Es wird zwar in Stellenanzeigen nicht explizit nach Zeitmanagement verlangt, aber sich seine Arbeitszeit strukturiert einzuteilen, stellt immer einen Vorteil gegenüber seinen Mitbewerbern da. Dadurch wird ein strukturiertes, effizientes Arbeiten möglich und vermindert so den empfundenen Stress im Arbeitsalltag. Im Bewerbungsgespräch kann man gezielt auf seine Erfahrungen im Zeitmanagement eingehen und dabei kurz ausführen, welche Methode sich bewährt hat.

Für ein optimales Zeitmanagement können die folgenden Methoden angewandt werden:

• ALPEN-Methode
• Eisenhower-Prinzip
• Pareto-Prinzip

Jeder muss selber ausprobieren, welche Methode für sich am geeignesten ist.

ALPEN-Methode zur Erstellung des Tagesplanes

Das Akronym ALPEN steht für die Begriffe Aktivitäten/Aufgaben, Länge, Pufferzeit, Entscheidungen und Nachkontrolle. Im ersten Schritt müssen alle Aufgaben und Aktivitäten des Tages schriftlich festgehalten werden. Als nächstes wird für jede Aufgabe die Arbeitszeit geschätzt. Da man nie weiss, welche unvorgesehenen Aufgaben (z.B. Übernahme von Aufgaben eines kranken Kollegen, Kundentelefonate etc.) anfallen können, sieht die ALPEN-Methode eine Pufferzeit vor. Generell soll nur 60 Prozent der gesamten Arbeitszeit auf die Aufgaben verteilt werden. 20 Prozent sind für die unvorgesehenen Aktivitäten eingeplant, und die restlichen 20 Prozent für soziale Kontakte (Gespräche mit Kollegen etc.).

Natürlich hängt die Effektivität der Methode stark vom jeweiligen Beruf ab. Die Aufgaben eines kreativen Jobs sind mit Sicherheit insbesondere bzgl. des Zeitfensters schwerer zu definieren.

Eisenhower-Prinzip zur Gewichtung der Aufgaben

Beim Eisenhower-Prinzip (benannt nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower) wird jede Aufgabe in einer Matrix nach der Wichtigkeit (wichtig/unwichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) eingeteilt.

Die wichtigen und dringenden Aufgaben müssen als Erstes erledigt werden. Danach folgen die Tätigkeiten, die als wichtig, aber als nicht so dringend bewertet wurden. Diejenigen Aktivitäten die dringend, aber nicht wichtig sind, können an Kollegen delegiert oder zeitlich verschoben werden. Aufgaben, die als unwichtig und nicht dringend eingestuft werden, können ggf. auf die nächsten Tage verschoben werden.