anstehende Aufgaben zu priorisieren und deine Ziele schneller zu erreichen.

Die App "Smart Reminder" ermöglicht dir, schnell Aufgaben und Termine hinzuzufügen und diese der Wichtigkeit nach zu kategorisieren. So kannst du das Eisenhower Prinzip einfacher umsetzen und siehst auf einen Blick, welche Aufgaben wichtig für dich sind.

Pareto-Prinzip

Das Paretoprinzip geht auf den berühmten Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfried Pareto zurück. Während seiner Untersuchung der Verteilung des Bodenbesitzes in Italien fand er heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen. Diese Entdeckung übertrug er auf Arbeitsprozesse. Demnach stellte er fest, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden können.


Um dies einmal etwas deutlicher darzustellen, denken wir uns ein alltägliches Szenario: Im Büro ist viel zu tun. Auf unserer To-do-Liste stehen 2 große Projekte und 8 kleine Aufgaben, die wir innerhalb einer gewissen Zeit erledigen müssen. Die 2 großen Projekte sind wichtig für unser Unternehmen, aber schnell zu erledigen – daher machen sie 20% unseres Zeitplans aus. Die 8 kleinen Aufgaben sind eher nebensächlich, aber sind zusammen sehr aufwendig – daher beanspruchen sie 80% unserer Zeit.


Konzentrieren wir uns zuerst auf die 2 großen Projekte und arbeiten diese erfolgreich ab, haben wir lediglich 20% unserer Arbeitszeit verbraucht, aber 80% des gewünschten Ergebnisses (aufgrund des Vorrangs der Aufgaben) erzielt. Wer seine Prioritäten im Berufsleben richtig setzt, erspart sich im Endeffekt viel Stress und gewinnt eine Menge Zeit.

Die App „80-2-0 Pareto“ unterstützt dich bei der Anwendung der Methode, indem sie sechs Kategorien zur Priorisierung von Aufgaben anbietet. 

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist ebenfalls die Erfindung eines Italieners. Francesco Cirillo nutzte bei der Erfindung dieser Zeitmanagement-Methode eine Eieruhr in Form einer Tomate, daher der Name Pomodoro (Tomate).


Mithilfe der Pomodoro-Technik wird der Arbeitstag in 25-minütige Blöcke eingeteilt, die für das Bewältigen von Aufgaben vorgesehen sind. Nach einem 25 Minuten Block folgt eine Pause von 5 Minuten. Nach vier Arbeitsblöcken wird eine Pause von 30 Minuten eingelegt.


Große Aufgaben sollten dabei in kleinere Teilaufgaben unterteilt und somit stückweise in den Blöcken abgearbeitet werden. Durch das enge Zeitfenster entsteht die notwendige Motivation, die Arbeit in diesen Blöcken zu absolvieren und somit den Zeitplan einzuhalten.

Clockwork Tomato“ ist eine App, die die Tomaten-Uhr der Pomodoro-Technik digital abbildet. Die App ermöglicht es, Anspannungs- und Entspannungsphasen zu messen


Mit einem frei konfigurierbaren Timer hast du die Möglichkeit, akustisch Signale senden zu lassen, wenn es an der Zeit ist, eine Pause zu machen. Zusätzlich kannst du Aufgabenlisten erstellen und detaillierte Statistiken einsehen. 

Zeitmanagement Tools

Um dein Zeitmanagement zu optimieren, gibt es unzählige Tools. Wir stellen dir einige vor und erklären dir ihre Funktion. Diese Tools gibt es: 

  • Asana: Das Zeitplanungstool eignet sich vor allem für die Projektverwaltung im beruflichen Umfeld und bietet dir die Möglichkeit zur Erstellung von Workloads (welcher Mitarbeiter hat welche Aufgaben, wie umfangreich sind diese), Portfolios (Überwachung von Status wichtiger Vorhaben), Zielen uvm.

  • Microsoft Outlook: Das Programm ist nicht nur ein E-Mail-Anbieter. Nutzer können dort ebenfalls Kalendereinträge generieren, Aufgaben verteilen sowie Kontakt via Telefon oder Videochat aufnehmen.

  • Microsoft To-do: Zeitmanagement Programm (ehemals „Wunderlist“) mit „Ein-Tages-Listen“ zum Notieren von zukünftigen To-do’s sowie einer Terminplanung mit Notizmöglichkeiten und Erinnerungsfunktion.

  • Todoist: Das Programm konzentriert sich vor allem auf die Organisation von Aufgaben. Du kannst dort To-do’s eintragen, sie jemandem zuweisen sowie mehrere Kalender miteinander synchronisieren.

  • Things 3: Diese App ist für alle gängigen Betriebssysteme verfügbar und ist vor allem für den privaten Gebrauch nützlich. Du kannst Checklisten erstellen, diese in verschiedene Kategorien einteilen, nach Wichtigkeit sortieren und erledigte Aufgaben abhaken. Jedes To-do kann in mehrere Aufgaben unterteilt sowie in einen Kalender eingetragen werden.

  • remember the milk: Diese App hilft dir ebenso bei der Organisation deiner Aufgaben und ist vor allem für die private Nutzung optimiert. Das Besondere: Sie lässt sich mit vielen Anwendungen verbinden, wie beispielsweise Gmail, Twitter und deiner Dropbox. So kannst du alle Erledigungen bequem übertragen, deine Aufgaben ordnen, kategorisieren und nach und nach erledigen.

  • aTimeLogger: Mit dieser Applikation kannst du die Zeit messen, die du für verschiedene Aufgaben aufwendest. Du legst verschiedene Aktivitäten fest und nutzt jedes Mal den Time Tracker, wenn du mit einer Aktivität beschäftigt bist. Ebenfalls ist es möglich, zwei Beschäftigungen gleichzeitig aufzuzeichnen. So erhältst du nach einer gewissen Zeit eine genaue Übersicht darüber, wie viel Zeit du mit einzelnen Dingen verbringst und kannst Mängel in deiner Zeitplanung aufdecken und Zeitfresser identifizieren.

Zeitmanagement Spiele

Neben bewährten Apps existieren online ebenfalls viele verschiedene Spiele, mit denen du deine Fähigkeiten testen kannst. Oft geht es hierbei um einen Wettkampf gegen die Zeit. Dabei ist es entscheidend, deine Aufgaben zu priorisieren und dementsprechend effiziente Entscheidungen zu treffen. So kannst du spielerisch deine Zeitmanagement-Skills verbessern und hast dabei noch Spaß!

10 Tipps - So erlernst du effizientes Zeitmanagement

Wir wollen dir zehn hilfreiche Tipps zusammenfassen, die dir auf deinem Weg zum gelingenden Zeitmanagement helfen sollen:

  • Kategorisiere und priorisiere deine Aufgaben: Was ist wichtig, was kann später erledigt werden?

  • Unterteile deine Aufgaben: Zerlege große To-do’s in viele kleine.

  • Eliminiere Zeitfresser: Streiche / minimiere Aktivitäten, die viel Zeit in Anspruch nehmen und dabei wenig Ertrag bringen.

  • Setze dir Ziele: Was möchtest du in welcher Zeit schaffen?

  • Bleibe realistisch: Nimm dir nicht zu viel vor, denn das demotiviert dich.

  • Räume dir Zeit für Pausen ein: Ohne Pausen verlierst du schnell die Konzentration. Nimm dir Zeit für Erholung.

  • Bedenke Zeitpuffer: Lass dir Platz für spontane Aufgaben und Termine, sodass dein Zeitmanagement nicht unter kleinen Zwischenereignissen leidet.

  • Frage bei Bedarf um Hilfe: Du hast Probleme deine Ziele zu erreichen? Dann bitte um Hilfe und delegiere Aufgaben, wenn möglich.

  • Überprüfe dein Zeitmanagement und reflektiere deine Ziele: Schaffst du das, was du dir vorgenommen hast, in der erhofften Zeit? Wenn nein: Wo gab es Probleme?

  • Akzeptiere Niederlagen: Solltest du deine Ziele mal nicht erreicht haben, ist das okay. Nicht alles ist planbar. Überprüfe, woran es gescheitert ist und nutze diese Erkenntnisse für die Zukunft.

Zeitmanagement Ratgeber - Kostenloser Download

Du möchtest alle Informationen zum Zeitmanagement auf einen Blick sehen? Dann lade dir jetzt unseren kostenlosen Ratgeber herunter. Wir bieten dir eine PDF-Datei zum gratis Download, in der du alle Informationen und Tipps zum optimalen Zeitmanagement, den Methoden sowie Tools findest.

Weitere häufig gestellte Fragen zum Zeitmanagement

Wie kann ich mein Zeitmanagement nachhaltig verbessern?

Weiter oben in diesem Beitrag zeigen wir dir mehrere Methoden, mit denen du dein Zeitmanagement optimieren kannst. Du solltest dich für eine Methode entscheiden, die dir am meisten zusagt und diese immer wieder durchführen.


Vor allem durch regelmäßige Wiederholung gewöhnst du dich daran, die Methode anzuwenden und kannst sie effizient nutzen. Auch wenn dir das am Anfang schwerfällt, jeder Mensch kann Zeitmanagement lernen und sich diese Softskill aneignen.


Schau dir zudem unsere 10 Tipps zum Erlernen von Zeitmanagement in diesem Beitrag an. Dort geben wir dir viele Ratschläge, die du abseits der Methoden beachten musst.


Sollte dir das Anwenden / Erlernen einer Methode schwer fallen oder du bist dir unsicher, wie du beginnen sollst, kannst du dir Hilfe suchen. Neben Büchern und Apps gibt es einige Angebote für Seminare, bei denen dir zu einem erfolgreichen Zeitmanagement verholfen wird.

Was bedeutet gutes Zeitmanagement?

Gutes Zeitmanagement bedeutet, dir deiner Aufgaben bewusst zu sein und zu wissen, in welchem (zeitlichen) Rahmen du diese bearbeiten wirst. Du solltest deine Deadlines kennen, wichtige Aufgaben priorisieren und lernen Unwichtiges zu verschieben sowie Aufgaben zu delegieren, die zwar wichtig sind, aber nicht unbedingt von dir erledigt werden müssen. 

Wozu dient erfolgreiches Zeitmanagement?

Zum einen hilft dir ein gutes Zeitmanagement enorm im beruflichen Alltag. Wenn du dir deine Zeiten sinnvoll einteilst und sie effektiv nutzt, wirkt sich das positiv auf deine Leistung im Job aus. Idealerweise schaffst du deine Aufgaben dann in der dir vorgegebenen Zeit und musst keine / weniger Überstunden leisten.


Zum anderen ist gutes Zeitmanagement auch im Privaten hilfreich und wichtig. Aufgrund der effektiven Zeitnutzung im Beruf kannst du in deiner Freizeit abschalten, da du wichtige Aufgaben und Deadlines erledigt hast..


Zudem verbessert sich deine Work-Life-Balance, da du weniger Überstunden in Kauf nehmen musst und den Kopf frei hast für private Angelegenheiten. Auch abseits des Jobs ist es enorm wichtig, Aufgaben zu priorisieren und einen Plan zu haben, was dringend erledigt werden muss und was noch warten kann.


Auch Schüler, Auszubildende und Studenten profitieren, wenn sie über ein gutes Zeitmanagement verfügen. Heutzutage werden bereits junge Lernende früh gefordert. Effektives Zeitmanagement hilft dann, dem Druck standhalten zu können und gute Leistungen erzielen zu können.

Ein Foto von Jan Werk

Autor: Jan Werk

Jan ist seit Anfang 2018 für die webschmiede GmbH tätig und ständig auf der Suche nach aktuellen Trends und Informationen rund um die Themen Bewerbung und Karriere. Dadurch garantiert er, dass unsere Leser immer auf dem neuesten Stand sind. Als Teil des Marketing-Teams konzipiert, lektoriert, erstellt und optimiert er Fachartikel für Bewerbung.net, die-bewerbungsschreiber.de und weitere Bewerbungsportale und ist somit an jeder Phase der Content-Erstellung beteiligt.


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