Zeitmanagement – Diese Methoden steigern deine Produktivität

In den meisten Stellenanzeigen wird zwar nicht direkt nach dem Soft Skill „Zeitmanagement“ gefragt, jedoch wird eine selbstständige und produktive Arbeitsweise häufig vorausgesetzt. Daher bist du mit der Fähigkeit eines effektiven Zeitmanagements deinen Mitbewerbern gegenüber im Vorteil. Wenn du dir deine Arbeitszeit strukturiert einteilst, bewältigst du deine Aufgaben schneller und mit mehr Motivation. Dadurch wird ein strukturiertes, effizientes Arbeiten möglich und du verminderst so den empfundenen Stress im Arbeitsalltag. Wenn du glaubst, dass dein Workflow Verbesserungspotenzial besitzt, findest du hier die richtigen Methoden und Tipps um dein Zeitmanagement auf Kurs zu bringen.

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Was ist Zeitmanagement und warum ist es wichtig?

Ein erfolgreiches Zeitmanagement befähigt dich innerhalb eines limitierten Zeitfensters effizient zu arbeiten, ohne dabei zu viel Leerlaufzeit anzuhäufen. Im Zentrum stehen dabei Arbeitstechniken, die dafür sorgen, dass die vorhandene Zeit optimal genutzt wird.

Der Sinn einer sinnvollen Zeitplanung besteht aber nicht ausschließlich darin, noch mehr Arbeit in einen ohnehin schon vollen Arbeitstag hineinzuquetschen. Im Gegenteil: Effizient organisierte Arbeitsabläufe sollen dazu beitragen, dir mehr Freiraum für deine Freizeit zu verschaffen.

Durch die Konzentration auf das Wesentliche und das Erledigen vorgenommener Aufgaben, kannst du dich in deiner Freizeit wirklich entspannen. Wenn du deine Arbeit richtig strukturierst und den notwendigen Aufgaben die entsprechende Priorität zuordnest, bist du weniger anfällig für Stress, da du ruhigen Gewissens abschalten kannst.

Zeitmanagement-Methoden

Für ein optimales Zeitmanagement können diese Methoden angewendet werden:

Die ABC-Methode zur Analyse deines Zeitplans

Eine ABC-Analyse steht am Anfang deiner Zeitmanagement Karriere. Sie dient dazu, den derzeitigen Stand deines Zeitplans zu erfassen. Am Ende einer ABC-Analyse erhälst du eine Übersicht, die dir aufzeigen soll, in welchem Verhältnis Aufwand und Ertrag deiner Arbeitsabläufe stehen.

Die ABC-Methode ist schnell und unkompliziert anwendbar. Hierbei wird zwischen sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben unterschieden. Bei den meisten Menschen bzw. Unternehmen sieht die Aufteilung nach einer Analyse wie folgt aus:

  • A-Aufgaben haben einen Wert von 65%, jedoch wird für sie nur 15% der Zeit aufgewendet.
  • B-Aufgaben haben einen Wert von 20%, hier fällt ein Zeitaufwand von ebenfalls 20% an.
  • Aufgaben der Kategorie C hingegen haben einen Wert von 15%, nehmen aber 65% der Zeit in Anspruch.

Restrukturierung mit der ABC-Methode

TIPP Die ABC-Methode zielt darauf ab, die Verteilung deiner Arbeitszeit zu hinterfragen. Mit einer veränderten Priorisierung solltest du wichtigeren Aufgaben auch mehr Zeit zugestehen.

Arbeitsvorgänge der Kategorie A sind meistens nicht delegierbar und stiften den größten Mehrwert. Ihre Ausführung ist sehr wichtig und du solltest nur ein bis zwei dieser Aufgaben am Tag einplanen. Im Endeffekt ist es ideal, wenn du dieser Aufgabengruppe 70% deiner Zeit widmest.

B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und können möglicherweise auch delegiert werden. Hiervon kannst du zwei bis drei am Tag erledigen und 20% deiner Zeit dafür aufwenden.

Die Arbeitsvorgänge der Kategorie C nehmen oft die meiste Zeit in Anspruch, liefern jedoch den geringsten Ertrag. Hierunter fallen hauptsächlich Routinearbeiten wie Papierkram, Telefonieren, die Ablage oder generelle Verwaltungsaufgaben. Daher sollte hier das Verhältnis Zeit zu Ertrag umgekehrt werden: Verwende nur ca. 10% deiner Zeit für diese Aufgaben.

ALPEN-Methode zur Erstellung des Tagesplanes

Das Akronym ALPEN steht für die Begriffe:

  • Aktivitäten/Aufgaben
  • Länge
  • Pufferzeit
  • Entscheidungen
  • Nachkontrolle

Im ersten Schritt müssen alle Aufgaben und Aktivitäten des Tages schriftlich festgehalten werden. Als Nächstes wird für jede Aufgabe die Bearbeitungszeit geschätzt. Da man nie weiß, welche unvorhergesehenen Aufgaben (z.B. Übernahme von Aufgaben eines kranken Kollegen, Kundentelefonate etc.) anfallen können, ist eine Pufferzeit vorgesehen.

Generell sollen nur 60 Prozent der gesamten Arbeitszeit auf die Aufgaben verteilt werden. 20 Prozent sind für die unvorhergesehenen Aktivitäten eingeplant, und die restlichen 20 Prozent für soziale Kontakte (Gespräche mit Kollegen etc.).

Natürlich hängt die Effektivität dieser Methodik stark vom jeweiligen Beruf ab. Die Aufgaben eines kreativen Jobs sind mit Sicherheit insbesondere bezüglich des Zeitfensters schwerer zu definieren.

TIPP Unsere Methoden des Zeitmanagements können dir auch bei deinen Bewerbungen helfen. Vielen Menschen fällt es schwer einen passenden Anfang bzw. ein gutes Ende zu finden oder im Allgemeinen Prioritäten im Bewerbungsprozess zu setzen. Übertrage unsere Methoden einfach auf die Erstellung deiner Bewerbungsunterlagen und erleichtere dir so die Jobsuche.

Eisenhower-Prinzip zur Gewichtung der Aufgaben

Bei dieser Vorgehensweise (benannt nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower) wird jede Aufgabe in einer Matrix nach der Wichtigkeit (wichtig/unwichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) eingeteilt.

Die wichtigen und dringenden Aufgaben müssen als erstes erledigt werden.

Die Tätigkeiten, die als wichtig, aber als nicht so dringend bewertet wurden, sollten eingeplant und ebenfalls zeitnah angegangen werden.

Diejenigen Aktivitäten, die dringend, aber nicht wichtig sind, können an Kollegen delegiert oder zeitlich verschoben werden.

Eisenhower-Prinzip

Aufgaben, die als unwichtig und nicht dringend eingestuft werden, können gelöscht oder ggf. weit verschoben werden.

Wenn du nach dieser Methode arbeitest, fällt es dir leichter anstehende Aufgaben zu priorisieren und deine Ziele schneller zu erreichen.

TIPP Ein gutes Zeitmanagement kann das Leben in vielen Bereichen verbessern. Es ist nicht nur auf der Arbeit von Nutzen. Schüler und Studenten werden heutzutage sehr gefordert und haben schon in jungen Jahren mit einem stressigen Alltag zu kämpfen. Eine effektive Verteilung der Zeit fördert vor allem die Motivation, die Bereitschaft zum Lernen und räumt ebenfalls mehr Platz für Freizeit ein.

Zeit gewinnen mit dem Pareto-Prinzip

Das Paretoprinzip geht auf den berühmten Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfried Pareto zurück. Während seiner Untersuchung der Verteilung des Bodenbesitzes in Italien fand er heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen. Diese Entdeckung übertrug er auf Arbeitsprozesse. Demnach stellte er fest, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden können.

Um dies einmal etwas deutlicher darzustellen, denken wir uns ein alltägliches Szenario: Im Büro ist viel zu tun. Auf unserer To-do-Liste stehen 2 große Projekte und 8 kleine Aufgaben, die wir innerhalb einer gewissen Zeit erledigen müssen. Die 2 großen Projekte sind wichtig für unser Unternehmen, aber schnell zu erledigen – daher machen sie 20% unseres Zeitplans aus. Die 8 kleinen Aufgaben sind eher nebensächlich, aber sind zusammen sehr aufwendig – daher beanspruchen sie 80% unserer Zeit.

Konzentrieren wir uns zuerst auf die 2 großen Projekte und arbeiten diese erfolgreich ab, haben wir lediglich 20% unserer Arbeitszeit verbraucht, aber 80% des gewünschten Ergebnisses (aufgrund des Vorrangs der Aufgaben) erzielt. Wer seine Prioritäten im Berufsleben richtig setzt, erspart sich im Endeffekt viel Stress und gewinnt eine Menge Zeit.




Pomodoro-Technik für die optimale Zeiteinteilung

Die Pomodoro-Technik ist ebenfalls die Erfindung eines Italieners. Francesco Cirillo nutzte bei der Erfindung dieser Zeitmanagement-Methode eine Eieruhr in Form einer Tomate, daher der Name Pomodoro (omate).

Mithilfe der Pomodoro-Technik wird der Arbeitstag in 25-minütige Blöcke eingeteilt, die für das Bewältigen von Aufgaben vorgesehen sind. Nach einem 25 Minuten Block folgt eine Pause von 5 Minuten. Nach vier Arbeitsblöcken wird eine Pause von 30 Minuten eingelegt.

Große Aufgaben sollten dabei in kleinere Teilaufgaben unterteilt und somit stückweise in den Blöcken abgearbeitet werden. Durch das enge Zeitfenster entsteht die notwendige Motivation, die Arbeit in diesen Blöcken zu absolvieren und somit den Zeitplan einzuhalten.

Zeitmanagement Apps als Hilfestellung

Es existieren viele hilfreiche und größtenteils auch kostenlose Apps, die dir bei der Einhaltung deines Zeitmanagements helfen können.

Wunderlist – für deine grundlegende Organisation

Wunderlist ist eine App, in der du To-do-Listen anlegen und ihnen einen zeitlichen Rahmen zuweisen kannst. Die App sortiert dann die Aufgaben nach Zeiträumen (Tag, Woche, Monat) und Kategorien. Dabei erinnert sie dich zu gewünschten Zeitpunkten. Zudem kannst du Aufgaben priorisieren und ihnen einen Wichtigkeitsstatus zuweisen. Wunderlist läuft ebenfalls auf deinem Computer, dadurch kannst du Einträge vom Smartphone auch dort nachsehen.

aTimeLogger

Mit dieser Applikation kannst du die Zeit messen, die du für verschiedene Aufgaben aufwendest. Du legst verschiedene Aktivitäten fest und nutzt dann jedes mal den Time Tracker, wenn du mit einer Aktivität beschäftigt bist. Ebenfalls ist es möglich, zwei Beschäftigungen gleichzeitig aufzuzeichnen. So erhältst du nach einer gewissen Zeit eine genaue Übersicht darüber, wie viel Zeit du mit einzelnen Dingen verbringst. So kannst du Mängel in deiner Zeitplanung aufdecken und beheben.

Smart Reminder – Hilfe beim Eisenhower Prinzip

Diese App ermöglicht dir, schnell Aufgaben und Termine hinzuzufügen und diese der Wichtigkeit nach zu kategorisieren. So kannst du das Eisenhower Prinzip einfacher umsetzen und siehst auf einen Blick welche Aufgaben wichtig für dich sind.

80 20 Pareto

Wie der Name es schon verrät, soll diese App dir helfen das Pareto-Prinzip anzuwenden. Durch die Sortierung in sechs verschiedene Kategorien kannst du schnell Zeitfresser identifizieren und diese abstellen. So verbesserst du dein Zeit/Leistungs-Verhältnis.

Clockwork Tomato

Die berühmte Tomaten-Uhr aus der Pomodoro-Technik kommt hier in digitaler Form zum Tragen. Die App ermöglicht es, Anspannungs- und Entspannungsphasen zu messen. Mit einem frei konfigurierbaren Timer hast du die Möglichkeit akustisch Signale senden zu lassen, wenn es an der Zeit ist, mal wieder eine Pause zu machen. Zusätzlich kannst du Aufgabenlisten und detaillierte Statistiken einsehen.

Zeitmanagement Spiele

Neben bewährten Apps existieren online ebenfalls viele verschiedene Spiele, mit denen du deine Fähigkeiten testen kannst. Oft geht es hierbei um einen Wettkampf gegen die Zeit. Daher ist es entscheidend, deine Aufgaben zu priorisieren und dementsprechend effiziente Entscheidungen zu treffen. So kannst du spielerisch deine Zeitmanagement-Skills verbessern und hast dabei noch Spaß!

Fazit zum Zeitmanagement

Wir haben dir verschiedene Methoden und Herangehensweisen für ein verbessertes Zeitmanagement vorgestellt, am besten probierst du dich aus und entscheidest dann welche Methode dir am meisten hilft. Letztendlich musst du mit deinem neuen Vorgehen klarkommen, damit du deinen Arbeitsalltag entsprechend optimieren kannst! Im Bewerbungsgespräch kannst du gezielt auf deine Erfahrungen im Zeitmanagement eingehen und dabei kurz ausführen, wie diese deine Effektivität im Job steigern.

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Von | 2018-07-17T14:51:53+00:00 26. Juni 2018|Berufsleben, Bewerbungstipps|