Die eigene E-Mail-Adresse ist tatsächlich ein Aspekt, den viele Bewerber vollkommen außer Acht lassen. Dabei ist diese E-Mail-Adresse das Erste, was ein Personaler von dir sieht, wenn du ihm deine Bewerbung per Mail zusendest.

abenteuerlustiger-pirat12@mail.de ist alles andere als eine geeignete E-Mail-Adresse für Bewerbungsangelegenheiten. Sie vermittelt weder Professionalität noch Seriosität.

Zu 100% auf der richtigen Seite bist du mit diesen klassischen Formeln:

vorname.nachname@anbieter.de
nachname.vorname@anbieter.de

Auch sinnvolle Zahlen (z.B. Geburtsjahr) oder Bindestriche statt Punkte sind geeignete Zeichen für eine E-Mail-Adresse.




Der Betreff

Der Betreff einer E-Mail ist vergleichbar mit der Überschrift eines seriösen Zeitungsartikels. Der Leser sollte auf einen Blick den Grund für dein Schreiben erkennen. Deshalb gilt es, die wichtigsten Informationen in Kürze in den Betreff zu integrieren. Das Wort „Bewerbung“ darf also auf keinen Fall fehlen, ebenso wie die Stelle, auf die du dich bewirbst. Falls vorhanden gehören auch Stellen-ID oder Kennziffer in den Betreff.

Beispiele für den Betreff:

Bewerbung für die Stelle als… (ID:1234)
Bewerbung als …
Bewerbung für die Position…(Kennziffer: 1234)

Zeitpunkt des Versandes

Neben der E-Mail-Adresse ist ebenfalls der Zeitpunkt des E-Mail-Versandes ein Zeichen für Seriosität und von großer Bedeutung. Wer seine Bewerbungen nachts um 2 Uhr verschickt, kann damit rechnen, dass der Empfänger diese Tatsache nicht unbedingt als positiv auffassen wird. Auch wenn es sich um eine elektronische Zustellung handelt, solltest du beim Versand der Bewerbung gängige Zeiten einhalten.

Darüber hinaus musst du bedenken, dass sich zum Beispiel während des Wochenendes einige E-Mails im Posteingang des Personalers sammeln werden. Sendest du deine Bewerbung also samstags morgens, ist die Gefahr größer, dass sie unter allen anderen E-Mails und Bewerbungen untergeht oder eine scheinbar perfekte Bewerbung vor deine „rutscht“.

Dann kann es passieren, dass deine Bewerbungsunterlagen nicht mit voller Aufmerksamkeit gesichtet werden, obwohl du der bessere oder zumindest ein gleichwertiger Kandidat wärst.

Der Adressat

Wir raten allgemein immer dazu, einen konkreten Ansprechpartner für Bewerbungen ausfindig zu machen. So kann nicht nur das Anschreiben an eine bestimmte Person gerichtet werden, sondern auch die E-Mail direkt an die korrekte Person gerichtet und verschickt werden.

Von dem Versand einer Bewerbung an die „info@“ oder „service@“ E-Mail-Adressen von Unternehmen raten wir generell immer ab. Außerdem solltest du nicht versuchen, die richtige E-Mail-Adresse zu raten. Unternehmen vergeben E-Mail-Adressen unterschiedlich. Ein kurzer Anruf oder die Recherche auf der Internetseite des Unternehmens können nie schaden. Nach einem Telefonat kann man auch sehr gut Bezug auf das Besprochene im E-Mail Text nehmen.

TIPP Überprüfe vor dem Absenden der E-Mail nochmal die eingegebene E-Mail-Adresse. Nicht selten führen Fehler in der E-Mail-Adresse dazu, dass E-Mails gar nicht ankommen. Das wäre vor allem im Falle einer Bewerbung mehr als ärgerlich!




Der Text der E-Mail: Formulierungen und Beispiele

Was kommt eigentlich in die E-Mail einer Online-Bewerbung? Bei der Bewerbung per Mail gibt es zwei Möglichkeiten für den Text der E-Mail:

  1. Das Anschreiben wird als Text der E-Mail verwendet
  2. In den Text der E-Mail kommen nur 1-3 Sätze, das Anschreiben wird im Anhang mitgesendet

Keine der beiden Varianten ist per se falsch, wir raten jedoch immer zur zweiten Variante. So findet der Personaler im Anhang zusammenhängend alle Bewerbungsunterlagen und das Bewerbungsschreiben kann optisch ansprechend gestaltet werden. Zudem kann der Empfänger die Bewerbung auf diese Weise dann aufmerksam lesen, wenn er gerade Zeit dafür hat und wird nicht zwischen Tür und Angel „drüber fliegen“.

Entscheidest du dich für die kürzere Variante des E-Mail-Textes, solltest du inhaltlich folgende Punkte abdecken:

  • Die Begrüßung des Adressaten
  • Der Grund deiner E-Mail (Verweis auf den Anhang)
  • Der Inhalt deiner E-Mail
  • Der Schlusssatz

Du kannst auch in der E-Mail noch einmal erwähnen, um welche Position es sich bei deiner Bewerbung handelt. So kann der Empfänger dich direkt zuordnen. Außerdem weiß er, ob es sich um die Bewerbung für eine Festanstellung, ein duales Studium, eine Ausbildung oder ein Praktikum handelt.

Wie lang und ausführlich du diesen Text gestaltest, ist Geschmackssache. Beispiel einer sehr kurzen Variante:

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

im Anhang sende ich Ihnen meine Bewerbung für die Stelle als XY. Ich freue mich über Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

Eine weitere, deutlich ausführlichere Muster-Formulierung:

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

im Anhang sende ich Ihnen meine Bewerbung als … (Stellen-ID:12345). Melden Sie sich bei Rückfragen gerne unter der 0123 45678910 bei mir. Ich freue mich, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

Weitere Beispiele und Muster für den Text deiner Bewerbung per Mail (auch auf Englisch) sowie die wichtigsten Tipps zur Bewerbung per Mail kompakt zusammengefasst findest du im in folgendem kostenlosen Download Dokument.

Warten auf die Rückmeldung

Eine Frage, die sich viele stellen, nachdem sie ihre Bewerbung abgeschickt haben, ist wie lange sie auf eine Rückmeldung warten sollten.

Wie lange man genau warten sollte, bis man erneut nachfragt und ob das per E-Mail oder per Telefon geschehen sollte, lässt sich nicht allgemein gültig sagen. Sollte nach spätestens 3 Wochen noch keine Reaktion seitens des Unternehmens erfolgt sein, kannst du ruhig nochmal nachfragen. Selbst wenn die E-Mail-Adresse gestimmt hat, können E-Mails sehr schnell im Spam-Ordner landen und da untergehen.

Zum Hörer solltest du besser nur dann greifen, wenn du eine direkte Durchwahl hast. Generell bieten sich E-Mails immer an, da diese beantwortet werden können, wenn gerade Zeit ist. Außerdem weiß der Personaler vielleicht nicht auf Anhieb, wer du bist.

Eine E-Mail könnte beispielsweise so formuliert sein:

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

ich habe Ihnen am xx.xx.20xx meine Bewerbungsunterlagen zugesendet und bisher leider keine Rückmeldung von Ihnen erhalten. Daher wollte ich mich nach dem aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses erkundigen.

Besten Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

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Anhang der E-Mail-Bewerbung

Theoretisch ist es nicht schwer, Dateien in den Anhang der E-Mail zu packen. Es gibt jedoch ein paar Regeln, die einzuhalten sind, um sich nicht bereits mit der E-Mail ins Bewerber-Aus zu befördern. Oft sind es eben diese Kleinigkeiten, die im Rennen um die Einladung zum Vorstellungsgespräch den entscheidenden Zentimeter ausmachen.

Folgende Dinge solltest du beachten:

Bewerbungsunterlagen als einheitliche PDF Datei

E-Mail Bewerbung PDF

Die Bewerbungsunterlagen müssen als eine einheitliche PDF Datei zusammengefügt werden.
Neuere Versionen von Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word erlauben es dir, Dateien direkt als PDF abzuspeichern. Ist das mit deinem Textverarbeitungsprogramm nicht möglich, kannst du auf kostenlose Online-Services zurückgreifen (z.B. freepdfconvert.com oder online2pdf.com).

TIPP Auch bei der elektronischen Bewerbung ist es wichtig, die Unterlagen zu unterschreiben. Dabei reicht es nicht, eine künstlich erzeugte Unterschrift einzufügen oder in einer verschnörkelten Schrift darzustellen. Die gängigste Variante ist es, auf einem weißen Blatt zu unterschreiben, dieses einzuscannen oder zu fotografieren (häufig auch per Webcam) und die Unterschrift als Bild-Datei einzufügen. Achte dabei unbedingt darauf, dass keine dunklen Ränder entstehen!

Alternativ kannst du häufig ein Touchpad / Touchscreen oder die Maus benutzen, um deine Signatur direkt elektronisch zu hinterlassen.

Die Reihenfolge

Die Reihenfolge der Unterlagen bei der Bewerbung per E-Mail unterscheidet sich nicht von der Reihenfolge einer Papier Bewerbung:

  1. Anschreiben
  2. Deckblatt (optional)
  3. Lebenslauf
  4. Motivationsschreiben
  5. Anlagen (Zeugnisse und Zertifikate)

Aktuelle Versionen des Adobe Acrobat erlauben es dir, direkt im Programm verschiedene PDF Dateien in der von dir gewünschten Reihenfolge zusammenzufügen. Die Alternative dazu sind Online-Services wie combinepdf.com. Das Zusammenfügen von PDF Dateien ist dort gratis.

STIFT Viele Bewerber fragen sich, ob die Verwendung eines Deckblatts in der Bewerbung nötig ist. Dazu lässt sich sagen, dass ein Deckblatt (außer explizit gefordert) immer freiwillig ist. Wir raten in der Regel dazu, ein Deckblatt zu verwenden, da es optisch ein Hingucker ist und es dir ermöglicht, die wichtigsten Kontaktdaten gesondert darzustellen sowie dein Bewerbungsbild einzubinden.




Der Dateiname

Der Name der Datei sollte das Dokument direkt zuordenbar machen. Gib der Datei also einen Namen, der sowohl das Wort „Bewerbung“ als auch deinen Namen und gegebenenfalls die Position enthält.

Beispiele:

„Bewerbungsunterlagen_MaxMustermann.pdf“
„Bewerbung_MarketingManager_MaxMustermann.pdf“

Verzichte auf Dateinamen wie „Doc-1“ oder „Scan1“ – das wirkt unprofessionell.

Die Dateigröße

Als maximale Größe der Datei im Anhang gilt 3 MB. Um sicher zu gehen, dass die Bewerbung nicht im Spam-Ordner des Adressaten landet, empfehlen wir dir, 2,5 MB als Dateigröße nicht zu überschreiten.

TIPP Um die Größe einer Datei herauszufinden, musst du einfach nur per Rechtsklick auf die Datei gehen und dann „Eigenschaften“ wählen. Dort ist die Dateigröße unter „Größe“ bzw. „Größe auf Datenträger“ aufgeführt.

Falls das Unternehmen bestimmte maximale Dateigrößen vorschreibt, findest du Informationen dazu in der Stellenausschreibung oder auf der Internetseite des Unternehmens. Auf diesen gibt es häufig Rubriken wie „Für Bewerber“ / „Karriere“ / „Jobs“.

Ist deine Datei zu groß, lässt sich das ebenfalls durch kostenlose Tools im Internet lösen. Du kannst dafür beispielsweise PDF24 Tools verwenden. Auf den Versand von ZIP-Dateien solltest du jedoch auf jeden Fall verzichten. Sie stellen einen Mehraufwand für den Empfänger dar.

TIPP Wichtig!
Überprüfe deine Unterlagen vor dem Abschicken! Genauso wie die Bewerbungsunterlagen, sollte die E-Mail, mit der du sie verschickst, keine Fehler aufweisen. Ein vergessener Anhang oder Rechtschreibfehler im Text der E-Mail sind grobe Fehler, die es dringend zu vermeiden gilt!