Bewerbung zurückziehen als Arbeitnehmer

Keiner überbringt oder erhält gerne schlechte Nachrichten – bei einer Absage ist das jedoch nötig. Doch wie formuliert man als Bewerber die Absage der Bewerbung am besten, sodass niemand sich angegriffen fühlt oder Unannehmlichkeiten entstehen?

Gründe für die Absage deiner Bewerbung

Du hast dich auf mehrere Stellen beworben und endlich die Zusage deines Wunschunternehmens erhalten? Das ist eine sehr gute Nachricht, allerdings wissen die anderen Unternehmen nichts von deinem Glück und du befindest dich weiterhin in ihrem Bewerbungsprozess. Deshalb solltest du dich für eine kurze Rückmeldung entscheiden, um bei den Firmen Licht ins Dunkle zu bringen.

Auch andere Gründe können dich dazu veranlassen, deine Bewerbung zurückzuziehen.

  • Krankheit oder Schwangerschaft verhindern das Antreten des Jobs.
  • Du musst aus privaten Gründen den Wohnort wechseln.
  • Du möchtest doch eine andere berufliche Richtung einschlagen.
  • Du kannst dich mit bestimmten Verhandlungsgrößen (wie Gehalt) nicht anfreunden.
  • Nach der Bewerbung, einem Vorstellungsgespräch oder sogar der Zusage erfährst du Ungutes über den Arbeitgeber und möchtest nicht dort anfangen.
TIPP Ehrlichkeit währt am längsten. Du brauchst kein schlechtes Gewissen haben, wenn du deine Bewerbung zurückziehen möchtest, solange ein triftiger Grund dahintersteckt oder du dir nicht mehr hundertprozentig sicher bist, ob der Job der Richtige für dich ist.

Wie du die Bewerbung absagen kannst

Grundsätzlich gibt es zwei Arten, wie du deine Bewerbung zurückziehen kannst:

  • Telefonisch
  • Schriftlich (per Brief oder E-Mail)

Hier gibt es keine bessere oder schlechtere Variante. Hauptsache, du teilst dem Unternehmen schnellstmöglich dein Anliegen mit und klärst sie über die Absage der Bewerbung auf. Du kannst auch anrufen und Bescheid geben, dass du den Rückzug schriftlich bestätigt hast.

DOKUMENT Hier gilt: Der Inhalt ist wichtiger, als der Kommunikationsweg! Bleibe freundlich, förmlich und ehrlich. In vielen Fällen wird ein Unternehmen nach dem Grund der Absage fragen – wenn du ihnen das mitteilen möchtest, kannst du das auch direkt in der Absage machen.

Aufbau der Absage

Egal, ob du dich für ein Praktikum, ein Studium oder eine ausgeschriebene Stelle beworben hast – bei der Formulierung des Absageschreibens kannst du dich am Aufbau eines klassischen formalen Schreibens orientieren.

Nur bei Versand der Absage per Post:

  • Briefkopf (Deine Kontaktdaten, Adresse des Empfängers, Ort und Datum)

Bei jeder schriftlichen Absage (per E-Mail oder Post):

  • Betreff: Absage ankündigen und betroffene Stelle deutlich machen
  • Begrüßung (höflich und individuell)
  • Dankesbekundung für Berücksichtigung der Bewerbung
  • Formulierung der Absage und des Bedauerns darüber
  • Je nach Absage einen Grund nennen
  • Ggf. eine mögliche Zusammenarbeit in der Zukunft betonen
  • Dem Unternehmen viel Erfolg für die berufliche Zukunft wünschen
  • Freundliche Grußformel und Unterschrift




Die passende Begründung für eine Absage der Bewerbung

Egal, welcher Grund dich zu einer Absage deiner Bewerbung motiviert, du solltest dich nicht davor scheuen, der Firma dein Anliegen mitzuteilen. Dass Personaler verärgert auf einen Rückzieher reagieren, ist ein Märchen. In HR-Abteilungen freut man sich über relevante Rückmeldung jeder Art.

Dich einfach nicht mehr zu melden oder nach dem Jobantritt direkt in den ersten Tagen zu kündigen, ist ein absolutes No-Go und kann einem Unternehmen neben finanziellen auch noch weitere, etwa zeitliche, Probleme bringen. Außerdem bleibt bei rechtzeitigem Absagen anderen qualifizierten Bewerbern die Chance auf die Position erhalten.

TIPP Du kannst dir mit unangebrachtem Verhalten dieser Art die Chance verspielen, in deinem späteren beruflichen Leben in diesem Unternehmen einen Job zu bekommen.

Darüber hinaus bestehen auch zwischen Unternehmen Kontakte – dein Name kann also schneller unternehmensübergreifend negativ dastehen, als dir vielleicht bewusst ist.

Die Bewerbung zurückzuziehen ist also nur schädlich, wenn du es in unangemessener Form oder viel zu spät tust. Es empfiehlt sich, auf Standardfloskeln zu verzichten. Außerdem solltest du dich kurzfassen – beschränke dich auf zwei Aussagen bezüglich des Grundes für die Absage.

Muster: So kannst du die Bewerbung zurückziehen

Muster für einen vorzeitigen Bewerbungsrückzieher

Sehr geehrte Frau Personaler,

vor X Tagen habe ich mich auf die Stellenanzeige YY bewerben dürfen. Leider muss ich Ihnen nun mitteilen, dass ich die Bewerbung zurückziehen muss.

An meinem Interesse an ihrem Unternehmen hat sich nichts geändert, allerdings hat mich in der Zwischenzeit ein anderes Angebot erreicht, das ich nach reiflicher Überlegung angenommen habe. Ich bin überzeugt, dass es zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit ihrem Unternehmen gekommen wäre und möchte diese Option für die Zukunft nicht ausschließen.

Ich hoffe, mit meiner Absage keine Umstände zu verursachen.
Ich wünsche Ihnen für den Bewerbungsprozess und die Zukunft des Unternehmens alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

Muster für einen nachträglichen Bewerbungsrückzieher

Sehr geehrter Herr Personaler,

ich möchte mich erneut für Ihr entgegengebrachtes Vertrauen bedanken und dass mir die Möglichkeit geboten wurde, für das Unternehmen YY zu arbeiten.

Leider muss ich Sie darüber informieren, dass ich meine Bewerbung aufgrund einer ungeplanten Krankheit absagen muss. Ich bin verhindert, die Stelle so anzutreten, wie es geplant und vereinbart war. Deshalb möchte ich diese Chance einem anderen Bewerber überlassen.

Mir ist bewusst, dass ich durch die nachträgliche Absage womöglich Unannehmlichkeiten verursache und ich möchte mich dafür entschuldigen! Dennoch möchte ich Sie um Verständnis bitten, dass ich diesen Schritt mit meinem persönlichen Wohl im Hinterkopf gehen muss.

Für Ihr Unternehmen wünsche ich Ihnen alles Gute und eine erfolgreiche berufliche Zukunft.

Mit besten Grüßen
Maria Muster

Muster für einen Bewerbungsrückzieher auf Englisch

Dear Mr Personaler,

I applied for the position XX a few weeks ago. Firstly, I want to thank you for your confidence in me as an applicant and the possibility to join your team.

Meanwhile I received another job offer that fits my personal conceivabilities better. After a careful consideration, I decided to accept the offer. Due to my decision, I would like to kindly request you to withdraw my application.

I hope that I won’t generate any discomfort for your company. Hopefully another qualificated applicant will get the chance to take his leave for the position.
All the best for your company’s future.

Kind regards,
Maria Muster




Als Bewerber eine Absage erhalten

Jeder kennt es – dieses Gefühl, auf etwas zu warten und in Unsicherheit zu schweben. Wenn dann statt der ersehnten Zusage doch eine Absage eintrudelt, sitzt die Enttäuschung oft sehr tief.

Aus Sicht der Personaler ist es ebenfalls unschön, die Hoffnungen der Bewerber enttäuschen zu müssen. Allerdings steckt hinter einer Absage in der Regel eine nachvollziehbare Begründung.

Beispiele könnten sein:

  • Eine Initiativbewerbung und keine passende, offene Stelle
  • Du bist für die Position unter- oder sogar überqualifiziert
  • Unstimmigkeiten der Vorstellungen (z. B. Gehaltsvorstellung)
  • Ein anderer Bewerber erfüllt die Anforderungen besser
  • Deine Bewerbungsunterlagen sind fehlerbehaftet
  • Es lassen sich Unehrlichkeiten im Lebenslauf erkennen
  • Du konntest auf persönlicher Ebene nicht überzeugen

Was kannst du nach Erhalt der Absage auf deine Bewerbung tun?

Eine Begründung muss nicht zwingend in einer Absage angegeben werden. Du kannst bei Interesse dennoch den zuständigen Ansprechpartner kontaktieren und nachfragen. Entweder wird dir daraufhin ein Grund mitgeteilt oder darauf verwiesen, dass das Unternehmen auf das Ausformulieren von Absagegründen verzichtet.

Folgend findest du Beispielformulierungen, um beim Unternehmen nachzufragen.

Noch ausstehende Rückmeldung

Sehr geehrter Herr Personaler,

vor einiger Zeit habe ich mich in Ihrem Unternehmen für die Position des YY beworben und bisher noch keine Rückmeldung erhalten.

Wissen Sie eventuell etwas über den aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses und könnten mich aufklären?

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

Bei einer Absage ohne aufgeführten Grund

Sehr geehrter Frau Personaler,

ich habe mich für die Stelle YY in Ihrem Unternehmen beworben und erhielt vor kurzem die Absage meiner Bewerbung. Natürlich respektiere ich diese Entscheidung.

Allerdings wurde in dem Schreiben kein erkennbarer Grund für diese Entscheidung deutlich. Wäre es möglich, mich darüber in Kenntnis zu setzen? Ich möchte mich als Bewerber stets weiterentwickeln und wäre für ein ehrliches Feedback äußerst dankbar.

Mit freundlichen Grüßen
Maria Muster

Was du als Bewerber daraus lernen kannst

Antworten Unternehmen in der Absage ehrlich, dann werden sie dir mitteilen, was ihnen an deinen Unterlagen oder an dir positiv aufgefallen ist und wo du deine Fähigkeiten und Kompetenzen weiter ausbauen könntest.

TIPP Nutze diese Kenntnis als Anregung, um dich als Bewerber zu optimieren und bei der nächsten Bewerbung erfolgreicher zu sein.

Keine Rückmeldung erhalten

Keine Rückmeldung zu geben, ist auch eine Art Kommunikation. Viele Bewerber nehmen das schlecht auf und interpretieren es als mangelnde Wertschätzung. Natürlich wäre es in jedem Fall angebracht, auf die Mühe des Bewerbungseinreichens zumindest eine kurze Antwort zu bekommen.

Interpretiere das Ganze nicht zu stark, denn manchmal wird auch die Antwort einfach vergessen oder Unternehmen verzichten aus juristischen Gründen darauf. Es muss nicht gezwungenermaßen bedeuten, dass sie dich als unterqualifiziert wahrnehmen! Lass den Kopf also nicht hängen.




Bewerbung absagen als Arbeitgeber

Als Arbeitgeber bist du aus arbeitsrechtlicher Sicht nicht dazu verpflichtet, eine Absage zu kommunizieren. Es bleibt dir also überlassen, ob du eine Absage ausstellen möchtest.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, den Bewerbern Absagen zukommen zu lassen. Da es sich hier um ein emotionsgekoppeltes Thema handelt, ist es nachzuvollziehen, dass man sich frustriert fühlt, wenn auf die Mühe der Bewerbung nicht einmal Rückmeldung folgt.

Im modernen Zeitalter gibt es diverse Portale, auf denen Bewerber ihren Frust über unfreundliche Arbeitgeber auslassen. Eine schlechte Bewertung auf Plattformen hindert unter Umständen potenziell interessierte und qualifizierte Arbeitnehmer daran, sich für eine Bewerbung bei deinem Unternehmen zu entscheiden.

STIFT Andererseits können positive Bewertungen, zum Beispiel aufgrund von freundlichen, wertschätzenden Absagen, eine super Werbung für die Firma sein. Unterschätze Themen wie Bewertungsplattformen und Arbeitgeberimage nicht!

Geeignete Wege für eine Absage

Welche Formen der Absage gibt es und welche Fristen gilt es zu beachten?

Genau wie für Bewerber, die eine Absage bestätigen möchten, gibt es auch für Arbeitgeber zwei Optionen:

  • Telefonisch
  • Schriftlich (per Brief oder E-Mail)

Kommt der Bewerber überhaupt nicht für den Bewerbungsvorgang in Frage, bietet sich eine kurze, freundliche E-Mail an. Ist der Prozess schon fortgeschritten und der Bewerber erst kurz vor Ende ausgeschieden, ist es angebracht, sich telefonisch zu melden und ihm mitzuteilen, woran seine Bewerbung schlussendlich gescheitert ist.

Fristen und Datenschutz

Für die Antwort gilt: Antworte schnell, aber nicht zu schnell. Kommt bei einer Online-Bewerbung wenige Minuten oder Stunden später direkt die Absage, dann wirkt es so, als wurden die Unterlagen überhaupt nicht überprüft. Ein Zeitraum von zwei Tagen bis zwei Wochen ist hier angemessen.

Um den Bewerbern trotzdem ein direktes Feedback zu ermöglichen, kannst du eine vorformulierte Bestätigungsmail zurücksenden, die dem Bewerber signalisiert, dass seine Bewerbung eingegangen ist. Nun hast du genug Zeit, die Unterlagen zu prüfen und dann die eigentliche Rückmeldung zu formulieren.

TIPP Eine sofortige Antwort ist angebracht, sobald die Stelle vergeben wurde und somit alle anderen Bewerber nicht mehr in Frage kommen!

Größere Unternehmen nutzen CV-Parsing und scannen deine Unterlagen elektronisch. Dort verläuft die Überprüfung ebenfalls vergleichsweise schnell und du erhältst zeitnah eine Reaktion.

Oft macht es Sinn, die Daten vielversprechender Bewerber zu speichern. Vor allem, wenn man gerade keine Verwendung für sie hat, aber in näherer Zukunft die Möglichkeit für eine Zusammenarbeit entstehen könnte. Bewerberdaten müssen allerdings nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden.

Willst du also eine Datenbank mit möglichen Talenten anlegen, müssen die Bewerber erst ihre Zustimmung zur Datenspeicherung äußern, ehe du sie aufnehmen kannst.

Aufbau: So gestaltest du die Absage an einen Bewerber

Nur bei Versand der Absage per Post:

  • Briefkopf (Deine Daten, Daten des Empfängers, Ort und Datum)

Bei jeder schriftlichen Absage (per E-Mail oder Post):

  • Betreff: Deutlich machen, um welchen Job es sich handelt
  • Begrüßung (höflich und am besten individuell)
  • Dankesbekundung für Interesse am Unternehmen und die Bewerbung
  • Sensibles Informieren über Ausscheiden aus dem Bewerbungsprozess
  • Bei fortgeschrittenem Prozess (z. B. nach Vorstellungsgespräch) auf jeden Fall ein großes Dankeschön aussprechen und die Absage personalisieren
  • Anbieten, in Kontakt zu bleiben (z. B. das Aufnehmen in eine Datenbank)
  • Verabschiedung mit den besten Wünschen für die berufliche Zukunft
  • Freundliche Grußformel und Unterschrift

Tipps zur Formulierung

Bringe das Nötigste mit ein, aber lasse die Finger von ausschweifenden Formulierungen und halte das Ganze so kurz wie möglich. Es ist wichtig, dass du vorsichtig bist, wenn du den Grund der Absage kommunizierst.

AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)

Das AGG ist dafür da, Diskriminierungen im Bewerbungsverfahren aufgrund von folgenden Punkten zu verhindern:

  • Ethnische Herkunft
  • Geschlecht
  • Behinderung
  • Religion
  • Weltanschauung
  • Alter
  • Sexuelle Identität

Da beim Thema Bewerbungen und Diskriminierung oft Haarspalterei betrieben wird, raten Juristen davon ab, in Absagen einen Grund aufzuführen. Falls du das aber aus Höflichkeit oder Fairness gegenüber dem Bewerber tun möchtest, solltest du dich bei der Formulierung stark an das AGG halten!

Willst du auf Nummer sicher gehen, kannst du deine Absagen auch von einem Juristen prüfen lassen, bevor du sie auf den Weg zum Bewerber schickst.

Formulierung der Absage

  • Orientiere dich am AGG
  • Nutze Vorlagen / Textbausteine und individualisiere diese anschließend
  • Verzichte auf eine Begründung, wenn du unsicher bist
  • Wähle einen freundlichen und wertschätzenden Ton

Eine individuelle Anpassung ist äußerst wichtig, um dem Bewerber das Gefühl zu geben, dass du dich mit seinem Anliegen intensiv auseinandergesetzt hast. Du kannst z. B. auf ein Detail aus seinem Lebenslauf eingehen. Die Begründung darf ausschließlich darauf beruhen, dass eine Diskrepanz zwischen Anforderungen und Kompetenzen des Bewerbers besteht, andernfalls kann dich eine Klage erwarten.

Sind zu viele Fehler im Anschreiben oder mangelhafte Unterlagen der Grund für das Ausscheiden aus dem Prozess, kannst du auf eine „Aufklärung“ verzichten. Es ist schlichtweg nicht deine Aufgabe.

Hier bietet sich eine klassische und generelle Formulierung an:

„Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden”
„Ein anderer Kandidat entspricht dem Anforderungsprofil besser.“

DOKUMENT Als Recruiter solltest du dich selbst beim dreistesten Bewerber oder einer mangelhaften Bewerbung nicht zu einer unhöflichen Antwort hinreißen lassen. Bleibe immer professionell!

Bei der Wortwahl und Tonalität kannst du dich an der Unternehmenskultur entlanghangeln. Achte darauf, dass immer alles einheitlich bleibt.

Mit einer generellen Vorlage, die von jedem Mitarbeiter der Personalabteilung angepasst werden kann, entsteht ein einheitliches Prozedere der Absagen Ausstellung. Gleichzeitig fühlen sich die Bewerber wertgeschätzt, wenn die Absage auf sie zugeschnitten wurde. Mit Vorlagen und Textbausteinen kannst du also einen geeigneten Mittelweg wählen.

STIFT Es gibt Softwares, die speziell zur Absagen Erstellung genutzt werden können. Personio ist ein Beispiel für solch eine Software. Sie sendet Eingangsbestätigungen für erhaltene Bewerbungen an Bewerber und bietet Textbausteine sowie Vorlagen zur Formulierung einer Absage an.

Unfreundlichkeit ist ein No-Go und sollte nie vorkommen! Außerdem verringert sie die Wahrscheinlichkeit, dass qualifizierte Bewerber sich später für eine andere Stelle in deinem Unternehmen bewerben.

Vorlagen für wertschätzende Absagen

Muster Absage 1

Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und das damit zum Ausdruck gebrachte Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Wir haben zahlreiche Bewerbungen erhalten und das Auswahlverfahren viel uns dementsprechend nicht leicht.

Ihre Bewerbung ist uns positiv aufgefallen, dennoch sind wir gezwungen, nur diejenigen Kandidaten für den weiteren Prozess auszuwählen, die am ehesten mit dem ausgeschriebenen Anforderungsprofil übereinstimmen. Leider fallen Sie in diesem Fall nicht darunter.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihren weiteren beruflichen Weg.

Mit freundlichen Grüßen
Name Personaler

Muster Absage 2

Sehr geehrte Frau Muster,

wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung als XX und das entgegengebrachte Interesse an unserem Unternehmen.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass die Stelle bereits einem anderen Kandidaten zugesprochen wurde, der dem Anforderungsprofil besser entsprochen hat.

Wir danken Ihnen für Ihre mit der Bewerbung verbundene Mühe und wünschen für Ihren zukünftigen beruflichen Werdegang nur das Beste.

Mit freundlichen Grüßen
Name Personaler

Muster Absage für eine Initiativbewerbung

Sehr geehrte Frau Muster,

wir bedanken uns herzlich für Ihre Mühe und Ihr Vertrauen gegenüber unserem Unternehmen in Form Ihrer Initiativbewerbung.

Nach sorgfältiger Prüfung aller Unterlagen müssen wir Ihnen leider absagen, da wir momentan keine Verwendung für Sie finden konnten. Wir bedauern, Ihnen keine günstigere Nachricht geben zu können, denn Ihr Profil ist uns durchaus positiv aufgefallen.

Gerne möchten wir mit Ihnen die Möglichkeit anbieten, Sie in unsere Datenbank aufzunehmen. So besteht die Möglichkeit, Sie über weitere Stellenanzeigen zu informieren und in Kontakt zu bleiben.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg und hoffen auf eine mögliche Zusammenarbeit in naher Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen
Name Personaler

Muster Absage nach dem Kennenlernen

Sollte der Bewerber bereits eine Bewerbungsrunde hinter sich gebracht haben, ist eine individuelle Absage unbedingt empfehlenswert. Ein Standardschreiben voller nichtssagender Floskeln könnte als respektlos aufgefasst werden.

Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir möchten Ihnen erneut unseren Dank für das entgegengebrachte Interesse an unserem Unternehmen aussprechen. Es war uns eine Freude, Sie persönlich kennen zu lernen.

Wir haben uns umfassend in Hinblick auf die ausgeschriebene Position ausgetauscht und sind zu dem Schluss gekommen, dass wir Sie leider im Prozess nicht weiter berücksichtigen können. Häufig scheitert es nur an Kleinigkeiten.

Da uns Ihr Profil, wie beschrieben, außerordentlich gefallen hat, möchten wir Ihnen vorschlagen, Sie in unsere Datenbank aufzunehmen. So werden Sie weiterhin über interessante Stellen informiert. Sollten Sie interessiert sein, können Sie sich mit Hilfe des nachfolgenden Links einfach registrieren.

Beispiellink

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre weitere berufliche Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen
Name Absender

Muster für eine Bewerbungsabsage auf Englisch

Dear Mr Mustermann,

thank you for your application for the position XX. We appreciate your interest in working with us and the effort you put into your application.

Due to the large quantity of applications received, we had to narrow the amount of candidates. We regret to inform you that we cannot consider you in the next step of the application procedure.

We would like to keep your application on file and keep you informed about suitable positions that may accrue in the near future.

Moreover, we wish you all the best for your future career.

Kind regards,
Name Personaler