Empfehlungsschreiben

Besonders als Berufseinsteiger profitierst du massiv von der Ausstellung eines Empfehlungsschreibens.

Denn frisch aus der Schule oder von der Uni gekommen, kannst du noch keine relevanten beruflichen Erfahrungen, Erfolge, Qualifikationen oder Arbeitszeugnisse vorweisen.

Empfehlung

Eine Empfehlung kann die Unsicherheit potenzieller Arbeitgeber lindern und dir verschlossene Türen öffnen. Auch in anderen Bereichen – wie auf dem Wohnungsmarkt – erhöhen die persönlichen Schreiben deine Chancen.

Hier bekommst du alle wichtigen Informationen, Beispiele und spannende Tipps rund um das Empfehlungsschreiben. Außerdem stellen wir dir kostenlose Vorlagen als Download zur Verfügung.

Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben ist eine immer beliebter werdende Möglichkeit, um deine Arbeitseinstellung und Fähigkeiten schriftlich beurteilen zu lassen. Aus den USA und Südeuropa kommend, wird das Empfehlungsschreiben in Englisch „Letter of Recommendation“ oder auch „Recommendation Letter“ genannt.

Dir wird das Schreiben durch den sogenannten Referenzgeber ausgestellt. Dabei gibt es keine Vorgaben, wer eine Empfehlung ausstellen darf und wer nicht: Jeder ist dazu befähigt Im Regelfall stellt der Referenzgeber in dem Schreiben seine eigenen Erfahrungen mit dir und somit seine persönliche Meinung über dich dar.

TIPPEine Empfehlung auszustellen, ist keine Pflicht: Der Referenzgeber macht das freiwillig und  ist nicht darauf festgelegt, dich in ein positives Licht zu rücken. Doch das führt selten zu Konflikten, denn du wählst ausschließlich einen Referenzgeber aus, der dir gegenüber wohlwollend eingestellt ist.

Da diese Schreiben in Deutschland noch nicht sehr verbreitet sind, kannst du es geschickt nutzen, um dich von anderen Bewerbern abzuheben. Erfahrungen aus den USA zeigen, dass sich deine Chancen auf eine Einstellung erheblich verbessern, wenn du ein bis drei hochwertige Empfehlungsschreiben zu deinen Bewerbungsunterlagen legst.

Arten von Empfehlungsschreiben

Die meisten Empfehlungsschreiben werden rund um Beruf und Arbeitsplatz ausgestellt. Aber es gibt auch zahlreiche Varianten, die für andere Bereiche nützlich sind.

Allgemein gibt es Empfehlungsschreiben für …

  • … ein Praktikum
  • … ein Stipendium
  • … die Zulassung zu einem Studium an einer privaten Hochschule
  • … die Zulassung für einen zulassungsbeschränkten Studiengang
  • … die Zulassung zu einem Auslandssemester
  • … die Zulassung zum Master-Studiengang
  • … die Zulassung zur Promotion
  • … das Anmieten einer Wohnung
  • … die Bewerbung bei einer Firma
  • … eine Beförderung
  • … die Bewerbung als Führungskraft
  • … Freiberufler als Referenz

Unterschied: Empfehlungsschreiben vs. Referenzschreiben

Das Empfehlungsschreiben zeichnet sich dadurch aus, dass es passend zum Empfänger der Empfehlung verfasst wird. Es soll die Übereinstimmung deiner Kompetenzen mit den Anforderungen einer ganz bestimmten Stelle (oder Praktikum, Stipendium, Studium, etc.) bestätigen.

Das Referenzschreiben ist allgemeinerer Natur. Das heißt, es wird nicht gezielt auf einen bestimmten Empfänger angepasst, sondern soll sich bewusst an verschiedene Adressaten richten. Dadurch kannst du es immer wieder verwenden, während ein Empfehlungsschreiben nur einmal zum Einsatz kommt.

TIPPDu bist Freiberufler? Dann sind Referenzschreiben für dich besonders interessant, denn hier bewirbst du dich um Kunden, nicht um Arbeitgeber. Da du daher nicht auf Arbeitszeugnisse zurückgreifen kannst und öfters ein solches Schreiben benötigst, solltest du Referenzschreiben bevorzugen.

Empfehlungsschreiben grenzen sich zudem klar von Arbeitszeugnissen ab, denn für diese gibt es strenge Vorlagen bezüglich der Formulierungen. Arbeitszeugnisse müssen dir gegenüber wohlwollend formuliert sein. Zudem sind sie unpersönlicher als ein Empfehlungsschreiben.

Aufbau und Inhalt eines Empfehlungsschreibens

Es gibt keinen festgelegten Aufbau für ein Empfehlungsschreiben. Dennoch sollte das Schreiben bestimmte Aspekte abdecken. Dabei hat sich folgender Inhalt bewährt:

Briefkopf

  • Vor- und Nachname des Verfassers
  • Name seines Unternehmens / der Organisation
  • Telefonnummer für eventuelle Rückfragen

Formalia

  • Aktuelles Datum
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Betreff („Empfehlungsschreiben für Bewerber XYZ“)

Inhaltlicher Aufbau

  • Selbstvorstellung
  • Beschreibung des Verhältnisses zwischen Verfasser und Bewerber
  • Nennung des Ausstellungsgrundes
  • Allgemeine Vorstellung des Bewerbers (Name und Dauer des Arbeitsverhältnisses)
  • Vorstellung der Qualifikationen des Bewerbers
    (Abschlüsse, Zertifikate, Weiterbildungen)
  • Erwähnenswerte Erfolge des Bewerbers
  • Bewertung der Persönlichkeit und Arbeitseinstellung (Nennung der Softskills)
  • Eignung für die gewünschte Position

Schlussteil

  • Abschiedsgrußformel
  • Datum und Unterschrift

Welche formalen Anforderungen muss ich beachten?

Viele formale Anforderungen musst du als Verfasser nicht beachten. Wichtig ist, dass du das Schreiben vollständig in der Ich-Perspektive anfertigst.

Daher kannst du problemlos folgende Formulierungen verwenden:

„Ich finde Frau Muster ist eine wissbegierige und engagierte Studentin.“

„Ich sehe in Herrn Muster einen organisierten und kommunikativen Mitarbeiter.“

„Ich bin davon überzeugt, dass sie sich reibungslos einfügen wird.“

„Ich habe ihn als eine aufgeschlossene und zuverlässige Persönlichkeit kennengelernt.“

Außerdem wird empfohlen, das Schreiben nicht zu sachlich zu verfassen. Persönliche und emotionale Formulierungen erhöhen die Glaubwürdigkeit, sollten aber nicht zu übertrieben eingesetzt werden. Außerdem solltest du Superlative gar nicht oder nur spärlich nutzen.

Darüber hinaus sollte das Schreiben etwa die Länge einer DIN A4-Seite umfassen und auf offiziellem Papier der Firma, Schule oder Uni verfasst werden. Bei privaten Vermietern ist das hingegen nicht nötig.




Empfehlungsschreiben anfordern: Beispiele und Tipps

Da dir ein Empfehlungsschreiben nicht automatisch ausgestellt wird, musst du es anfordern. Es ist wichtig, zunächst einen geeigneten Verfasser auszuwählen, der dir gerne eine Empfehlung ausstellt.

Suche dir einen Verfasser, der in dem ausgewählten Bereich eine besondere Position hat und dich, sowie deine Arbeitsleistung, gut einschätzen kann. Vorzugsweise wählst du dir jemanden aus, der sich einen besonders guten Ruf verdient hat. Meide jene, deren Reputation angeschlagen ist.

Beim Anfordern eines Empfehlungsschreibens wählst du einen geeigneten Zeitpunkt aus, in dem dein anvisierter Verfasser nicht gestresst ist. Am besten bittest du vorher um einen Gesprächstermin. Zudem ist es hilfreich, wenn du gerade erst durch eine besonders gute Leistung oder einen Erfolg positiv aufgefallen bist.

Für das Gespräch solltest du dich gut vorbereiten und – falls notwendig – wichtige Unterlagen und Informationen bereithalten. Es ist hilfreich, ein Musterschreiben dabeizuhaben, an dem sich der Verfasser orientieren kann. Zum Schreiben solltest du ihm ausreichend Zeit geben.

STIFTManche Referenzgeber möchten das Schreiben nicht selbst anfertigen. Sie geben die Aufgabe an dich zurück und stellen dir eine Unterschrift in Aussicht. Du profitierst sogar davon, da du konkret die Inhalte aufgreifen kannst, die für deine angestrebte Stelle am wichtigsten sind.

Empfehlungsschreiben Stipendium / Studium

Rund um das Studium können Empfehlungsschreiben sehr hilfreich sein, manchmal werden sie sogar explizit verlangt. Das ist zum Beispiel bei der Zulassung zu vielen Masterstudiengängen der Fall, bei der Bewerbung für ein Auslandsstudium mit beschränkter Teilnehmerzahl oder für die Bewilligung eines Stipendiums.

Als Student profitierst du zudem von dem Schreiben, wenn du gerade von der Hochschule kommst und in der Arbeitswelt Fuß fassen möchtest. Dazu bittest du deine Professoren und Dozenten um eine Empfehlung. Eine gute Wahl ist ein Professor, der deine Bachelorarbeit betreut hat oder ein Dozent, den du als studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft unterstützt hast.

Tipps, mit denen du ein Empfehlungsschreiben für das Stipendium erhältst

  • Achte bei deiner Anfrage darauf, dass dein Ansprechpartner weiß, wer du bist
  • Gib Professoren und Dozenten ausreichend Zeit zum Formulieren

Beispiel, wie du ein Empfehlungsschreiben beim Professor anforderst

„Sehr geehrter Herr Professor Muster,

nach meiner abgeschlossenen Bachelorarbeit beginnt für mich ein neuer Lebensabschnitt. Dazu möchte ich mich für den Master Muster bewerben. Da Sie mich bei meiner Thesis betreut haben, möchte ich Sie fragen, ob Sie bereit wären, mir für meine Bewerbung ein Empfehlungsschreiben auszustellen.

Gerne würde ich die Details mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch besprechen.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann“

Für einen Job empfehlen lassen

Auch im Berufsumfeld können dir Empfehlungen das Leben leichter machen. Hier gibt es zahlreiche Gründe, nach einem solchen Schreiben zu fragen. Für einen Jobeinstieg sind besonders Empfehlungsschreiben aus Praktika oder Empfehlungen von ehemaligen Arbeitgebern geeignet.

Außerdem kannst du bei einer beruflichen Neuorientierung oder für die Bewerbung um eine Beförderung mit einer Empfehlung von deinem aktuellen Vorgesetzten punkten.

DOKUMENTIm Job können sich zudem Empfehlungen deines Vereins oder Ehrenamtes bezahlt machen – vor allem, wenn du Berufseinsteiger bist. Damit liefest du zugleich noch einen Nachweis für dein ehrenamtliches / soziales Engagement.

Wenn du deinen Arbeitgeber wechseln möchtest und eine Empfehlung für deine aktuellen Bewerbungen benötigst, musst du klug vorgehen: Bitte deinen Vorgesetzten erst dann um ein Schreiben, wenn er schon eine Weile von deiner bevorstehenden Kündigung weiß.

Tipps, mit denen du ein Empfehlungsschreiben von deiner Firma erhältst

  • Frage nur dir zugeneigte Vorgesetzte um ein Schreiben
  • Belege deine Erfolge und Leistungen

Beispiel, wie du ein Empfehlungsschreiben beim Arbeitgeber anforderst

„Sehr geehrte Frau Muster,

nachdem ich die letzten sechs Jahre in der Muster-Abteilung tätig war, würde ich mich gerne beruflich weiterentwickeln. Dazu möchte ich mich auf die freie Position als Leitung der Musterabteilung bei der Beispielfirma GmbH bewerben. Ich würde mich freuen, wenn Sie mich bei diesem Schritt unterstützen.

Sie haben mich in den letzten sechs Jahren begleitet und gefördert, dafür möchte ich mich bei Ihnen bedanken. Durch die langjährige Zusammenarbeit können Sie meine Kompetenzen sehr gut einschätzen, deshalb bitte ich Sie, mir ein Empfehlungsschreiben auszustellen.

Gerne können wir einen Termin ausmachen, um die Details zu besprechen.

Mit freundlichen Grüßen,
Maria Musterfrau“

Empfehlungen für Freiberufler

Wenn du als Freiberufler keinen direkten Arbeitgeber hast, den du um eine Empfehlung oder ein Arbeitszeugnis bitten kannst, musst du dennoch nicht ohne Referenzen auskommen. Die für dich in Frage kommenden Ansprechpartner sind deine Kunden und deine Geschäftspartner.

Wichtig ist, dass sie absolut zufrieden mit dir sind und schon länger mit dir zusammenarbeiten. Die Empfehlungen kannst du schließlich möglichen Kunden oder Geschäftspartner vorlegen.

PROEine beliebte Möglichkeit ist es, die besten Referenzen auf der eigenen Website auszustellen, damit potenzielle Kunden und Geschäftspartner sich schon vor dem ersten Kennenlernen einen Überblick über deine Eignungen verschaffen können.

Bevor du die Schreiben im Internet veröffentlichst, solltest du die Verfasser schriftlich um Einverständnis bitten.

Tipps, mit denen du ein Empfehlungsschreiben / eine Referenz als Freiberufler erhältst

  • Gehe aktiv auf Kunden / Geschäftspartner zu und kläre sie über den Zweck auf
  • Bitte um Erlaubnis, die vollständige Referenz inklusive Namen im Internet zu veröffentlichen

Beispiel, wie du ein Empfehlungsschreiben vom Geschäftspartner anforderst

„Sehr geehrter Herr Muster,

vielen Dank für die positive Beurteilung unserer Zusammenarbeit in dem Projekt Muster.

Als Freiberufler profitiere ich von einer solch positiven Referenz, da sie meinen potenziellen Auftraggebern Sicherheit bietet und die Entscheidung erleichtert.

Nach meinem letzten Auftrag schrieben Sie mir: „Vielen Dank für die angenehme Betreuung und reibungslose Kommunikation. Die Qualität Ihrer Arbeit hat uns sehr überzeugt.“

Gerne würde ich Ihre Aussage mit namentlicher Nennung auf meiner Homepage zitieren. Über Ihr Einverständnis würde ich mich sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann“

Lehrer empfehlen Schüler

Als Schüler wirst du eher selten mit dem Thema Empfehlungsschreiben konfrontiert. Trotzdem profitierst du von einer Empfehlung für anvisierte Stipendien, ein Au-pair oder ein freiwilliges soziales Jahr. Hier sind deine Lehrer die besten Ansprechpartner.

Als Schüler kannst du zudem von einer Empfehlung profitieren, wenn du nach deinem Schulabschluss eine Ausbildung beginnst und dich noch in der Bewerbungsphase befindest. Lasse deine Lehrer dazu dein Arbeitsverhalten und deine Motivation loben. Ein weiterer Bereich, in dem du als Schüler eine Empfehlung einholen kannst, sind abgeleistete Praktika oder Nebenjobs.

Tipps, mit denen du eine Empfehlung vom Lehrer erhältst

  • Frage einen Lehrer, der dich oft gut bewertet hat und allgemein viel von dir hält
  • Bevorzuge Lehrer, die aufgrund von Ehrenämtern außerhalb der Schule bekannt sind

Beispiel, wie du ein Empfehlungsschreiben als Schüler anforderst

„Sehr geehrte Frau Muster,

in den vergangenen zwei Jahren haben Sie meinen Leistungskurs sowie meinen Sportunterricht betreut und mich als Schülerin gut kennengelernt. Nach meinem Abitur möchte ich mich für ein Au-pair bewerben. Für die Bewerbung wird ein Empfehlungsschreiben gefordert, welches meine sozialen Kompetenzen aufgreift. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir diese Empfehlung ausstellen könnten.

Die weiteren Details würde ich gerne persönlich mit Ihnen besprechen.

Mit freundlichen Grüßen,
Maria Musterfrau“

Empfehlung für die Wohnungssuche

Mietwohnungen sind immer schwieriger zu bekommen. Nur wer aus der Masse der Bewerber heraussticht, bleibt im Gedächtnis. Mit einem Empfehlungsschreiben durch deine bisherigen Vermieter oder deinen Arbeitgeber kannst du deine Chancen auf die Wohnung massiv steigern.

Wichtig ist, dass der Empfänger der Empfehlung die Verfasser telefonisch erreichen kann, denn oft kommt es zu Rückfragen, um sicherzugehen, dass es sich nicht um eine Fälschung handelt.

Tipps, mit denen du ein Empfehlungsschreiben für die Wohnungssuche erhältst

  • Achte darauf, immer als positiver Mieter / Arbeitnehmer wahrgenommen zu werden
  • Erkläre deinem Vermieter / Arbeitgeber, was du dir von dem Schreiben erhoffst

Beispiel, wie du ein Empfehlungsschreiben für eine Wohnung anforderst

„Sehr geehrter Herr Muster,

wie ich Ihnen bereits mitgeteilt habe, muss ich aufgrund meines Jobwechsels umziehen. Um meine Chancen bei der Wohnungssuche zu erhöhen, möchte ich Sie fragen, ob Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen können. Ich denke, Sie können mich durch unser langjähriges Mietverhältnis und unsere gute Nachbarschaft als Mieter gut bewerten und einschätzen.

Ich würde mich freuen, wenn Sie die Zeit hätten, in einem persönlichen Gespräch weitere Details zu besprechen.

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann“




Muster Empfehlungsschreiben

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Empfehlungsschreiben Vorlage – Das steckt drin:

  • Kostenloser Download
  • Bearbeitbare Microsoft Word-Datei (.docx)
  • Jederzeit wiederverwendbar

Vorlage Stipendium / Studium

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Vorlage Job

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Vorlage Freiberufler

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Vorlage Schüler

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Vorlage Wohnung

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