Veranstaltungskaufmann /-kauffrau

Wenn du ein echtes kommunikatives Organisationstalent bist und selbst gerne auf Konzerte, Messen sowie diverse Veranstaltungen gehst, dann ist der Beruf Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann* genau der richtige für dich.

Hier kannst du einen Blick hinter die beruflichen Kulissen werfen: mit Sicherheit hast du dich immer schon gefragt, wie große Events organisiert werden. Als Veranstaltungskauffrau kannst du in Zukunft die Dinge selbst zielfokussiert in die Hand nehmen. Alles Wichtige über das Berufsbild kannst du hier in übersichtlicher Form nachlesen, nützliche Bewerbungstipps am Ende inklusive!

Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

Berufsbild Veranstaltungskauffrau

Jedes Projekt wird zu einer neuen Herausforderung: Veranstaltungskaufleute sind professionelle und erfahrene Ansprechpartner für die Planung sowie Durchführung diverser Veranstaltungen vom Festival über das Konzert bis hin zur Messe. Die Aufgaben von Veranstaltungskaufleuten sind ebenso vielfältig und spannend wie die Events, die sie in Szene setzen.

Neben der Planung und Durchführung spielen betriebswirtschaftliche bzw. kalkulatorische Aspekte eine wichtige Rolle, schließlich sollen sich die Kosten für alle Beteiligten im Rahmen halten. Allerdings handelt es sich um keine typische Büroarbeit, denn du wirst sehr viel herumkommen und mit vielen Geschäftspartnern aus unterschiedlichsten Branchen zusammenarbeiten.

Aufgaben – Ein Beruf mit kreativem Unterhaltungsfaktor

Dich erwarten als Veranstaltungskauffrau abwechslungsreiche Aufgaben, da keine Veranstaltung der anderen gleicht. Denn wer will als Gast immer das Gleiche erleben? Für ausgebildete Veranstaltungskaufleute lassen sich die folgenden Hauptaufgabenbereiche finden:

Planung und Organisation von Veranstaltungen

Zu Beginn werden Kunden / Auftraggeber ausführlich beraten. Dann geht es an die Arbeit: mit Blick auf die Zielgruppe wird ein attraktives Veranstaltungskonzept erarbeitet.

  • Konzeptabstimmung
  • Angebote für Locations und Dienstleister einholen
  • Kontakt zu Künstlern

Ein Auftritt oder die Einbindung eines Dienstleisters muss natürlich vertraglich geregelt werden, wobei die Details zu Gagen dein Verhandlungsgeschick erfordern. Um nicht den Überblick zu verlieren, werden so genannte Regie- oder Ablaufpläne erstellt.

Durchführung der Veranstaltung

Bevor die Veranstaltung losgeht, prüfst du alle Gegebenheiten und zu beachtende Vorschriften. Das Thema Sicherheit muss dabei stets im Fokus stehen. Damit Gäste sich wohlfühlen können, muss die gesamte Infrastruktur stimmen (Anreise, Parkoptionen, Verpflegungsmöglichkeiten, sanitäre Einrichtungen etc.).

Sind die Tore zur Veranstaltung geöffnet, bist du in der Regel dabei und Ansprechpartner, falls es zu Schwierigkeiten kommt. Eine ganzheitliche Planung im Vorfeld stellt sicher, dass so wenig wie möglich schief gehen kann. Tritt dennoch ein Problem auf, muss schnell eine kreative Lösung gefunden werden.




Abwicklung von kaufmännischen Aufgaben

Durch die Anfertigung von Kosten- und Gewinnplänen stellst du sicher, dass eine Veranstaltung nicht nur hohen Unterhaltungswert hat, sondern zudem ein wirtschaftlicher Erfolg werden kann. Bei aller Kreativität wirst du die eine oder andere Entscheidung nachrechnen müssen. Schließlich wollen Auftraggeber eine Veranstaltung in jeder Hinsicht zum Erfolg werden lassen.

Überblick: die wichtigsten Aufgaben für Veranstaltungskaufleute

Langweilig und eintönig wird der Arbeitsalltag als Veranstaltungskauffrau mit Sicherheit nicht. Denn für jede Veranstaltung schreibst du an einem spannenden Drehbuch mit. Das sind deine Hauptaufgaben auf einem Blick:

  • Individuelle Beratung und Konzepterstellung (inkl. Schätzung der Besucherzahlen)
  • Planung und Umsetzung von Werbemaßnahmen (Flyer, Plakate, Webseite etc.)
  • Planung von Technik und Personaleinsatz
  • Budgetverwaltung / ganzheitliche Kostenkalkulation
  • Reichweitenstarke Vermarktung der Veranstaltung durch Presseberichte
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Arbeitsbereiche – Mit jeder Veranstaltung wechselt der Ort

Neben der Arbeit im Büro wirst du oft am Veranstaltungsort sein, um alles zu planen bzw. die Vorbereitungen zu überwachen. Deine kreativ-anpackende Arbeitsweise wirst du auf Messegeländen, in Konzertsälen oder sogar in großen Stadien unter Beweis stellen dürfen.

TIPP Je nach Arbeitgeber kann es sein, dass du dich auf Feiern im privaten Bereich fokussieren wirst. Insofern kann es zu deinen Aufgabenbereichen gehören, Partys oder Hochzeiten zu organisieren und die persönlichen Wünsche der Feiernden zu erfüllen.

Hieran siehst du schon, dass du sowohl große als auch eher kleine Veranstaltungen betreuen wirst.

Ein Blick auf den Berufsalltag zeigt, dass Veranstaltungskaufleute in diversen Branchen bzw. Bereichen arbeiten. Zu nennen sind vor allem diese:

  • Eventagenturen
  • Unternehmen für Veranstaltungstechnik
  • Messeveranstalter
  • Veranstalter von Tagungen, Kongressen etc.
  • Kulturelle Einrichtungen (Theater, Museen etc.)
  • Öffentliche Arbeitgeber (Städte und Kommunen)

Für Gäste und die Feiernden solltest du immer die ganz große Bühne inszenieren, um einen gewissen Erlebnischarakter zu ermöglichen. Dieser ist die beste Werbung für deine gelungene Arbeit als Veranstaltungskauffrau!

Typisch für das Arbeitsumfeld von Veranstaltungskaufleuten ist, dass es nicht fest ist. Du wirst im Zentrum der Planung stehen und daher für alle Beteiligten ein wichtiger Ansprechpartner sein, der die Dinge konsequent umsetzt.

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Karriere als Veranstaltungskauffrau

Ausbildung – Vorhang auf für deinen Erfolg

Bei der Veranstaltungskauffrau handelt es sich um einen deutschlandweit einheitlich geregelten Beruf. Die Ausbildung dauert drei Jahre und es gibt zwei grundsätzliche Optionen: duale oder schulische Ausbildung. Die meisten Unternehmen bevorzugen Auszubildende mit Abitur oder der Fachhochschulreife.

Schulabschlüsse Veranstaltungskauffrau

 

Bei der dualen Ausbildung spielt die berufspraktische Ausbildung im Betrieb eine wichtige Rolle. Genau das Richtige für dich, falls du die Dinge gerne sofort entschlossen anpackst. Bei der schulischen Form der Berufsausbildung werden notwendige Praxiserfahrungen durch Praktika gesammelt. In beiden Fällen wirst du am Ende eine angesehene Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer ablegen.

Nach erfolgreicher Ausbildung (und Bewerbung, dazu gleich mehr) kannst du in einem der genannten Arbeitsbereiche dein Können unter Beweis stellen. Mit der Zeit wirst du wertvolle Erfahrungswerte sammeln und es wird dir leichter fallen, dich schnell in neue Herausforderungen einzuarbeiten.

Zu den grundlegenden Inhalten der Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau gehören folgende Themen:

  • Kosten-/ Leistungsrechnung (Betriebswirtschaftslehre)
  • Marketing
  • Kontrolle und kaufmännische Steuerung von Veranstaltungen
  • Projektmanagement und Personalwirtschaft
  • Veranstaltungsrecht (Verträge)
  • Veranstaltungstechnik (Auswahl passender Technik)
  • Instrumente zur Planung, Durchführung und Nachbereitung von diversen Veranstaltungen

Quiz – Wie gut kennst du dich mit dem Beruf aus?

Beantworte die folgenden Fragen und finde heraus, ob du bereit für eine Bewerbung bist!

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Karrierechancen – Wie du noch mehr erreichen kannst

Grundsätzlich stehen dir nach der Ausbildung und einigen Berufserfahrungen viele Optionen offen, um deine Karriere als Veranstaltungskauffrau weiter voranzutreiben. Die folgenden Optionen solltest du dir näher anschauen:

Fachwirtin für Veranstaltungen

Mit dieser angesehenen Zusatzqualifikation hast du die Chance, ein höheres Einkommen zu erzielen bzw. dich für größere Projekte/Herausforderungen zu empfehlen, eventuell sogar international.




Betriebswirtin für Eventmanagement

Bei dieser Fortbildung handelt es sich um die höchste Art der kaufmännischen Qualifikation, die ohne einen Hoch- bzw. Fachhochschulabschluss erworben werden kann. Wer sich als geprüfter Fachwirt durch die IHK weiterbilden möchte, muss zunächst die Fortbildung als Fachwirt erfolgreich absolviert haben.

STIFT Schau dir das Programm der Industrie- und Handelskammer genau an, um deine Weiterbildungsoptionen als Veranstaltungskauffrau zeitlich sowie inhaltlich zu planen.

Selbstständig machen als Veranstaltungskauffrau

Du bist kreativ und sehr organisiert? Das sind die besten Voraussetzungen, um sich selbstständig zu machen und eine Existenzgründung anzuvisieren. Mit der Gründung einer eigenen Eventagentur kannst du dich selbst verwirklichen und dir aussuchen, mit wem du zusammenarbeiten möchtest. Und natürlich winkt mit dem Schritt in die berufliche Selbstständigkeit ein deutlich höheres Gehalt.

Studium im Managementbereich (Veranstaltungsmanagement)

Nach der Ausbildung musst du auf einen akademischen Grad nicht verzichten, wobei dir moderne Bachelor- und Masterstudiengänge auch über die Landesgrenzen hinweg Karrierechancen eröffnen. Mittlerweile gibt es sehr flexible Fernstudiengänge im Eventmanagement, sodass du auf Wunsch sogar neben dem Beruf an deiner weiteren Karriere arbeiten kannst.

Gehalt – Wie viel verdienen Veranstaltungskaufleute?

Während der Ausbildung bekommst du ein Ausbildungsgehalt, welches jährlich ansteigt. Im späteren Berufsleben wirst du laut Gehaltsportalen mit einer Verdienstspanne zwischen 1.700 bis 3.300 Euro rechnen können. Neben regionalen Faktoren und der Größe des Arbeitgebers wird es vor allem auf gefragte Qualifikationen und Berufserfahrung ankommen.

Je länger du als Veranstaltungskauffrau erfolgreich tätig bist, desto besser sind die Chancen auf einen höheren Verdienst. Als selbstständige Veranstaltungskauffrau hast du deinen Verdienst zu einem gewissen Grad selbst in der Hand.

Ausbildungsgehalt Veranstaltungskauffrau
Gehaltsvergleich Veranstaltungskauffrau

Gehaltsvergleich: Verdienst du weniger als der Durchschnitt?

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Bewerbung Veranstaltungskauffrau

Du hast hier deinen Traumjob gefunden? Jetzt musst du nur noch einen Arbeitgeber von deinen Fähigkeiten und deiner Motivation überzeugen!

Die Bewerbung bietet genug Platz, um deine Kreativität und Zielfokussierung überzeugend auf den Punkt zu bringen. Nutze ein individuelles Anschreiben, um eine überzeugende Visitenkarte für deine Person zu erstellen. Es muss unmissverständlich deutlich werden, warum gerade du die richtige Person für diesen Job bist!

TIPP Es versteht sich von selbst, dass eine Bewerbung fehlerfrei und gut strukturiert sein muss. Schließlich wird dein Arbeitgeber das auch bei deiner täglichen Arbeit voraussetzen. Wie soll jemand ein Projekt managen, wenn er nicht mal eine strukturierte Bewerbungsmappe zusammenstellen kann?

Zur guten Organisation gehört die Vollständigkeit. Alles, was deine Vorzüge zeigt und für die ausgeschriebene Stelle relevant ist, sollte in der Bewerbungsmappe platziert werden. Neben so genannten Hard Skills (fachliche Kompetenzen), die du in deinem Lebenslauf veranschaulichst, werden vor allem Soft Skills (soziale Kompetenzen) eine wichtige Rolle im Bewerbungsprozess spielen. Schließlich wirst du im Berufsalltag mit vielen Menschen zusammenarbeiten.

Nach der Bewerbung ist vor dem persönlichen Vorstellungsgespräch – jedenfalls im Idealfall! Du solltest dir also frühzeitig Gedanken über einen passenden Dresscode machen, schließlich willst du dich von deiner besten Seite zeigen. Wähle Kleidung, in der du dich wohlfühlst und die für den täglichen Berufsalltag angemessen ist.




Bewerbungstipps – Insiderwissen für deinen Auftritt

Eine Bewerbung ist eine formale Angelegenheit. Daher solltest du gewisse Formen wahren und seriös erscheinen. Eine allzu umgangssprachliche Ausdrucksweise sowie die Missachtung wichtiger Konventionen hinterlässt sicher keinen guten Eindruck.

Da es sich um ein einfallsreiches Berufsbild handelt, kannst du dich mit einer kreativen Bewerbung versuchen. Sie erzeugen ein Überraschungsmoment, zeugen von Selbstbewusstsein und du kannst dich damit gezielt von anderen Bewerbern abheben. Du könntest z.B. darlegen, wie du ein fiktives Event umsetzen würdest. Dein Fachwissen und deine Erfahrungen kannst du so berufspraktisch bzw. lösungsorientiert darlegen.

Die Antworten auf die folgenden Fragen solltest du innerhalb deines Bewerbungsschreibens thematisieren:

  • Hast du Interesse daran, dich ständig weiterzubilden?
  • Was fasziniert dich an dieser Branche?
  • Wieso bewirbst du dich bei diesem Unternehmen?
  • Warum interessierst du dich für einen kaufmännischen Beruf?
  • Was möchtest du noch aus der Praxis lernen?
  • Warum hast du dich für diese Ausbildung entschieden?
  • Hast du bereits Erfahrungen gesammelt?
  • Was macht dich zu einem kreativen Menschen?

Natürlich kannst du als Inspiration Bewerbungsmuster und hilfreiche Tipps nutzen. Denke aber daran, dass eine Bewerbung sich als individuelle Visitenkarte lesen lassen muss. Es darf also nicht bei oberflächlichen Standardfloskeln bleiben.

Du sollst als Person sichtbar werden und möglichst interessant rüberkommen. Deine Stärken sollten deutlich werden, wobei es sich empfiehlt, konkrete Belege, Erfahrungen oder Qualifikationen anzuführen. Vor allem punktest du mit einer kommunikativen Art und Teamfähigkeit.

Der Beruf Veranstaltungskauffrau passt zu dir, wenn…

  • … du Veranstaltungen liebst und gestalterische Verantwortung übernehmen willst.
  • … du immer wieder neue Menschen / Künstler kennenlernen möchtest.
  • … du kreativ denkst und individuelle Konzepte erstellen kannst.
  • … du ein echtes Organisationstalent bist.
  • … du eine betriebswirtschaftliche Denkweise hast.
  • … du bei Bedarf improvisieren kannst.
  • … du mit Empathie im Umgang mit anderen Menschen glänzt.
  • … du ein ausgeprägtes Verhandlungsgeschick mitbringst.
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Berufseinstieg als Veranstaltungskauffrau:

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*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Berufsbezeichnungen und berufsbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die weibliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung. Danke für dein Verständnis.