Optimales Zeitmanagement als wichtiger Soft Skill

zeitmanagementIn Stellenanzeigen wird zwar nicht explizit nach Zeitmanagement verlangt, aber es stellt immer einen Vorteil gegenüber seinen Mitbewerbern dar, sich seine Arbeitszeit strukturiert einteilen zu können. Dadurch wird ein strukturiertes, effizientes Arbeiten möglich und vermindert so den empfundenen Stress im Arbeitsalltag. Hat dein Workflow ein Verbesserungspotenzial? Dann ist es Zeit für eine Verbesserung deines Selbstmanagement.

Für ein optimales Zeitmanagement können die folgenden Methoden angewandt werden:

 

  • ALPEN-Methode
  • Eisenhowerprinzip
  • Paretoprinzip

 

 

ALPEN-Methode zur Erstellung des Tagesplanes

Das Akronym ALPEN steht für die Begriffe Aktivitäten/Aufgaben, Länge, Pufferzeit, Entscheidungen und Nachkontrolle. Im ersten Schritt müssen alle Aufgaben und Aktivitäten des Tages schriftlich festgehalten werden. Als Nächstes wird für jede Aufgabe die Bearbeitungszeit geschätzt. Da man nie weiß, welche unvorhergesehenen Aufgaben (z.B. Übernahme von Aufgaben eines kranken Kollegen, Kundentelefonate etc.) anfallen können, ist eine Pufferzeit vorgesehen. Generell sollen nur 60 Prozent der gesamten Arbeitszeit auf die Aufgaben verteilt werden. 20 Prozent sind für die unvorhergesehenen Aktivitäten eingeplant, und die restlichen 20 Prozent für soziale Kontakte (Gespräche mit Kollegen etc.).

Natürlich hängt die Effektivität dieser Methodik stark vom jeweiligen Beruf ab. Die Aufgaben eines kreativen Jobs sind mit Sicherheit insbesondere bzgl. des Zeitfensters schwerer zu definieren.

Tipps für die Bewerbung:

TIPP Unsere Methoden des Zeitmanagements können dir auch bei deinen Bewerbungen helfen. Vielen Menschen fällt es schwer einen Anfang zu finden oder eine Bewerbung zu Ende zu bringen und im Allgemeinen Prioritäten im Bewerbungsprozess zu setzen. Übertrage unsere Methoden einfach auf die Erstellung deiner Bewerbungsunterlagen und erleichtere dir so die Jobsuche.

Divider

Eisenhowerprinzip zur Gewichtung der Aufgaben

Bei dieser Vorgehensweise (benannt nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower) wird jede Aufgabe in einer Matrix nach der Wichtigkeit (wichtig/unwichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) eingeteilt.

Die wichtigen und dringenden Aufgaben müssen als Erstes erledigt werden. Danach folgen die Tätigkeiten, die als wichtig, aber als nicht so dringend bewertet wurden. Diejenigen Aktivitäten, die dringend, aber nicht wichtig sind, können an Kollegen delegiert oder zeitlich verschoben werden. Aufgaben, die als unwichtig und nicht dringend eingestuft werden, können ggf. auf die nächsten Tage verschoben werden.

Divider

Zeit gewinnen durchs Paretoprinzip

Das Paretoprinzip geht auf den berühmten Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfried Pareto zurück. Während seiner Untersuchung der Verteilung des Bodenbesitzes in Italien fand er heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen. Diese Entdeckung übertrug er auf Arbeitsprozesse.

Tipps zum Zeitmanagement:

TIPP Ein gutes Zeitmanagement kann das Leben in vielen Bereichen verbessern. Es ist nicht nur auf der Arbeit von Nutzen. Schüler und Studenten werden heutzutage sehr gefordert und haben schon in jungen Jahren mit einem stressigen Alltag zu kämpfen. Eine effektive Verteilung der Zeit fördert vor allem die Motivation, die Bereitschaft zum Lernen und räumt ebenfalls mehr Platz für Freizeit ein.

Demnach stellte er fest, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden können. Um dies einmal etwas deutlicher darzustellen, denken wir uns ein alltägliches Szenario: Im Büro ist viel zu tun. Auf unserer To-do-Liste stehen 2 große Projekte und 8 kleine Aufgaben, die wir innerhalb einer gewissen Zeit erledigen müssen. Die 2 großen Projekte sind wichtig für unser Unternehmen, aber schnell zu erledigen – daher machen sie 20% unseres Zeitplans aus. Die 8 kleinen Aufgaben sind eher nebensächlich, aber sind zusammen sehr aufwendig – daher beanspruchen sie 80% unserer Zeit.

Konzentrieren wir uns zuerst auf die 2 großen Projekte und arbeiten diese erfolgreich ab, haben wir lediglich 20% unserer Arbeitszeit verbraucht, aber 80% des gewünschten Ergebnisses (aufgrund des Vorrangs der Aufgaben) erzielt. Wer seine Prioritäten im Berufsleben richtig setzt, erspart sich im Endeffekt viel Stress und gewinnt eine Menge Zeit.

Letztendlich entscheidest du selbst, welche der Methoden für ein besseres Zeitmanagement, deinen Arbeitsalltag optimiert! Im Bewerbungsgespräch kannst du gezielt auf deine Erfahrungen im Zeitmanagement eingehen und dabei kurz ausführen, wie dieses Vorgehen deine Effektivität im Job steigert.

Posted in: Bewerbungstipps